Geautomatiseerde factuurverwerking met AFAS Profit

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals omgevingen, administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw AFAS administratie. Hierdoor is periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig!

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in AFAS, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit AFAS, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, verbijzonderingsassen en projectcodes ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkoopfacturen automatisch gematcht worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in AFAS. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit (totaalbedrag en ordernummer), maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook op factuurregelniveau. De regels worden o.a. gematcht op artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto- en netto prijzen. Zo worden verschillen van gefactureerde prijzen en inkoopprijzen direct zichtbaar op regelniveau.

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en aangevuld, worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in AFAS.

De facturen kunnen direct worden geraadpleegd vanuit de boeking en via andere invalshoeken in AFAS.

Ook op het fiatteringsproces in AFAS Insite sluit ImageCapture naadloos aan! De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op uw overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.

Wanneer je naast AFAS ook gebruik maakt van andere branche-specifieke applicaties zoals een TMS of applicatie voor de automotive branche, kun je ervoor kiezen om al je facturen via de workflow van ImageCapture digitaal goed te laten keuren. Zo krijgen jouw inkoopfacturen een uniform verwerkingsproces van ontvangst tot aan betaling.

Het proces in ImageCapture verloopt als volgt: Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.

Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking en andere invalshoeken in AFAS.

Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier.

Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit AFAS zichtbaar, ook op logistiek niveau, zoals bestelnummer, prijzen en aantallen. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in AFAS.