Bestellingen en Ontvangsten
In de GAT-Ship administratie worden ontvangsten en bestellingen geregistreerd. Onderliggende documenten zijn vandaar uit direct opvraagbaar.
Inlezen
Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kan je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit jouw GAT-Ship en Exact administraties waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.
Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.
Coderen
Voor de verwerking van kostenfacturen zonder voorafgaande inkooporder wordt direct een automatisch boekingsvoorstel in ImageCapture gegeneerd waarbij alle verbijzonderingen zoals kostenplaats, -drager en projecten kunnen worden meegegeven aan de boeking in Exact. Controle op dubbele boekingen vindt automatisch plaats waarbij eventueel het eerder gearchiveerde document direct uit de GAT-Ship en/of Exact kan worden geopend ter verificatie.
Tijdens de verwerking wordt automatisch de juiste fiatteur geselecteerd op basis van crediteur, grootboekrekening en diverse andere afhankelijkheden zoals drempelbedragen. Handmatig kunnen fiatteurs worden toegevoegd aan het goed te keuren document.
HERHALENDE BOEKINGEN
Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt.
Matchen
ImageCapture biedt inkooporder-gestuurde organisaties in koppeling met GAT-Ship en Exact de mogelijkheid om factuurgegevens direct te matchen op inkooporders en ontvangsten in GAT-Ship en Exact.
Afhankelijk van op de factuur beschikbare regelgegevens en de aanwezigheid van de artikelcode informatie in de GAT-Ship artikeltabellen, is het mogelijk de factuur gegevens zowel op kop- als regelniveau te matchen. Op dat moment worden prijsverschillen en/of verschillen in aantallen op regelniveau met een kleur gemarkeerd.
Het resultaat van de factuurmatching wordt ter verificatie aangeboden in het boekingsscherm. De boeking wordt automatisch verrijkt met alle boekingsgegevens die eerder binnen GAT-Ship of Exact op de bestelregel waren vastgelegd. In deze fase is het mogelijk om ingelezen gegevens aan te passen of verder te verrijken met administratieve gegevens uit Exact.
Bij het gebruik van factuurmatching in ImageCapture is het mogelijk om middels instelbare drempelwaarden de factuur geautomatiseerd te laten matchen. Alle vrijkomende afwijkingen kunnen hierbij als log informatie beschikbaar komen in de navolgende digitale fiattering in ImageCapture.
Robotic accounting
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in GAT-Ship, kan de factuur automatisch worden geboekt.
Ook UBL-facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.
Boeking Exact
Nadat de facturen zijn gecontroleerd, gematcht en geboekt worden de boekingen direct aangemaakt in Exact, desgewenst status geblokkeerd voor betaling, als bijlage document van de boeking in Exact gearchiveerd. De documenten zijn hierna direct opvraagbaar vanuit de boeking, de crediteuren kaart en de grootboekkaart.
Aansluitend worden de in Exact geboekte facturen direct in GAT-Ship verwerkt en geboekt op de openstaande inkooporder(regels). Het combinatie document van factuur en bijlage documenten is hierna desgewenst ook vanuit GAT-Ship te raadplegen.
Boeking GAT-Ship
Voor fiattering van de factuur en het deblokkeren van de openstaande post in Exact, vind boeking en aflettering van de openstaande bestelregels in GAT-Ship plaats via de GAT-Ship-Scan Sys koppeling.
Alle relevante, vanuit ImageCapture ingelezen factuurinformatie is hierna automatisch gekoppeld aan de juiste GAT-Ship bestelregel. Het factuurdocument is direct raadpleegbaar vanuit GAT-Ship.
Fiatteren
Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden.
Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client. De boeking is dan al ingeboekt in Exact Online of Globe met de status “geblokkeerd voor betaling”. Ook het digitale document is op dat moment al opvraagbaar vanuit de boeking in Exact Online of Globe. Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond.
Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier.
Bij het beoordelen van de factuur is alle actuele boekingsinformatie uit Exact Online of Globe zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.
Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.
De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking en diverse andere invalshoeken in Exact Online of Globe
