SkyLift
SkyLift is opgericht in 2004 en uitgegroeid tot een van de grootste onafhankelijke dienstverleners op het gebied van liftonderhoud, -reparaties, -moderniseringen en het afvangen en voorkomen van calamiteiten. Een goede lift is het visitekaartje van een gebouw, SkyLift draagt zorg voor de veiligheid en het comfort hiervan. Kwaliteit en klantvriendelijkheid in combinatie met een betaalbare service zijn de ingrediënten voor het succesvolle concept van deze organisatie. Oprichter en directeur Hilke Hoekstra ontdekte dat er grote vraag was naar een organisatie die merkonafhankelijk en flexibel onderhoud en service kan leveren aan bestaande liftinstallaties, het bleek een gat in de markt! Vandaag de dag levert SkyLift onderhoud aan circa 8000 liften en dit aantal groeit nog steeds. Het uitvoeringsbeleid laat zich het beste omschrijven als duurzaam. Niet alleen zien we dit terug in het professionele onderhoud en het gebruik van hoogwaardige producten, ook het hergebruiken van materialen en het moderniseren van bestaande installaties ondersteunen dit beleid. SkyLift telt inmiddels 175 medewerkers en kenmerkt zich als een jonge dynamische organisatie met korte lijnen en veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Deze ontwikkeling zien wij onder andere terug in de innovatieve projecten die SkyLift met regelmaat introduceert. Van LED panelen voor de liftverlichting tot het online kunnen monitoren van liftinstallaties en het energiezuinig renoveren hiervan. SkyLift heeft ook haar operationele softwareomgeving zodanig ingericht dat alle gegevens snel en inzichtelijk zijn voor de medewerkers. Zo kunnen zij altijd snel adviseren of antwoord geven op vragen.
SkyLift is een jonge onderneming met een open cultuur en korte lijnen. Onze organisatie groeit enorm snel, wij zijn inmiddels met een team van 175 enthousiaste medewerkers. Wat ons kenmerkt en ook krachtig maakt is dat wij werken met alle types, soorten en maten liftinstallaties. Geen merk is voor ons onbekend.
SkyLift heeft verschillende specialisaties, zo is er de afdeling Service die zich bezig houdt met onderhoud en het oplossen van storingen. De afdeling Reparatie werkt op kleinschalige projectbasis. Ook ad hoc aanvragen van nieuwe klanten worden door deze afdeling razendsnel opgepakt. Daarnaast is er de afdeling Modernisering die op projectbasis renovaties van oude liftinstallaties uitvoert. Een mooi voorbeeld is de personenlift in het Vincent van Gogh museum te Amsterdam. Na de door SkyLift uitgevoerde renovatie, kreeg deze lift uit 1972 energielabel A, hét keurmerk voor een energiezuinige installatie.
Ons primaire doel is dat de liftinstallatie van onze klant goed werkt, daar ligt al onze focus op. Wij zijn een enorm servicegerichte organisatie. Daarbij houden wij ons bezig met duurzaamheid en kijken wij naar nieuwe mogelijkheden om bestaande liften zo optimaal mogelijk te laten functioneren.
De keuze van een scan en herkenoplossing
Toen ik in 2013 begon bij SkyLift, werkten we nog met een boekhoudpakket dat beter geschikt was voor kleinere ondernemingen. Op een gegeven moment groeiden we zo hard dat we gingen voortborduren op keuzes die we hadden gemaakt toen de onderneming nog een stuk kleiner was. Vanwege de omvang en de nog steeds aanhoudende groei van het bedrijf bleek dit niet altijd meer de meest logische manier van werken.
Neem bijvoorbeeld de verwerking van inkomende facturen bij SkyLift: In de oude situatie ging iedere factuur wel vier keer door iemands handen; Eerst werd deze bij binnenkomst voorgelegd aan de directie, die graag feeling houdt met hetgeen vanuit de organisatie wordt besteld. Daarna werd de factuur ingeboekt en moest deze minimaal langs twee medewerkers ter goedkeuring. In veel gevallen was dit de persoon die de bestelling had geplaatst, en de leidinggevende van die persoon. Bij verzamelfacturen kon dit aantal oplopen tot wel 8 medewerkers die allemaal een krabbel op het document moesten zetten. Na goedkeuring moest de factuur nog handmatig gedeblokkeerd worden zodat deze klaar stond voor betaling en vervolgens worden gearchiveerd in het, eveneens steeds verder groeiende, archief. Kortom, een tijdrovend en foutgevoelig proces met weinig transparantie. Op advies en onder begeleiding van Exact- (en Scan Sys) partner LOKO IT, heeft SkyLift gekozen voor Exact Globe als nieuw boekhoudpakket, in combinatie met ImageCapture en Exact Synergy voor de geautomatiseerde verwerking en fiattering van hun inkoopfacturen. De keuze voor ImageCapture werd met name bepaald door de volledige integratie met de Exact software waardoor ook de digitale fiattering via Synergy onderdeel uitmaakt van het automatische proces. Een andere reden is dat ImageCapture breed inzetbaar is voor de verwerking van andere documenten zoals bijvoorbeeld HR documenten. Daarnaast heeft in het selectieproces meegespeeld dat in ImageCapture P.O. ’s (inkoopopdrachten) automatisch gematcht kunnen worden met de inkoopfactuur.
