Nieuwe koppeling met Shopper en Exact Globe

Vanaf vandaag is de koppeling met inkoopmanagement applicatie Shopper beschikbaar gekomen. De koppeling is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met businesspartner Archifact, een softwareleverancier die al jaren actief is in de zorgsector met inkoopmanagement oplossingen. Shopper is een applicatie voor het beheren van uw inkoopadministratie en kan zowel online als op uw eigen server geïnstalleerd worden. In combinatie met ImageCapture for Invoices & Documents en Exact Globe, kan uw inkoopproces nu volledig geautomatiseerd worden, van aanvraag tot betaling. Zo heeft u direct inzage en grip op de (interne) kosten van uw organisatie, gekoppeld aan budgetten, contracten en prijsafspraken per leverancier. ImageCapture integreert naadloos met Shopper en Exact Globe waardoor de software realtime gebruik kan maken van alle relevante data voor het geautomatiseerd verwerken, matchen boeken en digitaal fiatteren van uw inkoopfacturen in ImageCapture Web.

Het gedigitaliseerde inkoopproces in Shopper
Uw medewerkers kunnen, op basis van gedefinieerde rollen en rechten, in Shopper eenvoudig een aanvraag doen voor een artikel of dienst. Zij maken hiervoor gebruik van interne catalogi of een koppeling met de webshop van uw leverancier. Na goedkeuring van de aanvraag wordt de bestelling geplaatst door de afdeling inkoop waarbij relevante informatie zoals verwachte leverdata, en prijsafspraken direct kan worden vastgelegd in Shopper. Na ontvangst van de goederen of na uitvoering van de geleverde prestatie, wordt de ontvangstregistratie in Shopper vastgelegd, in afwachting van de leveranciersfactuur. Hierbij biedt Shopper ook de mogelijkheid om een leveranciersbeoordeling te geven die later kan worden gebruikt in de contacten met de leverancier.

Geautomatiseerde verwerking van inkoop- en kostenfacturen in ImageCapture
Zowel inkoopfacturen die van toepassing zijn op een bestelling uit Shopper of Exact Globe als kostenmatige facturen waar geen bestelling van geregistreerd is, worden automatisch ingelezen in ImageCapture. De verschillende typen facturen kunnen hier op integrale wijze verwerkt worden, zonder dat u vooraf de documenten dient te sorteren. Digitaal aangeleverde facturen worden direct geïmporteerd uit daarvoor bestemde e-mailboxen en mocht u nog papieren facturen ontvangen dan kunnen deze, nadat ze gescand zijn, automatisch opgehaald worden vanaf een daarvoor bestemde map op het netwerk.

ImageCapture herkent automatisch de juiste crediteur in Exact Globe en wanneer er sprake is van een bestelling in Shopper, wordt de factuur ook direct gekoppeld aan de crediteur in Shopper. De software leest het ordernummer op de factuur uit en matcht deze automatisch met de bestelling in Shopper. Matchingsverschillen worden hierbij direct zichtbaar en kunnen aanleiding geven om de factuur digitaal te laten fiatteren binnen ImageCapture. Ook inkoopfacturen gerelateerd aan bestellingen in Exact Globe kunnen op deze wijze automatisch worden verwerkt. Bij het matchen van de inkoopfacturen met de bestelling in Shopper of Exact Globe, worden alle op artikelniveau vastgelegde administratieve coderingen zoals grootboekrekening, kostenplaats en BTW code, automatisch ingelezen bij het ophalen van de bestelregels. Hierdoor ontstaat een volledig geautomatiseerd boekingsvoorstel. Eventuele verschillen, bijvoorbeeld additionele transportkosten, kunnen direct worden toegevoegd als boekingsregel.

Voor de verwerking van kostenfacturen zonder voorafgaande verplichting wordt direct een automatisch boekingsvoorstel in ImageCapture gegeneerd waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaats, -drager en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in Exact Globe.

Anders dan bij veel purchase to pay applicaties, maakt ImageCapture na matching en verwerking direct de financiële boeking aan in Exact Globe, met de status geblokkeerd voor betaling. Waarna de digitale fiattering binnen ImageCapture plaats vindt. Uw financiële resultaat, openstaande posten en afboekingen op verplichtingen zijn hierdoor altijd up to date.

Elektronische fiattering van facturen
Zodra de factuur binnen ImageCapture is geaccordeerd voor betaling, wordt de factuur in Exact vrijgegeven en is direct zichtbaar op uw Cashflow overzicht. Het onderliggende factuurdocument met alle informatie van verwerking, matching en fiattering, is direct te raadplegen vanuit de boeking in Exact Globe.  Aansluitend worden in Shopper de openstaande bestelregels financieel afgeletterd.

De voordelen van Shopper en ImageCapture op een rij

• Volledig inzicht in te verwachten kosten
• Direct inzage in budgetten, contracten en prijsafspraken per leverancier
• Aanvragen in Shopper met interne catologi of in directe koppeling met webshops
• Het volledige proces, van aanvang tot betaling, gedigitaliseerd

• Integraal verwerkingsproces van kosten- en inkoopfacturen in ImageCapture
• Directe matching inkoopfactuur op bestellingen en ontvangsten in Shopper of Exact Globe
• Kosten direct geboekt in Exact Globe, status geblokkeerd voor betaling
• Digitale fiattering met ImageCapture Workflow en archief (vanaf versie 8)
• Audit trail-document met boeking- en fiatteringsinformatie opvraagbaar vanuit Exact Globe en het archief in ImageCapture
• Uitbreiding met reporting module mogelijk

Meer informatie?

Op onze koppelingspagina Inkoopmanagement met Shopper en Exact Globe vindt u meer informatie. U kunt ook vrijblijvend contact met ons opnemen, wij informeren u graag over de mogelijkheden om uw (interne) inkoopadministratie verder te optimaliseren!

Meer informatie over inkoopmanagement met Shopper vindt u op de website shpr.nl