Scan Sys introduceert workflow, archief en reporting functionaliteit
Vanaf vandaag is ons productportfolio een oplossing rijker: Vanaf release 8.0 is namelijk ImageCapture Workflow met digitaal archief beschikbaar gekomen. De workflow functionaliteit is ontwikkeld vanuit de behoefte aan een betaalbare, kwalitatieve oplossing voor de digitale routering en afhandeling van documenten zoals inkoopfacturen en inkomende post. Vanaf nu kunt u dus uw inkoopfacturen niet alleen automatisch laten herkennen, boeken en archiveren, ook de fiattering van de documenten wordt volledig binnen onze software gefaciliteerd!
ImageCapture Workflow, factuurfiattering
Met ImageCapture workflow- en archieffunctionaliteit heeft u volledig grip op uw documentstromen. U heeft te allen tijde inzage in de status van uw inkoopfacturen, én uw kosten. Uw medewerkers ontvangen geautomatiseerde berichten met een link naar de te beoordelen facturen. Dankzij gebruik van de ImageCapture Web client kunnen de fiatteurs tijd- en plaats-onafhankelijk de facturen inzien en beoordelen. Naast het goedkeuren en afkeuren van facturen, kunnen uw medewerkers ook een vraag stellen aan een collega, de fiattering delegeren aan een andere beoordelaar of de factuur overslaan in het beoordelingsproces, bijvoorbeeld in afwachting van terugkoppeling van de leverancier.
Van de verwerking en fiattering wordt per factuur een gedetailleerd overzicht (audit trail) opgebouwd. De audit trail geeft niet alleen informatie over de verwerking maar ook over de gemaakte of geüpdatete boeking, de status van fiattering en eventuele vragen/opmerkingen die tijdens de fiattering geregistreerd zijn. De digitale documenten, met audit trail, worden opgeslagen in het archief van ImageCapture.
Het digitale archief van ImageCapture is op tekstlabel doorzoekbaar en de toegang kan dynamisch worden ingeregeld met behulp van rollen en rechten. Ook is het mogelijk om het archief uit te breiden met rapportagetools waardoor waardevolle managementinformatie ontsloten kan worden zoals doorlooptijden, wijze van ontvangst (papier of digitaal aangeleverd), of er sprake is van UBL factuurberichten maar ook eventuele stagnaties in het proces. Tot slot biedt de rapportage ook inzicht in leveranciersinformatie zoals uitgaven over een bepaalde periode per leverancier.
ImageCapture Workflow, inkomende poststukken
ImageCapture Workflow kan, in combinatie met ImageCapture for Invoices en Documents, ook ingezet worden voor de digitale distributie en archivering van uw overige documentstromen zoals inkomende poststukken. De post kan door uw medewerkers op de administratie of postkamer eenvoudig gescand worden, waarna de stukken digitaal gedistribueerd worden naar de medewerker die de stukken inhoudelijk in behandeling moet nemen.
Meer informatie?
Op onze Oplossingspagina Workflow vindt u meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow. Of neem vrijblijvend contact met ons op, wij informeren u graag over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow voor uw administratieve documenten.
