Geautomatiseerde factuurverwerking met Exact Online

ImageCapture is gebruiksvriendelijke Scan en Herken software die het volledige proces van factuurverwerking met Exact Online automatiseert. ImageCapture integreert volledig met Exact Online en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van de stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Exact. De verwerkte facturen worden direct gevalideerd bij het aanmaken van boekingen en crediteurgegevens in Exact Online.

Matching

Met ImageCapture is het ook mogelijk facturen te matchen op kop- en regelniveau met bestellingen en ontvangsten in Exact Online. Bij facturen die een 100% match leveren met de bestellingen, maak je natuurlijk gebruik van de handige robotfunctionaliteit waardoor facturen automatisch geboekt worden.

Workflow & Fiattering

Digitale fiattering van je facturen vindt plaats in ImageCapture Workflow. Gebruikers kunnen facturen goed- en afkeuren, delegeren, een vraag stellen of waarnemen bij afwezigheid van een collega. De facturen vind je bovendien snel terug in het digitale archief!

Exact Online Premium

ImageCapture biedt volledige ondersteuning voor Exact Online Premium edities, waarmee onze ImageCapture Exact Online gebruikers zich geen zorgen hoeven te maken en gewoon kunnen profiteren van de geavanceerde flexibiliteit en functionaliteit om hun bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie uit jouw Exact Online administratie.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur in Exact Online, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Mocht de crediteur of debiteur in de betreffende Exact Online administratie nog niet aanwezig zijn dan kan deze direct vanuit ImageCapture for Invoices worden aangemaakt of bijgewerkt.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact Online, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund die via de Exact Online web services te exporteren zijn.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden en kunnen grootboekrekeningen of kostenplaatsen via koppelingen met artikel-stambestanden automatisch worden ingevuld.

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkoopfacturen direct gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Exact Online. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop-niveau uit (totaalbedrag en ordernummer) maar afhankelijk van de factuur lay-out, leest de software ook de factuurregels uit. Deze worden o.a. gematcht op artikelnummer, aantal, omschrijving en bruto/netto prijzen.

Verschillen van gefactureerde prijzen en inkoopprijzen worden dan ook direct zichtbaar op regelniveau. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het aanpassen van de verwachtte inkoopprijs of door het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen kan de boeking als geblokkeerde post worden aangemaakt, in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Exact Online, kan de factuur automatisch worden geboekt.

Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Fiatteren

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.

Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in Exact Online met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in Exact Online. Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond.

Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier.

Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Exact Online zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals prijzen, artikelnummers en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Exact Online.