Home » Koppelingen » Geautomatiseerde factuurverwerking met Ridder iQ

Geautomatiseerde factuurverwerking met Ridder iQ

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke software voor de geautomatiseerde factuurverwerking met Ridder iQ. De Ridder iQ software van ECI is speciaal ontwikkeld voor ambitieuze maakbedrijven. De scan en herken oplossing van Scan Sys automatiseert het volledige proces van verwerken, fiatteren en archiveren van je inkoopfacturen.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met de software van Ridder Data Systems en maakt bij het verwerken van je inkoopfacturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Ridder iQ. Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Ridder iQ.

Ridder iQ Cloud

Al overgestapt op Ridder iQ Cloud? In dat geval kan je gebruik maken van ImageCapture via ons ImageCapture Online platform en beheer en acteer je volledig in de cloud.

Plan een online demo
Neem contact met ons op
Succesverhalen

Het proces in ImageCapture

Inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit jouw Ridder iQ administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.

Met behulp van OCR-herkenning en UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Ridder iQ, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.

Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Ridder iQ, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals artikelen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projectcodes ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Herhalende boekingen

Bij repeterende facturen die afkomstig zijn van bepaalde leveranciers waarvan je op voorhand weet dat deze op een bepaalde manier verbijzonderd moet worden, is ImageCapture instaat om deze mutaties te onthouden. Zo hoef je deze handelingen niet meer handmatig door te voeren bij de volgende keer dat een identiek factuur van de desbetreffende leverancier binnenkomt. Hoe vaker je deze functionaliteit gebruikt, hoe slimmer je de software maakt. 

Matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op openstaande ontvangsten in Ridder iQ. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op inkooporder op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen gelijk zichtbaar.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in Ridder iQ in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Robotic accounting

Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in Ridder iQ, kan de factuur automatisch worden geboekt.

Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.

Boeking

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden ze digitaal gearchiveerd en worden de boekingen aangemaakt in Ridder iQ.

De gescande documenten zijn opvraagbaar vanuit de boeking.

Fiatteren

Ook op het fiatteringsproces met gebruik van workflow functionaliteit in Ridder iQ sluit ImageCapture naadloos aan!

De crediteurenadministratie heeft op ieder moment inzicht in de status van fiattering, facturen hoeven niet meer fysiek rond gestuurd te worden en geboekte kosten zijn direct zichtbaar op je overzichten. De factuur wordt pas vrijgegeven voor betaaladvies als alle budgethouders de factuur hebben goedgekeurd.

Waar kan ik je mee helpen?

Ik vertel je in een persoonlijk gesprek graag meer over alle voordelen van onze integratie. Laat je gegevens hiernaast achter en je wordt teruggebeld voor een datum en tijd waarop het jou schikt.


Vinçon – Productspecialist

Wil je meer weten?

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*

De voordelen op een rij

  • Volledige integratie met Ridder iQ
  • Uniforme verwerking van gescande en digitale facturen in PDF en UBL-formaat
  • Vergaande verwerking op kop- & regelniveau
  • Matching op bestellingen en ontvangsten
  • Fiattering via Ridder iQ
  • Uitgebreid digitaal archief met optioneel managementrapportage mogelijkheden

Voor Ridder iQ bieden wij ook

Documentverwerking Pakbonverwerking Verkooporderverwerking Inkooporderbevestiging matching Declaratieverwerking

Succesverhalen met ECI Ridder iQ & ImageCapture

Onze klanten aan het woord
Top