Hebben jullie ook een koppeling met Transpas?
Wij krijgen regelmatig de vraag: koppelen jullie ook met systeem A of B? Inmiddels zijn er meer dan 50 standaardkoppelingen met ImageCapture beschikbaar waar je als gebruiker uit kunt kiezen. Deze koppelingen of integraties zijn met bekende ERP-, TMS- en financiële systemen. Ieder systeem is een nieuwe koppeling met zijn eigen unieke functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. In de rubriek Hebben jullie ook een koppeling met…? lichten wij iedere keer een van onze koppelingen uit. Deze keer is dit de koppeling met Transpas. Transpas is een Transport Management System dat alles biedt wat een transportbedrijf nodig heeft zoals orderinvoer, het plannen van ritten, materieel en personeel, aansturen van de boordcomputers en de facturatie.
In de transportbranche zijn heel wat documenten in omloop die verwerkt moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan charterfacturen, vrachtbrieven, aftekenlijsten en ook de gewone kostenfacturen. Met ImageCapture software in combinatie met Transpas kun je al deze documenten digitaliseren en intelligent verwerken om zo kostbare tijd te besparen op de administratie.
VRACHTBRIEFVERWERKING
In internationaal transport wordt gebruik gemaakt van internationale vrachtdocumenten zoals de CMR en de Lieferschein. Deze documenten kunnen nog niet in alle landen worden vervangen door de e-CMR. ImageCapture for Documents biedt de mogelijkheid om al deze retour komende documenten batchmatig te scannen of via boardcomputer-koppelingen direct in te lezen vanuit scans, gemaakt in het voertuig. Door integraties van ImageCapture software met Transpas, kunnen de documenten geautomatiseerd worden gekoppeld aan het juiste dossier of de bijbehorende rit in het TMS. Van daaruit zijn de documenten direct opvraagbaar, kunnen ze worden meegezonden bij opmaak van de verkoopfactuur of direct beschikbaar gesteld worden bij de zending gegevens in de track & trace.
AFTEKENLIJSTEN
Voor de fijnmazige distributie kan de combinatie van ImageCapture for Documents en Runsheets ingezet worden om aftekenlijsten op te splitsen in separate zendingsregels. Ook wordt automatisch gedetecteerd of er een handtekening is geplaatst. De losse zendingsregels kunnen na verwerking online beschikbaar worden gesteld aan de opdrachtgevers bij de zendingsgegevens op track & trace-portals.
FACTUURVERWERKING MET WORKFLOW
Met ImageCapture for Invoices in combinatie met Transpas kun je ook de verwerking van je charter- en kostenfacturen automatiseren. De software matcht charterfacturen automatisch op de in Transpas vastgelegde inkoopposities, waarbij eventuele verschillen tussen de voorcalculatie en de factuur direct zichtbaar worden.
Kostenfacturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in je financiële administratie en op basis van de data in je boekhouding, maakt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. De digitale documenten worden gearchiveerd in het TMS en/of in het financiële pakket en zijn direct vanuit de boeking opvraagbaar.
Aansluitend kun je de facturen digitaal laten goedkeuren met behulp van ImageCapture Workflow. De fiatteur krijgt automatisch een bericht met een link naar de facturen die klaar staan om goed te keuren in ImageCapture. Naast goed- en afkeuren kan de fiatteur ook een vraag stellen over de factuur, de factuur delegeren aan een collega of een opmerking bij de factuur plaatsen. Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture in behandeling zijn, worden ze ook opgeslagen in het digitale archief. Nadat de fiattering heeft plaatsgevonden wordt het document voorzien van de complete audit trail.
Declaraties
Sinds kort is het ook mogelijk om in combinatie met Transpas declaraties geautomatiseerd te verwerken. Digitale declaratieverwerking met Transpas en ImageCapture software zorgt voor meer efficiency in het verwerkingsproces van de onkosten van je medewerkers. Door het verwerkingsproces van de declaraties te digitaliseren worden fouten voorkomen en heb je altijd actuele inzage in de kosten. Met ImageCapture kunnen medewerkers eenvoudig een foto van hun bonnetjes maken en de declaratie digitaal indienen. Dit voorkomt ook dat bonnetjes kwijtraken of declaraties te laat ingediend worden. Declaraties kunnen sneller verwerkt worden en de uitbetaling aan de medewerkers verloopt hierdoor vele malen efficiënter.
MEER INFORMATIE OVER DE KOPPELING MET MULTIPRESS?
Bent u benieuwd naar de ervaringen van onze klanten? Lees hier de User Story van GVT Group of Logistics. Meer informatie? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een demo! Wij informeren u graag over de mogelijkheden om uw administratie verder te optimaliseren! Meer informatie over de koppeling van Transpas en ImageCapture vindt u op onze productpagina.
