Op basis van de declaratiegegevens die de declarant heeft aangeleverd, maakt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan voor de medewerkers van de administratie. Op de administratie wordt vervolgens beoordeeld hoe de declaratie geboekt moet worden.
Zo kan de declaratie zijn voorgeschoten door de medewerker of reeds betaald zijn met een company pinpas of creditcard. Daarnaast wordt ook bepaald of de declaratie nog digitaal goedgekeurd moet worden.
Na controle van de declaratieboeking wordt deze aangemaakt in de financiële administratie. De digitale declaratie wordt als bijlage aan de boeking gekoppeld en is direct opvraagbaar vanuit de boeking.
Nadat de medewerker de declaratie heeft ingediend, wordt deze in ImageCapture aangeboden aan de medewerkers van de administratie in de vorm van een automatisch boekingsvoorstel. Dit boekingsvoorstel kan verder verrijkt worden met aanvullende data zoals projectnummers, kostenplaats- of drager en omschrijvingen.
Ook kan direct worden beoordeeld of de declaratie nog aanvullende goedkeuring behoeft en op welke wijze de boeking moet worden aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld een inkoopboeking zijn waarbij de medewerker als crediteur wordt aangemerkt of een boeking die afgeletterd moet worden op een eerdere pinpas- of latere creditcardbetaling.
Tijdens de verwerking van de declaratie in ImageCapture wordt automatisch de juiste medewerker of manager geselecteerd, om de declaratie goed te keuren.
De medewerker ontvangt een notificatie-mail met een link naar de goed te keuren declaraties in de ImageCapture Workflow. Daarbij kan de medewerker declaraties goed- en afkeuren, een vraag stellen of de beoordeling delegeren aan een collega. Na goedkeuring van de declaratie, wordt de goedkeuringsinformatie (de audit trail) als bijlage gekoppeld aan de declaratieboeking in TransPas en in het digitale archief van ImageCapture.
