Geautomatiseerde factuurverwerking met MultiPress

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met MultiPress, de branche ERP/MIS software voor dynamische drukkerijen en productiebedrijven in aanverwante sectoren. De slimme ImageCapture software automatiseert het volledige proces van verwerken, fiatteren en archiveren van je inkoopfacturen.

Directe integratie

ImageCapture for Invoices integreert volledig met de software van Dataline en maakt bij het verwerken van je facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in MultiPress!

Workflow & fiattering

Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij gebruik van workflow voor de digitale fiattering van je inkoopfacturen, worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in MultiPress met het digitale document als bijlage.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit MultiPress worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in MultiPress, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit MultiPress, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaats – en dragers maar ook het boeken op verkooporders en werkmaatschappijen ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

HERHALENDE BOEKINGEN

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Boeking

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in MultiPress.

De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in MultiPress. Bij gebruik van digitale fiattering, worden de boekingen geblokkeerd voor betaling.

Fiatteren

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.

Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen. De factuur is dan al geboekt in MultiPress met de status geblokkeerd voor betaling. Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier.

Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit MultiPress zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture volledig doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heeft u altijd volledig inzage in de status van uw facturen en houdt u grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van uw leveranciers. Naast de digitale archivering van uw facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in MultiPress.