Eén totaaloplossing voor al uw documentstromen

Het cliché “Stilstand is achteruitgang” is in geen andere markt actueler dan in het MKB. Daarom is het juist voor MKB organisaties belangrijk om te blijven zoeken naar nieuwe automatiseringsmogelijkheden die binnen de (soms beperkte) financiële middelen passen. Integratie met, of beter gebruik van bestaande applicaties maakt vaak onderdeel uit van het automatiseringsplan. Bij de selectie van de kernapplicatie(s) wordt al rekening gehouden met de mogelijke toepassingen die in de toekomst benut kunnen worden. 

Primaire en secundaire processen automatiseren

Organisaties in het MKB kiezen vaak voor een stapsgewijze automatisering van hun bedrijfsprocessen. Beperkte budgetten en minder beschikking over financiële buffers zijn hiervoor de belangrijkste redenen. Zo wordt er meestal eerst een keuze gemaakt voor een kernapplicatie zoals een TMS of ERP, om de continuïteit van de primaire bedrijfsprocessen te optimaliseren en waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan het efficiënt managen van projecten, transporten of productieprocessen. Daarna volgt de optimalisatie van kostbare secundaire processen zoals de verwerking van de inkomende facturenstroom. Een logische keuze omdat dit voor veel organisaties één van de meest tijdrovende en dus kostbare processen is. Daarbij komt dat de gemiddelde MKB organisatie zijn kosten en opbrengsten strak moet kunnen monitoren om te bepalen of de onderneming winstgevend is én tijdig moet kunnen bijsturen wanneer kosten en opbrengsten niet in de juiste verhouding tot elkaar staan. Steeds meer ondernemingen in het MKB hebben inmiddels de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking al ontdekt. De belangrijkste overwegingen, naast het kostenbesparende element zijn: Efficiency, Inzage en Controle.

Breed inzetbaar

Bij Scan Sys werken wij graag aan oplossingen die zowel op korte als langere termijn een toegevoegde waarde kunnen bieden voor uw organisatie. Onze software, ImageCapture is een breed inzetbare toolbox van mogelijkheden, gebaseerd op document- en data capture toepassingen. Bij het ontwikkelen van functionaliteit en koppelingen met nieuwe systemen, benutten wij graag zoveel mogelijk van de functionaliteit die een kernapplicatie al te bieden heeft dankzij een volledige integratie met dit systeem. Hierdoor kan niet alleen de meest complexe factuur razendsnel verwerkt worden maar kunnen andere, financieel administratieve processen ook eenvoudig geautomatiseerd worden binnen dezelfde ImageCapture applicatie.

Verkooporderverwerking

Een voorbeeld hiervan is de unieke oplossing waarbij ImageCapture het proces van verkooporderverwerking automatiseert; Handelsorganisaties hebben regelmatig te maken met terugkerende inkoopopdrachten van bestaande relaties. Deze opdrachten moeten op de administratie verwerkt worden tot een verkooporder. Het verwerken, controleren en archiveren van deze opdrachten is een foutgevoelig en tijdrovend proces. Ook neemt het archiveren van deze documenten veel ruimte in beslag en de documenten zijn soms lastig traceerbaar. Met ImageCapture kunnen de inkoopopdrachten geautomatiseerd worden geïmporteerd (of gescand als ze in papieren vorm binnenkomen) waarna de software automatisch data uitleest zoals debiteur- en ordergegevens. ImageCapture controleert automatisch de verkoopprijzen, artikelcodes en prijsafspraken waardoor verschillen direct zichtbaar worden. Na controle en eventuele verrijking van de gegevens worden de orderregels automatisch geëxporteerd naar de achterliggende ERP applicatie en wordt hier een verkooporder aangemaakt. Het digitale document wordt als bijlage gekoppeld aan de boeking. Eventueel kan ook automatisch een workflow worden opgestart ter verdere verwerking van de inkoopopdracht. (meer informatie over deze toepassing kunt u vinden op onze landingpage Verkooporderverwerking).

Verwerking van transportdocumenten

Een andere, veel gebruikte toepassing van onze software is de verwerking van vrachtdocumenten in de Transportsector; Een transporteur heeft dagelijks te maken met een grote stroom van orders met bijbehorende vrachtdocumenten zoals transportopdrachten, emballage bonnen en CMR’s. Deze documenten moeten verwerkt en gekoppeld worden aan het dossier in het achterliggende TMS (Transport Management Systeem). Alleen al het uitzoeken en controleren van deze documenten kost de medewerkers op de administratie enorm veel tijd. Daarnaast moeten alle documenten bewaard worden om te kunnen overleggen bij vragen over de factuur. Vaak gebeurt het archiveren nog in papieren vorm waardoor het archief gestaag groeit en het opzoeken van de documenten een bewerkelijk proces is. Met het gebruik van ImageCapture zijn een aantal tijdrovende handelingen uit dit proces gesneden; Alle documenten worden bij binnenkomst gedigitaliseerd, waarbij de documenten per batch op diverse niveaus gescand kunnen worden, waarna ImageCapture ze automatisch koppelt aan het juiste dossier in het achterliggende TMS. Het digitale document is direct opvraagbaar vanuit het TMS of kan beschikbaar gesteld worden per e-mail of via track and trace. Met een druk op de knop zijn de documenten beschikbaar zonder dat er nog in papieren archieven gezocht hoeft te worden.

Een totaaloplossing voor al uw administratieve processen

Het slim digitaliseren van documenten en verwerkingsprocessen met ImageCapture kan voor uiteenlopende toepassingen gebruikt worden. Zo kunt u alle documentstromen eenvoudig beheersbaar maken vanuit één applicatie met de bijkomende voordelen van digitale archivering. Poststukken, HR dossiers, facturen en orders, ImageCapture beschikt over standaardoplossingen voor elk van deze documentstromen. Op onze website vindt u een overzicht van de verschillende toepassingen in combinatie met ImageCapture software. Staat uw gewenste toepassing hier niet tussen, of is uw toepassing nog niet standaard beschikbaar in de door u gebruikte applicatiekoppeling? Scan Sys ontwikkelt doorlopend nieuwe oplossingen en applicatiekoppelingen. Neem vrijblijvend contact met ons, dan bespreken wij graag samen met u de mogelijkheden voor uw bedrijfsprocessen.