Ecotrans update automatisering met ImageCapture en HRM Kompas

Over Ecotrans

Ecotrans is een internationaal georiënteerd transportbedrijf dat gespecialiseerd is in bulktransport van veevoeders. Hoofdzakelijk door autonome groei en een aantal overnames van bulkafdelingen van collega-vervoerders, telt Ecotrans op dit moment 160 medewerkers en 75 trekker-oplegger combinaties. En Ecotrans blijft doorgroeien! Onlangs werd nog bekend gemaakt dat Ecotrans vervoersbedrijf JCL Logistics Friesland heeft overgenomen. Een update van het automatiseringsproces was dan ook noodzakelijk. Software partner VCD Business Solutions heeft dit met inzet van ImageCapture en HRM Kompas gerealiseerd.

Ecotrans maakt efficiency slag op het gebied van HRM en inkoopfacturen

Het afgelopen jaar heeft VCD Business Solutions een efficiency slag gerealiseerd in de financiële en administratieve processen van het bedrijf, met name op het gebied van inkoopboekingen en het managen van HR- en salarisprocessen. Voor de geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen heeft Ecotrans gekozen voor de software van Scan Sys, ImageCapture, en voor de HR-gerelateerde processen wordt nu gebruik gemaakt van HRM Kompas, de Synergy gebaseerde oplossing van VCD voor het automatiseren van HR processen. 

Geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture en Exact Globe

Ecotrans maakt gebruik van ImageCapture for Invoices voor de geautomatiseerde verwerking van hun inkoopfacturen in Exact Globe. De software herkent, boekt en archiveert de binnenkomende facturen volledig automatisch waardoor kostbare tijd en archiefruimte wordt bespaard. Ook het authorisatieproces in Exact Synergy sluit naadloos aan op dit proces. Het risico van het betalen van een niet geaccordeerde factuur behoort hierdoor tot het verleden! ImageCapture maakt de boeking geblokkeerd aan in het Exact IFR (Inkomend Factuur Register) totdat deze is goedgekeurd voor betaling. “Door het digitale fiatteringsproces is van iedere goedgekeurde factuur terug te vinden wie deze heeft gefiatteerd en wanneer. Ook voor onze accountant betekent dit dat wij het fiatteringsproces voldoende hebben gewaarborgd” aldus Ecotrans.

HR gegevens gecentraliseerd

Ook de HR administratie en processen waren tot voor kort nog niet systematisch vastgelegd. Met HRM Kompas van VCD, een op Exact Synergy gebaseerde oplossing, zijn alle HR gerelateerde processen en documenten nu gedigitaliseerd en volledig geautomatiseerd. Een belangrijke doelstelling voor het bedrijf is hiermee behaald: “Al onze personeelsgegevens zijn nu centraal en overal beschikbaar. Daarnaast hoeven we nu niet meer zelf de afloopdata van arbeidscontracten en rijbewijzen in de gaten te houden, hiervan krijgen we keurig een herinnering in Exact Synergy”.

Toekomstplannen op het gebied van automatisering

Ecotrans is voornemens de mogelijkheden en processen van Exact Synergy het komende jaar nog verder uit te breiden. In het volgende traject staat relatiebeheer en de CRM processen centraal. “VCD is een zeer betrouwbare partner, met kennis van zaken dragen zij bij aan de verbetering van onze organisatie”, aldus Ecotrans.