Release ImageCapture 6.9

Ook in release 6.9 speelt de robot functionaliteit van ImageCapture een belangrijke rol. Deze functionaliteit is nu namelijk ook beschikbaar voor gebruikers van Exact Online, AFAS en AccountView. Het aantal standaardkoppelingen waaraan deze functionaliteit wordt toegevoegd zal de komende maanden nog verder worden uitgebreid. Uiteraard zullen wij hierover berichten. Verder biedt de nieuwe release nog een aantal andere interessante features zoals optimalisatie van template gebruik (dé manier om ImageCapture te trainen voor factuurregelherkenning) zoals herkenning van artikelcodes en overige stamgegevens. In dit artikel bespreken we de belangrijkste algemene nieuwe features en de features die afhankelijk van de applicatiekoppeling beschikbaar zijn gekomen in versie 6.9.

Robot functionaliteit voor AFAS, Exact Online en AccountView gebruikers

In het artikel ImageCapture release 6.8 hebben wij al aandacht besteed aan deze unieke nieuwe feature, toen alleen nog beschikbaar voor gebruikers van Exact Globe. Inmiddels is de ontwikkeling verder uitgebreid en is de functionaliteit vanaf versie 6.9 ook beschikbaar voor de gebruikers van AFAS, Exact Online en AccountView. De robot functionaliteit maakt het mogelijk om facturen zonder menselijke interactie te boeken. Op basis van vooraf bepaalde regels weet de software robot welke facturen geboekt mogen worden. Denk bijvoorbeeld aan vaste kosten die iedere maand terugkomen zoals de energienota of uw ImageCapture maandabonnement. U kunt per crediteur aangeven of de facturen automatisch geboekt mogen worden of dat deze door uw medewerkers gecontroleerd moeten worden alvorens ze het goedkeuringsproces ingaan. Ook UBL facturen kunnen op deze manier verwerkt worden. Zo kunt u alle verschillende soorten facturen (papier, PDF en UBL) op één uniforme wijze verwerken. Bijkomende voordelen van het verwerken van UBL facturen met ImageCapture zijn de uitgebreide herkenningsmogelijkheden en de mogelijkheid tot fiattering.

Matching op inkooporders

Gebruikers van AFAS en AccountView software kunnen al werken met de geavanceerde technologie die het mogelijk maakt facturen tot op regelniveau te matchen met eerder geplaatste bestellingen of geregistreerde ontvangsten; Met de beschikbaar gekomen robot functionaliteit kan dit proces nu nog sneller verlopen. Wanneer een factuur 100% matcht met de eerder geplaatste bestelling kan deze met behulp van robotic process automation direct geboekt worden. Alleen wanneer er afwijkingen geconstateerd worden tussen de factuur en de eerder geplaatste bestelling wordt deze zichtbaar voor uw medewerkers zodat zij navraag bij de leverancier of de inkoper kunnen doen.

Alle facturen die niet aan de vooraf bepaalde regels voldoen worden uiteraard ter controle aan uw medewerkers aangeboden. Het grote voordeel van robotic process automation is dat er naast een enorme tijdswinst op het verwerkingsproces ook veel minder fouten gemaakt kunnen worden en het proces dus vele malen efficiënter verloopt! 

Template optimalisatie

Voor het herkennen van facturen op regelniveau wordt gebruik gemaakt van templates. Dit is een eenmalige instelling per crediteur die het mogelijk maakt om complexe facturen zoals leasenota’s op regelniveau uit te lezen. De software kan getraind worden om specifieke, vaak complexe facturen te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan een leasenota die op basis van het kenteken automatisch aan de juiste kostenplaats gekoppeld wordt, of een factuur voor telefonie waarbij het telefoonnummer aan de juiste medewerker gelinkt wordt. Het gebruik van templates is in versie 6.9 verder geoptimaliseerd waardoor facturen met meerdere pagina’s nu nog nauwkeuriger worden uitgelezen. Er kan nu onderscheid gemaakt worden tussen de lay-out van de eerste pagina, de vervolgpagina’s en de laatste pagina van een factuur, waardoor bijvoorbeeld totaalbedragen van de laatste pagina direct worden opgehaald maar ook factuurregels op een vervolgpagina onmiddellijk herkend worden.

Voor gebruikers van Exact Globe is het vanaf versie 6.9 ook mogelijk om, naast het kunnen wijzigen van artikelprijzen, artikelcodes van leveranciers toe te voegen of te wijzigen aan artikelstamkaarten in Exact, waardoor de basis voor het matchen en herkennen van factuurregels ter plekke wordt uitgebreid en het proces nog efficiënter is geworden. 

AccountView koppeling sterk geoptimaliseerd

Goed nieuws voor gebruikers van AccountView! De koppeling op basis van de Back Office Server is vanaf versie 6.9 sterk geoptimaliseerd waardoor de verwerkingstijd van facturen is teruggebracht naar enkele seconden. 

Boeken op G-rekeningen in Exact Globe

ImageCapture ondersteunde al langer het gebruik van G-rekeningen voor het boeken van kostenfacturen. Vanaf release 6.9 wordt het boeken op een G-rekening ook ondersteund bij het boeken van inkooporderfacturen. Uitzonderingen hierop zijn; Inkoopfacturen met kredietbeperking, betalingskortingen en meerdere betalingstermijnen. Alle overige facturen waar een inkooporder aan vooraf is gegaan kunnen vanaf release 6.9 wel op een G-rekening geboekt worden.

Meer informatie of de update aanvragen

Voor meer informatie over de release ImageCapture 6.9 kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling. Zij beoordelen samen met u de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren. Bent u nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor uw financiële administratie.