Release ImageCapture 6.6 & 6.7

Twee releases op hetzelfde moment? Zelfs voor Scan Sys is dat een unicum! Eerlijkheid gebied ons te zeggen dat de release van versie 6.6 en 6.7 intern wel op een gescheiden moment heeft plaatsgevonden, maar de commerciële release van beide versies is door ons gebundeld. Reden dat wij hiervoor hebben gekozen is dat release 6.7 met name heel veel verbeteringen aan de ‘achterkant’ van de software met zich meebrengt, waardoor de software sneller en beter functioneert. Hierdoor heeft versie 6.7 wel minder opvallende nieuwe features voor de gebruiker. Versie 6.6 van onze software levert daarentegen wel een aantal mooie nieuwe functionaliteiten op. Deze worden in dit artikel kort toegelicht;

Algemeen

Vanaf de nieuwste versie van onze software is het in de desktop client nu mogelijk om documenten tijdens het boeken direct door te mailen vanuit ImageCapture (via outlook lokaal of mailserver). Handig wanneer u bijvoorbeeld tijdens het controleren van de facturen een vraag wilt stellen aan uw collega of leverancier! Ook ondersteunt ImageCapture vanaf deze release Windows server 2016. 

Exact Online

Vanaf release 6.6 kan ImageCapture de anderstalige omschrijvingen van grootboekrekeningen in Exact Online gebruiken bij het aanmaken van een boeking. Deze functionaliteit is per administratie instelbaar. Hierdoor kunnen medewerkers van buitenlandse vestigingen of, zoals in België, de Franstalige medewerkers, de boekingen in hun eigen taal controleren en coderen.

AccountView

Gebruikers van ImageCapture in koppeling met AccountView kunnen met de nieuwe release van onze software hun kosten- en inkoopfacturen voortaan in dezelfde class verwerken. Hierdoor kunnen de inkoopgerelateerde facturen ook direct gefiatteerd worden wanneer er bijvoorbeeld een afwijking geconstateerd wordt tijdens het automatisch matchen van de factuur met de inkoopopdracht. Een andere optimalisatie in versie 6.7 is de mogelijkheid om het digitale document vanaf de relatiekaart in AccountView op te vragen. Dit kon voorheen alleen vanuit de boeking en de betaling maar kan nu dus ook worden ingesteld zodat het document op relatieniveau opvraagbaar is. 

Bij gebruik van fiattering met ImageCapture kan de complete auditrail vanaf deze release niet alleen als bijlage bij de factuur worden opgeslagen, maar ook op het notitieveld van de boeking in AccountView. Daarnaast is het vanaf versie 6.7 mogelijk om een maximaal bedrag voor fiattering in te stellen. Wanneer facturen een hoger bedrag bevatten, worden deze automatisch ter fiattering aangeboden aan bijvoorbeeld de directie of management.

Trimergo T2

De standaardkoppeling met Trimergo T2 heeft vanaf release 6.6 een optimalisatieslag doorgemaakt. Hierdoor is functionaliteit die eerder als maatwerk bij klanten geïmplementeerd is, beschikbaar gekomen voor al onze bestaande en nieuwe relaties die werken met de T2 software van Trimergo. Voor een aantal gebruikers zal deze functionaliteit dus al herkenbaar zijn, maar wellicht zijn er toch nog een aantal nieuwe functionaliteiten voor u als gebruiker van T2 te ontdekken! Zo kan in ImageCapture ingesteld worden dat, wanneer een inkoopfactuur volledig matcht met de inkooporder, deze direct gedeblokkeerd wordt aangemaakt in T2. Deze facturen hoeven dus niet meer gefiatteerd te worden. Facturen die juist wel gefiatteerd moeten worden, worden standaard aangemaakt in T2 en na goedkeuring gedeblokkeerd in het achterliggende financiële systeem (in veel gevallen AccountView of Exact Globe). Waar ImageCapture voorheen dus zowel een integratie met T2 als met het achterliggende financiële systeem nodig had, verloopt het volledige proces nu vanuit ImageCapture naar Trimergo T2. Vanuit T2 vindt dan de financiële boeking ( en deblokkade) in het achterliggende financiële pakket plaats. Ook is het nu mogelijk om voorkeursinstellingen van de crediteur te gebruiken voor het genereren van een boekingsvoorstel. Denk hierbij aan een voorkeursgrootboekrekening maar ook aan een afwijkingsmarge. Dit wil zeggen dat, wanneer een factuur binnen een vooraf bepaalde marge afwijkt van de bestelling in Trimergo T2, deze toch geboekt mag worden. Bijvoorbeeld wanneer er standaard sprake is van transportkosten die niet in de bestelling worden opgenomen.

Meer informatie of de update aanvragen

Voor meer informatie over de nieuwste versie van ImageCapture kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling. Zij beoordelen samen met u de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren. Bent u nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor uw financiële administratie.