Creëer een digitale postkamer met ImageCapture for Documents

Geplaatst: 15 maart 2017
Categorie: ImageCapture, Uitgelicht

ImageCapture software wordt inmiddels op meer dan 1100 administraties in binnen- en buitenland dagelijks gebruikt voor het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen. Daarnaast zijn wij sinds jaar en dag een bekende naam in de transportbranche waar de software wordt ingezet voor de verwerking van transportdocumenten en in toenemende mate ook voor de (vaak complexe) inkomende facturen. De reden dat met name deze oplossingen zo gretig aftrek vinden laat zich raden; Het betreft hier tijdrovende en dus kostbare verwerkingsprocessen! Zo worden er in een transportorganisatie soms wel honderden orders per week verwerkt en kost het verwerken van een inkoopfactuur een organisatie gemiddeld zo’n 20 euro. Een ander, veel gebruikt argument om deze processen te automatiseren is de digitale archivering van de documenten. In plaats van veel tijd kwijt te zijn met het zoeken naar de juiste map waarin een document is opgeslagen, kan het met één druk op de knop opgevraagd worden in de administratie, bijvoorbeeld vanuit de boeking. Documenten raken zo niet meer zoek en nemen ook geen kostbare archiefruimte meer in beslag.

Digitale postkamer

Hetzelfde principe kan worden toegepast bij andere documentstromen in uw organisatie waarbij veel menselijke handelingen benodigd zijn zoals de inkomende post; Inkomende poststukken worden afgeleverd door een bezorgdienst of komen per e-mail uw organisatie binnen.Vervolgens worden de documenten beoordeeld op inhoud en afzender en rondgestuurd naar de verschillende afdelingen of collega’s ter verdere afhandeling. Wanneer de documenten in papieren vorm worden rondgestuurd, loopt u het gevaar dat ze onderweg kwijt raken, of blijven liggen op het bureau van een afwezige medewerker. Daarnaast zijn de documenten soms erg lang onderweg, bijvoorbeeld wanneer deze van locatie naar locatie gestuurd worden en uiteindelijk weer terug op de administratie komen om te archiveren in mappen. Om de postverwerking binnen uw organisatie te optimaliseren kan een digitale postkamer een uitkomst zijn. Hierbij worden documenten bij binnenkomst gedigitaliseerd en digitaal gedistribueerd naar de verschillende afdelingen, bijvoorbeeld via automatisch e-mailbericht of, indien uw organisatie hier beschikking over heeft, via workflow. Voor het creëren van een digitale postkamer kan gebruik gemaakt worden van de documentverwerkingsmodule ImageCapture for Documents.

Postverwerking met ImageCapture for Documents

De binnengekomen poststukken kunt u op één stapel scannen in ImageCapture waarna deze automatisch of interactief gekoppeld kunnen worden aan de relatie in uw CRM applicatie. Beeldverbetering in ImageCapture zorgt ervoor dat de documenten na het scannen automatisch rechtgezet worden en worden ontdaan van ruis, zwarte randen en lege pagina’s. Toepassing van OCR tekstherkenning zorgt ervoor dat de documenten op tekst doorzoekbaar worden gemaakt. Tijdens het classificeren van de documenten in ImageCapture wordt een selectie aangeboden, gebaseerd op gegevens uit uw CRM zoals het documenttype of dossieritem. Door tekst te selecteren op het scherm wordt deze automatisch overgenomen in de daarvoor bestemde velden en kunnen omschrijvingen dus eenvoudig en snel aan het document worden meegegeven. Denk bijvoorbeeld aan een contractnummer, referentienummer of andere manieren waarop u uw poststukken wilt archiveren. Wanneer u beschikt over een workflow applicatie zoals Exact Synergy of AFAS Insite, wordt deze automatisch opgestart, op basis van het documenttype of dossieritem. Daarnaast is het ook mogelijk de documenten (automatisch) per e-mail te versturen naar de betrokken medewerker of afdeling met het verzoek om het document in behandeling te nemen. Na verwerking van de documenten worden deze gearchiveerd in uw CRM systeem en zijn ze vanaf de relatiekaart opvraagbaar. 

De voordelen op een rij

  • Overal en altijd inzage in uw documenten, besparing op kostbare archiefruimte
  • Koppelingen met scanners en gangbare multifunctionals met scan to file of scan to email optie
  • Documentindexatie: door vrij te definiëren kenmerkvelden worden de gescande documenten (automatisch) geïndexeerd
  • Beeldverbetering: gescande documenten worden automatisch rechtgezet en ontdaan van ruis, zwarte randen en lege achterkanten
  • Tekstherkenning: door gebruik van OCR herkenning worden documenten vindbaar op de inhoud van het document
  • De verwerkte gegevens en documenten kunnen in diverse bestandsformaten (CSV, XML, ASCII, PDF, TIFF, JPG, PNG) worden geëxporteerd of direct naar uw database applicatie worden weggeschreven
  • Verwerkte documenten en gegevens kunnen automatisch via mailberichten worden verzonden of via FTP processen worden geüpload
  • Diverse standaardkoppelingen met Document Management -, ERP- en financiële applicaties.

Meer weten over digitale postverwerking?

In het demo filmpje Digitale documentverwerking met ImageCapture ziet u hoe het postverwerkingsproces eruit ziet in combinatie met Exact Synergy. Maakt u gebruik van een andere applicatie? Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij informeren u graag over de mogelijkheden in combinatie met uw eigen CRM systeem.