Een goede relatie met uw leverancier

Als ondernemer weet u hoe belangrijk een goede relatie met uw leveranciers voor uw onderneming is. Uw leverancier levert u ten slotte de middelen om uw organisatie optimaal te laten functioneren. Deze relatie wilt u dus liever niet op het spel zetten door niet of niet tijdig aan uw betalingsverplichtingen te voldoen. Naast de gebruikelijke argumenten zoals kostenbesparing en digitale beschikbaarheid van informatie, is het behouden van een goede relatie met leveranciers een belangrijke overweging voor ondernemingen om over te gaan tot het automatiseren van financiële processen zoals factuurverwerking.

handmatig facturen verwerken

Wanneer u uw facturen handmatig verwerkt zijn er een aantal knelpunten te ontdekken die van directe invloed zijn op de relatie met uw leverancier. Zo worden er tijdens het handmatig invoeren van facturen regelmatig typefouten gemaakt zoals een verkeerde factuurdatum of -bedrag waardoor facturen niet tijdig of met een verkeerd bedrag of foutieve omschrijving worden betaald. Daarnaast worden facturen doorgaans fysiek rondgestuurd ter goedkeuring langs de verschillende afdelingen en bureaus van medewerkers. Onderweg raken deze facturen zoek of blijven ze soms erg lang liggen, bijvoorbeeld door afwezigheid van een collega. Al die tijd wordt de factuur niet betaald. Uiteraard is uw leverancier hier niet blij mee want nu moet hij achter de betaling van zijn facturen aan! Wanneer de leverancier contact opneemt is er niet direct inzage in de status van de factuur met als gevolg dat de medewerkers van uw administratie een kopie van de factuur moeten opvragen. De kopie gaat vervolgens in versneld tempo door de organisatie ter goedkeuring en kan daarna eindelijk betaald worden. Inmiddels bent u wel uw betalingskortingen misgelopen en is uw leverancier niet tevreden over de financiële afwikkeling van jullie samenwerking.

Knelpunten handmatig proces

• Typefouten veroorzaken verkeerde of niet tijdige betaling van facturen
• Fysieke routering van de facturen zorgt voor vertraging en/of het niet kunnen terugvinden van de facturen
• Er is geen inzicht in de status van de factuur, bij wie is de factuur in behandeling?
• Uw leverancier moet nabellen op de betaling van zijn factuur
• U loopt betalingskortingen mis omdat u niet tijdig heeft betaald

Geautomatiseerde factuurverwerking en -fiattering

Gelukkig is er een oplossing waarmee u zowel de medewerkers van uw administratie als uw leverancier tevreden kunt houden; De geautomatiseerde verwerking van uw facturen. Door de facturen direct bij binnenkomst te digitaliseren zijn ze altijd en op ieder moment beschikbaar. De factuurinformatie kan automatisch worden ingelezen en eventueel gecheckt worden aan de hand van een eerder geplaatste bestelling. Niet alleen worden op deze manier handmatige invoerfouten voorkomen, ook vindt er gelijk een automatische controle plaats in het achterliggende inkoopsysteem op aantallen, prijzen en andere belangrijke afspraken die u met uw leverancier heeft gemaakt. Afwijkingen worden in dit proces direct gesignaleerd en er kan dus ook gelijk navraag worden gedaan bij de leverancier of de collega’s van de inkoopadministratie. Wanneer de factuur afwijkt of wanneer er geen bestelling is geplaatst, kan deze digitaal ter goedkeuring worden aangeboden. Nadat de boeking geblokkeerd is aangemaakt in uw administratie wordt de factuur digitaal rondgestuurd ter fiattering. Hierdoor verloopt het verwerkingsproces vele malen sneller en efficiënter waardoor uw leverancier tijdig zijn betaling ontvangt en u profiteert van de betalingskorting.

De voordelen op een rij

• Tijdige betaling van facturen dus profiteert u van betalingskortingen
• Altijd inzage in de status van uw facturen, direct terugkoppeling kunnen geven aan uw leverancier
• Automatische controle op eerder geplaatste bestellingen, sneller reclameren bij uw leverancier
• Snellere verwerking voor uw medewerkers door automatisering van tijdrovende handelingen zoals handmatige invoer en fiattering

ImageCapture for Invoices

ImageCapture is gebruiksvriendelijke software die het verwerkingsproces van uw facturen volledig digitaliseert van binnenkomst tot aan betaling. De software integreert hierbij met uw procurement software, uw financiële applicatie en eventueel ook uw workflow-module voor het digitaal goedkeuren van uw facturen. Wanneer u geen beschikking heeft over workflow-mogelijkheden, kunt u de fiattering in ImageCapture laten plaatsvinden. De geavanceerde technologie die wordt gebruikt bij het inlezen en herkennen van de facturen maakt het mogelijk de meest complexe facturen tot op regelniveau uit te lezen en eventueel te matchen met eerder gemaakte bestellingen in uw procurement software of inkoopmodule. Doordat de software volledig integreert met de verschillende applicaties worden gegevens direct uitgewisseld en hoeft u uw informatie maar op één plek te beheren, namelijk in uw kern-applicatie.

Meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture for Invoices vindt u op onze pagina Factuurverwerking.