Farm Dairy levert dagelijks melk-, vla- en yoghurt varianten welke in het koelvak van de supermarkten te vinden zijn. Per jaar wordt er in de fabriek in Lelystad 200 miljoen kilogram duurzame melk verwerkt. Alle melk komt van Nederlandse koeien van boerderijen waar de koeien van het voorjaar tot in het najaar ten minste 120 dagen per jaar, minimaal 6 uur per dag in de wei lopen. De boerenmelk wordt dezelfde dag nog verwerkt. Mede daardoor wordt veel aandacht aan efficiencyverbetering besteed en daar draagt automatisering en digitalisering zeker aan bij.
Ultimo, Exact Globe en ImageCapture
We spreken erover met Michael Sterenberg, sinds 2008 verantwoordelijk voor finance en ICT binnen Farm Dairy en Anneke Wessel, werkzaam op de financiële administratie van Farm Dairy en directe gebruiker van ImageCapture in combinatie met Ultimo en Exact Globe.
Wij ontvangen 6600 facturen per jaar van onze leveranciers. Ongeveer de helft daarvan zijn grondstoffacturen. Die verwerken we al geruime tijd via ImageCapture automatisch in ons ERP-systeem. Naast deze stroom aan grondstoffacturen heeft zo’n 30% van alle facturen betrekking op onderhoud, reparaties en uitbreidingen van onze machines, installaties, etc. in de fabriek. Onze technische dienst is verantwoordelijk voor de opdrachten, die aan diverse partijen gegeven worden om werkzaamheden uit te voeren of materialen te bestellen. Ze registreren die facilitaire zaken in de Assett Management software Ultimo. Dat proces verliep nog geheel handmatig, de factuur kwam binnen, werd geboekt in Exact en vervolgens moest de technische dienst medewerker er akkoord opgeven en de pakbon of servicebon aan de papieren factuur nieten. Bij de administratie moest daarna alles gescand worden. Een omslachtig proces, dat voor monteurs vaak niet de hoogste prioriteit heeft en aan de financiële afdeling weinig inzicht geeft in de ontvangen facturen en hun status.
Efficiënter door koppeling met Ultimo
Zo’n twee jaar geleden werd bij Farm Dairy besloten dat dit proces efficiënter moest verlopen, vertelt Michael Sterenberg.
We gebruiken al jaren Exact en kennen de verschillende partijen met wie Exact samenwerkt. Daarom kwamen we eigenlijk al snel bij Scan Sys terecht. Er zijn voor ImageCapture heel veel koppelingen met verschillende systemen, maar met Ultimo was er op dat moment nog geen koppeling. Directeur Maarten Terlingen zag echter meteen kansen om zo’n koppeling te realiseren. We hebben heel nauw samengewerkt bij de ontwikkeling van de koppeling. Dat we de eerste klant met Ultimo, Exact en ImageCapture waren, had als voordeel dat we goed hebben kunnen aangeven wat wij nodig hadden. Er werd heel goed naar ons geluisterd.
Facturenstroom onder controle en inzicht in kosten
Collega Anneke Wessel is ook erg tevreden met de combinatie Ultimo, Exact en ImageCapture:
Nu weet je waar een factuur is binnen de organisatie. Omdat onze technische medewerkers soms heel druk zijn of niet precies weten wanneer een bestelling binnen komt of service opdracht wordt uitgevoerd, moeten we soms wachten tot de goederenontvangst is geboekt. Als we dat proces nog zouden kunnen verbeteren zou het helemaal geweldig zijn, maar al met al hebben we de facturenstroom nu heel goed onder controle, we hebben inzicht in de kosten én we kunnen een periode veel sneller afronden.
snel toegang tot alle documenten
Michael vult aan:
Naast een snellere digitale verwerking van de facturen en meer inzicht in de factuurstatus heeft deze implementatie van Ultimo, Exact en ImageCapture de papierstroom enorm gereduceerd en hebben onze technische dienst medewerkers veel meer inzicht. Binnen enkele clicks hebben ze toegang tot alle onderliggende documenten. Voorheen moesten ze daarvoor naar de administratie lopen. Ook bij een accountantscontrole is dat erg fijn, de accountant vraagt ook vaak naar onderliggende documenten, dat is via ImageCapture nu heel gemakkelijk.
