Wanneer een inkoop wordt geplaatst bij een leverancier, stuurt deze een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. In veel gevallen is dit een PDF die per e-mail wordt verzonden en soms is dit nog een papieren document.
ImageCapture importeert het document vanuit de e-mail of het papieren document wordt gescand en staat daarna klaar in ImageCapture om verwerkt te worden.
ImageCapture matcht de bevestiging van de leverancier met de aangemaakte bestelling in Ridder iQ en controleert automatisch of de artikelen, prijzen en aantallen overeenkomen. Eventuele verschillen tussen de bevestiging van de leverancier en de bestelling in Ridder iQ kunnen direct vanuit ImageCapture worden aangepast of uitgebreid.
Ook data zoals de referentie van de leverancier, de inkoper, inkoopprijzen en kortingen, de verwachtte ontvangstdatum en eventuele opmerkingen per regel of bestelling (kopniveau) kan in deze fase worden verwerkt op de openstaande inkooporder in Ridder iQ. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten en kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden, zonder dat dit extra handmatige handelingen van de medewerker vraagt.
Indien de goederenontvangsten of dienstenleveringen later verwerkt worden in Ridder iQ, kan de factuur met ImageCapture for Invoices ook direct gematched worden op de daadwerkelijk te verwachten kosten. De marge berekeningen zijn dan direct up to date, na verwerking van de bevestiging.
Wanneer de matching van de bevestiging aanleiding geeft om de ordergegevens van de bestaande order aan te passen, worden deze nu direct bijgewerkt of verder uitgebreid.
Het document van de bevestiging is hierbij ook direct vanuit de inkooporder in Ridder iQ opvraagbaar.
