Geautomatiseerde factuurverwerking met Reflecta XL-ENZ

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking in Reflecta XL-ENZ. De software automatiseert het volledige proces van herkennen, boeken en archiveren van je inkoopfacturen. ImageCapture integreert volledig met de software van Reflecta en maakt bij het verwerken van de facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in XL-ENZ!

Directe integratie

Door de integratie van ImageCapture met XL-ENZ is periodieke uitwisseling van stamtabellen niet nodig. Bij gebruik van de ImageCapture workflow functionaliteit voor de fiattering van facturen, worden (voor betaling) geblokkeerde boekingen direct aangemaakt in Reflecta XL-ENZ.

Screen +phone -2

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Tabellen uit Reflecta XL-ENZ worden daartoe direct ingelezen, zonder noodzaak tot bestandsmatige uitwisseling van gegevens.

Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Reflecta XL-ENZ, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit XL-ENZ, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, allocatiecodes, RC en kostenspreidings-rekeningen ondersteund die bij het boeken van facturen in XL-ENZ worden gebruikt. Bij het boeken van goederenfacturen kan deze verbijzondering op regel meteen worden meegegeven. Deze functionaliteit is per crediteur instelbaar.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere regels worden aangeboden.

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt.

Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Boeking

ImageCapture exporteert de verwerkte factuur en het gekoppelde document direct na verwerking, waarna de boekingsgegevens in Reflecta XL-ENZ ingelezen kunnen worden middels het uitvoeren van de import (met behulp van de XL-ENZ importmodule). Het digitale document is direct vanuit de boeking in XL-ENZ opvraagbaar.

Bij toepassing van ImageCapture Workflow voor de digitale goedkeuring van facturen worden de boekingen na import geblokkeerd voor betaling aangemaakt in Reflecta XL-ENZ. Na finale goedkeuring van de factuur is de volledige audit trail info van verwerking en fiattering van de factuur vanuit de openstaande post in XL-ENZ als opmerking bij de factuur ook direct raadpleegbaar.

Fiatteren

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen. Op basis van deze drempelbedragen worden facturen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag ter goedkeuring aangeboden aan de directie.

Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, het soort factuur of andere boekhoudkundige afhankelijkheden ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie per e-mail dat er facturen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren facturen en facturen die in behandeling zijn getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de factuur te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier.

Bij het beoordelen van de factuur is alle boekingsinformatie per factuur zichtbaar, en wordt aangegeven of het een logistieke boekingsregel betreft. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen. Na de finale goedkeuring, wordt de boeking vrijgegeven voor betaling in Reflecta XL-ENZ.

Vanaf het moment dat de facturen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle boekings- fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekst labels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen bijvoorbeeld op basis van boekingsvelden zoals administratie, grootboekrekening of bedrag.

De archieffunctionaliteit kan worden uitgebreid met een managementrapportage tool. Hierdoor heb je altijd volledig inzage in de status van je facturen en hou je grip op kosten, doorlooptijden en betalingstermijnen van leveranciers. Naast de digitale archivering van je facturen in het archief van ImageCapture, is het digitale document compleet met audit trail ook direct opvraagbaar vanuit de boeking in Reflecta XL-ENZ.