Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail, e-invoicing of portal binnenkomen worden geïmporteerd en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kun je vrije velden zoals administratiecodes en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie direct uit jouw XDMS administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is.
Met behulp van OCR-herkenning of UBL-verwerking wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in XDMS, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend.
Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.
Door gebruik te maken van alle beschikbare (stam)gegevens uit XDMS, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere verrijking van de factuur. Hierbij worden administratieve gegevens als administratie, vestiging, het voertuig in XDMS, soort factuur (aankoop of BPM), aankoopsoort en overige informatie volledig ondersteund.
ROBOTIC ACCOUNTING
Het is mogelijk om facturen volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat hier menselijke interactie aan te pas komt. Dit kan met behulp van robotic accounting functionaliteit. Deze functionaliteit kan per crediteur of administratie ingesteld worden en bijvoorbeeld gebruikt worden voor inkooporderfacturen. Wanneer deze 100% matchen met de eerder geplaatste bestelling in XDMS, kan de factuur automatisch worden geboekt.
Ook UBL facturen kunnen op deze wijze volledig automatisch worden verwerkt, net als de facturen van door jou geselecteerde crediteuren. Bijvoorbeeld wanneer facturen maandelijks terugkerende kosten bevatten, of wanneer herkenning van deze facturen altijd 100% is.
Na verwerking en verrijking van de factuur in ImageCapture, wordt de factuurregistratie met het samenhangende pdf-document naar XDMS geëxporteerd voor verdere boeking, aflettering en opname in fiattering.
Raadpleging van het document kan daarna vanuit alle relevante invalshoeken in XDMS plaatsvinden.
