ImageCapture voor onderwijsinstellingen

Onderwijsinstellingen hebben als voornaamste doelstelling het leveren van goed onderwijs. Factoren zoals economie, krimp van leerlingaantallen en tekorten hebben een grote invloed op de inzet van middelen om deze doelstelling te behalen. In de van oorsprong vrij traditionele doelgroep, is centralisatie en het digitaliseren van processen een noodzaak geworden. Strak financieel management is hierbij van het grootste belang.

ImageCapture speelt in op de behoefte om enerzijds te digitaliseren en automatiseren, en anderzijds de druk op de kosten te verlagen. De software heeft een aantal slimme toepassingen die met name in het onderwijs een toegevoegde waarde geven aan de administratieve processen.

Digitale poststukken

Onderwijsinstellingen ontvangen vaak poststukken en documenten op verschillende vestigingen. Vaak moet de post eerst nog geopend en geclassificeerd worden, waarna deze per post wordt verzonden aan de hoofdvestiging. Niet alleen kost dit veel tijd, de stukken kunnen ook nog eens blijven liggen, bijvoorbeeld op het bureau van een afwezige collega. Of erger nog, kwijt raken met de post. Wanneer er meerdere personen betrokken zijn bij de afhandeling zwerft het document van bureau naar bureau. Met ImageCapture for Documents kunt u de post bij binnenkomst inscannen, koppelen in uw CRM systeem en digitaal distribueren via workflow oplossingen zoals Exact Synergy of AFAS Insite, maar uiteraard ook gewoon via de e-mail. Niet alleen scheelt dit tijd in het afhandelen van het document, het document is ook altijd digitaal beschikbaar. Bij gebruik van een workflow oplossing heeft u ook te allen tijde inzage in de status van het document.

Factuurverwerking

Een ander documenttype dat erg geschikt is voor digitalisering is de inkomende factuur. De module ImageCapture for Invoices digitaliseert en classificeert niet alleen, maar verwerkt het document ook volledig automatisch. Facturen die decentraal binnenkomen worden niet meer per post toegestuurd naar de hoofdvestiging, maar gelijk bij binnenkomst gescand naar een map op het netwerk. ImageCapture importeert de facturen vanaf deze map. Digitaal verzonden facturen worden uit de daarvoor bestemde e-mailbox geïmporteerd.

Vervolgens leest ImageCapture de relevante factuurgegevens zoals datum, bedrag en factuurnummer uit en koppelt de factuur aan de juiste crediteur in uw boekhouding. Een automatisch boekingsvoorstel is het resultaat. Dit voorstel wordt gebaseerd op gegevens die wij kunnen ophalen uit uw administratie zoals grootboekrekening, kostenplaats en indien van toepassing, de budgethouders voor de goedkeuring van de factuur. Na akkoordbevinden wordt de boeking aangemaakt in uw administratie waarbij het digitale document wordt gekoppeld als bijlage aan de boeking. De digitale factuur is vanaf dat moment raadpleegbaar vanuit alle relevante invalshoeken zoals grootboekrekening, crediteurenkaart of dagboek. Digitaal fiatteren van de facturen kan met behulp van ImageCapture Web. Bij de boeking geeft u aan wie de factuur moet goedkeuren alvorens deze betaald mag worden. De boeking wordt dan geblokkeerd aangemaakt totdat de factuur door alle fiatteurs is beoordeeld waarna deze zichtbaar wordt op de betaallijst. U heeft dus wel direct inzage in uw kosten, maar loopt niet het risico dat de factuur ongezien betaald wordt. Maakt u gebruik van een fiatteringsworkflow zoals Exact Synergy of AFAS Insite? ImageCapture sluit ook hier naadloos op aan.

Meer informatie vindt u op de pagina’s documentverwerking en factuurverwerking.