Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Exact AEC administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Exact AEC, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.
Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.
Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Exact AEC, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals projectcodes, service tickets en bestelnummers ondersteund die in het DICO XML formaat te exporteren zijn.
Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.
Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder-gerelateerde facturen gematched worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Exact AEC. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kopniveau uit maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels. Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto- en netto prijzen.
Op basis hiervan worden verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen direct zichtbaar. Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten.
ROBOTIC ACCOUNTING
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Trimergo, kan de factuur automatisch worden geboekt.
Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door u geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.
Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in de Exact AEC elektronische brievenbus. Via de factuurbericht importfuncties van Exact AEC, lees je de boekingen in en worden de boekingen direct zichtbaar in Exact AEC.
De gescande of ingelezen facturen kunnen worden geraadpleegd vanuit de boeking.
Ook op het fiatteringsproces met gebruik van het IFR en Exact Synergy sluit ImageCapture naadloos aan!
De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op je overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.
