De aanleiding
Sinds 2015 gebruiken ze bij Arie Bouman ImageCapture om de verwerking van inkoopfacturen te automatiseren. Na de lancering van ImageCapture voor declaratieverwerking eind 2021, bleek ook deze nieuwe oplossing erg interessant voor de groothandelaar. We spreken erover met Joost Korporaal, projectmedewerker bij Arie Bouman.
Toen Scan Sys de module voor declaratieverwerking introduceerde, zagen wij dit als perfecte kans om een verbeterslag te maken. Het verwerken van declaraties was een pijnpunt binnen de organisatie. Om de bonnen te verwerken moest je die samen met een leeg A4’tje scannen, wat natuurlijk een gedoe is. Bonnetjes raakte ook vaak kwijt. Daarnaast hebben veel medewerkers een pinpas van de zaak. Een pinbetaling staat al gauw in de boeken, maar soms konden we dan nog weken wachten op de bijbehorende bon.
Implementatie
Wat automatisering betreft is Arie Bouman een echte voorloper. Joost blijft in zijn rol continu opzoek naar nieuwe mogelijkheden en verbeteringen voor alle processen. Toen de oplossing werd aangekondigd heeft Joost direct contact opgenomen met Scan Sys. Uiteindelijk is Arie Bouman de launching customer geworden van deze module. Sinds januari 2022 dienen de werknemers van Arie Bouman hun declaraties digitaal in via de ImageCapture Webclient.
De implementatie is heel soepel verlopen. In overleg met de consultant konden we bespreken welke opties er allemaal waren, en wat er het beste paste bij onze organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld instellen of gebruikers alle kostenplaatsen mogen zien, of kun je op medewerker-niveau een standaard kostenplaats instellen.
ERVARINGEN
Binnen Arie Bouman maken 10 medewerkers gebruik van de oplossing voor declaratieverwerking. Via de ImageCapture Webclient maken ze eenvoudig foto’s van hun bonnetjes of kunnen ze direct bestanden inlezen. Meerdere foto’s of pagina’s kunnen daarbij worden samengevoegd tot 1 document. Via opgave van de betaalwijze kan de medewerker aangeven of de kosten zijn voorgeschoten, of dat ze zijn betaald met de pinpas van de zaak.
Het scheelt een hoop werk op de administratie dat medewerkers bij het registreren van de bon direct een kostenplaats kunnen opgeven. De pinpassen van de zaak zijn voor algemeen gebruik, uitgaven kunnen bedoeld zijn voor onderhoud, facilitair, kantoorspullen of juist een borrel. Nu hoeven de collega’s op de administratie niet meer uit te zoeken waar de kosten voor bedoeld zijn.
Met deze nieuwe manier van werken, lopen de bonnen nu ook mee in de fiattering via de ImageCapture Workflow. Het procuratieschema in ImageCapture zorgt ervoor dat automatisch de juiste fiatteurs worden geselecteerd om de declaratieboeking goed te keuren. Zo kan dit bijvoorbeeld worden ingeregeld op basis van de declarant, maar kunnen ook drempelbedragen worden ingesteld, zodat declaraties boven een bepaald bedrag altijd moeten worden goedgekeurd door de directie.
De oplossing voor declaratieverwerking heeft gezorgd voor verlichting op de administratie. De persoon die de uitgaven doet, kan die uitgaven ook direct zelf verantwoorden en de bon komt altijd op de juiste plaats terecht. Daarnaast is er nu veel meer inzicht in de uitgaven van medewerkers. Ook worden collega’s die iets hebben voorgeschoten nu een stuk sneller terugbetaald. Sommige collega’s moeten nog even wennen aan de nieuwe manier van werken. Maar, het scheelt enorm dat de Webclient beschikbaar is als webapp. Je kunt een snelkoppeling maken op het startscherm van je telefoon. Daardoor is het nog makkelijker om onderweg een declaratie in te dienen.
