Release ImageCapture 9.5

Deze maand is release 9.5 beschikbaar gekomen. In de nieuwste versie van onze software zijn een aantal mooie nieuwe features opgenomen. De meest belangrijke ontwikkelingen zetten wij in dit artikel voor je op een rij. We maken hierbij een onderscheid tussen algemene features en features die applicatie-afhankelijk zijn.

 

Ridder iQ 

Sinds een aantal jaren is Scan Sys gecertificeerd partner van ECI Solutions en integreert onze software volledig met Ridder iQ. Verreweg de meeste gebruikers van Ridder iQ hebben onze software in huis voor de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen. ImageCapture integreert hierbij volledig met Ridder iQ en maakt gebruik van alle aanwezige data in de Ridder iQ-administratie. Naast de standaardoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking, bieden wij voor Ridder iQ ook oplossingen voor geautomatiseerde verwerking van verkooporders, pakbonnen, inkooporderbevestigingen, declaraties en overige documenten. Voor release 9.5 is een nieuwe class geconfigureerd waarmee factuurbijlages uit Ridder iQ naar Exact Online kunnen worden gearchiveerd als bijlage van de financiële boeking, nadat deze vanuit Ridder IQ in Exact Online is aangemaakt.

 

Archieffunctionaliteit voor declaratieverwerking

Gebruikers van ImageCapture workflow kunnen gebruik maken van het digitale archief in ImageCapture. Het archief is een onderdeel van de workflow oplossing waarin alle facturen raadpleegbaar zijn, inclusief complete audit trail. De audit trail bevat alle informatie over de verwerking en fiattering van het document, inclusief de procesgang. Denk hierbij aan data, tijdstippen, delegaties en betrokken personen in een fiatterende of delegerende rol. Toegang tot het digitale archief staat los van toegang tot de boeking in de financiële administratie en kan zeer flexibel worden ingeregeld op basis van rollen en rechten.

Met release 9.5 hebben nu ook expense-users toegang tot hun eigen archief in ImageCapture. Declarerende gebruikers hebben zo realtime inzicht in de status van hun ingediende declaratie. 

De oplossing voor declaratieverwerking is beschikbaar voor een groot aantal bekende ERP-, financiële- en TMS- applicaties. Kijk in dit overzicht naar ons actuele aanbod.

 

Herhalende boekingen 

Met release 9.5 introduceren wij een nieuwe functionaliteit voor het verwerken van herhalende boekingen. Facturen met een repeterend karakter, zoals een huurfactuur of een verzekeringsnota, kunnen met deze nieuwe functie eenvoudig worden vastgelegd en geboekt. De eerste keer maakt de gebruiker de boeking zoals gewenst, het maakt hierbij niet uit of de boeking bestaat uit één of meerdere regels. Alle relevante boekingsregelvariabelen kunnen hierin worden vastgelegd, denk bijvoorbeeld aan grootboekrekeningen, kostenplaatsen en -dragers of de rapportagedatum. Wanneer de boeking naar wens is vastgelegd, kan de gebruiker met die gegevens en aanvullende velden een herhalende boeking creëren.

ImageCapture slaat de gemaakte factuurregels op in de database en stelt deze bij de volgende factuur weer voor. Op hoofdniveau zijn er de volgende opties bij het aanmaken van een herhalende boeking

 

Transitorische boeking*:

Via een transitorische boeking kun je een factuur over meerdere periodes verwerken. ImageCapture geeft hierin de mogelijkheid om de keuze te maken tussen splitsen op rapportagedatum of splitsen op (boekings)datum. Aanvullend kun je in ImageCapture aangeven op de periode verdeling maandelijks of wekelijks moet zijn. *Deze functionaliteit is enkel beschikbaar voor gebruikers van ImageCapture in combinatie met Exact Globe. 

 

Bedrag verdeling:

Aanvullend zijn er opties voor het aanduiden van de bedrag verdeling. Er zijn vier opties voor het verdelen van het bedrag:

• Bedrag leeg laten: dit geeft de gebruiker de flexibiliteit om een herhalende boeking met één of meerdere regels te hanteren, zonder dat hier een vast bedrag aan is gekoppeld.
• Evenredig verdelen: bijvoorbeeld bij een verzekeringsnota kan het van toepassing zijn dat een totaalbedrag over een vast aantal periodes moet worden verdeeld, een evenredige verdeling zorgt dat het bedrag op alle boekingsregels gelijk is.
• Percentage per regel: ImageCapture maakt het ook mogelijk om de percentuele verdeelsleutel van de aangemaakte regels te onthouden. Bij de volgende factuur zal, ongeacht het totaalbedrag, dezelfde verdeelsleutel worden gehanteerd.
• Vast bedrag per regel: tot slot kan de gebruiker kiezen om vaste bedragen te hanteren. Dit maakt het controleren van het verwachte bedrag ten opzichte van het gefactureerde bedrag eenvoudig en snel, denk bijvoorbeeld aan een huurfactuur.

 

Omschrijving:

Omdat ImageCapture het mogelijk maakt om meerdere herhalende boekingen aan te maken per crediteur, kan de gebruiker voor iedere herhalende boeking een passende omschrijving meegeven.

Op dit moment is deze functionaliteit nog niet voor alle integraties beschikbaar. Schrijf je in voor de nieuwsbrief, hou onze release-artikelen in de gaten of neem vrijblijvend contact met ons op, wij kijken graag samen met jou naar de mogelijkheden voor jouw administratie!

 

Meer informatie of de update aanvragen?

Voor meer informatie over ImageCapture 9.5 kun je vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling, telefonisch of via het Scan Sys Portal. Onze supportmedewerkers beoordelen samen met jou de mogelijkheden van deze update en of je deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren.

Vanwege het grote aantal aanvragen om de update door onze support professionals uit te laten voeren, dien je rekening te houden met een langere doorlooptijd. Hou hier dus rekening mee bij het inplannen van de update van jouw ImageCapture omgeving.

Ben je nog geen klant van Scan Sys? Vul dan vrijblijvend ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen je vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor jouw financiële administratie.