Al snel ontstond de wens naar een scanoplossing. In eerste instantie keken wij nog naar een pakket dat aansloot op ons oude boekhoudpakket, maar na alle mogelijkheden te hebben onderzocht kwamen wij uiteindelijk uit bij LOKO. Zij lieten ons de mogelijkheden van de Scan Sys software zien, en hier waren wij direct enthousiast over. De keuze van de scanoplossing was toen snel gemaakt. Hierdoor is het hele traject eigenlijk gaan lopen, want vanwege de mogelijkheden van de scansoftware in combinatie met Exact hebben wij besloten om ook de overstap te maken naar Exact. Zo kregen wij de mogelijkheid om onze processen opnieuw aan te vliegen, meer gericht op de groei van de organisatie en inspelend op de eisen die wij stellen. Eigenlijk was het doel “Groeien zonder verdere uitbreiding van de personele bezetting”. Bij SkyLift staat het primaire proces (red. de dienstverlening) altijd voorop. Het secundaire proces moet dus zo optimaal mogelijk ingericht zijn zodat dit puur ondersteunend functioneert.
De inzet van ImageCapture
Jaarlijks worden er 20.000 facturen verwerkt op de administratie van SkyLift. En, net als de organisatie, groeit ook dit aantal nog steeds. Het merendeel van de inkomende facturen zijn van toepassing op projecten en bevatten kosten van materiaal ten behoeve van liften en liftonderhoud. Daarnaast ontvangt het bedrijf facturen voor algemene kosten zoals gas, water en elektra en komen er facturen binnen die betrekking hebben op onderhoud aan bedrijfswagens.
Wij werken voornamelijk op projectmatige basis, en onze facturen worden veelal geboekt op een project. Wij maken gebruik van verschillende soorten referentienummers. Zo worden bijvoorbeeld onderdelen die nodig zijn voor het onderhoud van een lift geboekt op het liftnummer en wordt er bij projecten met een fixed price en budget geboekt op het projectnummer. Bij de bestelling geven wij het referentienummer aan met de afkorting van de medewerker die de bestelling plaatst en dus verantwoordelijk is voor de fiattering. Dit referentienummer wordt door de leverancier op de factuur gezet. De combinatie van het lift- of projectnummer en de medewerkers code, wordt door ImageCapture herkent, waarna de factuur wordt gekoppeld aan het juiste project en het juiste fiatteringsregister in Synergy. De registers in Synergy bestaan uit het vier-ogen principe, dat wil zeggen de medewerker die de bestelling geplaatst heeft en zijn leidinggevende.
Ervaringen tot nu toe
Wij vragen Mark wat de ervaringen tot nu toe zijn met de ImageCapture software. Heeft het al iets opgeleverd op het gebied van efficiency, tijds- of kostenbesparing?
Wat we al heel goed merken is het inzicht dat wij nu hebben. Mensen hoeven hier niet meer langs te komen om facturen in te zien of een kopie op te vragen omdat alles nu digitaal is. Als we vragen krijgen van leveranciers, klanten of collega’s kunnen we ze snel helpen. Het inboeken werkt ook veel prettiger. Het gros van onze facturen komt al digitaal binnen, het systeem haalt ze automatisch op uit onze mailbox. Wij hebben beter zicht op waar onze facturen in het goedkeuringsproces zijn. We weten nu precies bij wie ze liggen. Ik verwacht dat we bij de accountantscontrole ook voordeel zullen hebben van het digitale archief.
Ook zijn we benieuwd hoe de gebruikers het werken met de software ervaren. Mark vertelt hierover:
De software is erg gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en biedt flexibiliteit in de verwerkingswijze. Veel processen lopen automatisch op de achtergrond, daar hoef je eigenlijk niet over na te denken. In bijna alle gevallen zien we de factuur voor het eerst in het boekingsscherm. Dan is de crediteur al aan de factuur gekoppeld, is het projectnummer al uitgelezen en zijn de juiste fiatteurs al geselecteerd. Wanneer er op de factuur geen referentienummer is vermeld waaruit kan worden opgemaakt welke fiatteur gekozen moet worden, selecteert ImageCapture het juiste register vanaf de crediteurenkaart in Exact, waar het register vermeld staat op een vrij veld. Het grote voordeel hiervan is dat je niet iedere keer het wiel opnieuw moet uitvinden door uit te zoeken door wie de factuur gefiatteerd moet worden. Hetzelfde geldt voor het boeken op grootboekrekeningen. De voorkeursrekeningen staan in Exact geregistreerd en ImageCapture maakt gebruik van die gegevens bij het automatisch aanmaken van de boeking. Een ander groot voordeel is dat ImageCapture het bankrekeningnummer controleert, iets wat je snel over het hoofd ziet als je handmatig facturen verwerkt.
Ervaring met Scan Sys
De implementatie die jullie consultant Iloy (red. Iloy van den Berg) heeft uitgevoerd is heel soepel en vlot verlopen. Wij hadden aardig wat verzoeken op ons lijstje, onder andere het uitlezen van de referenties op de inkoopfacturen, het automatisch uitlezen van de mailbox en het aanmaken van templates. Jullie consultant was erg kundig, begreep eigenlijk direct wat wij bedoelden en wist dit vervolgens ook goed te vertalen in de inrichting van de software. Dat werkte erg prettig. Hij heeft op ons een erg vriendelijke en professionele indruk achtergelaten. De mensen van support die ik aan de lijn heb gehad zijn erg bekwaam en behulpzaam en nemen echt de tijd voor je. Hierdoor is de wachttijd soms wel iets langer maar je wordt wel altijd vriendelijk geholpen en je krijgt een goed antwoord.
Aldus Mark van Burgsteeden, Financieel Manager SkyLift
