Geautomatiseerde orderbevestiging matching met Exact Globe

ImageCapture is gebruiksvriendelijke software voor geautomatiseerde orderbevestiging matching met Exact Globe.

Exact biedt met Globe de MKB-bedrijven een robuust ERP-systeem aan, waarmee ze diverse bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen, zoals klantrelatiebeheer (CRM), voorraadbeheer en resource planning maar ook de financiële administratie.

Directe integratie

ImageCapture integreert volledig met Exact Globe software. ImageCapture maakt bij het verwerken van de documenten gebruik van de stamgegevens, ordergegevens en boekingslogica uit jouw administratie. Je beheert je gegevens dus uitsluitend in Exact Globe.

Geautomatiseerde orderbevestiging matching met Exact Globe

Inlezen

Wanneer een inkoop wordt geplaatst bij een leverancier, stuurt deze een bevestiging waarop de prijzen en artikelen worden vermeld, net als de verwachtte leverdatum. In veel gevallen is dit een PDF die per e-mail wordt verzonden en soms is dit nog een papieren document.

ImageCapture importeert het document vanuit de e-mail of het papieren document wordt gescand en staat daarna klaar in ImageCapture om verwerkt te worden.

Matchen

ImageCapture matcht de bevestiging van de leverancier op de aangemaakte inkooporder en -orderregels in Exact Globe. Eventuele verschillen tussen de bestelde en bevestigde prijzen van de leverancier kunnen direct vanuit ImageCapture worden aangepast of uitgebreid.

Ook leverdata, aantallen en stuksprijzen van de leverancier kunnen direct worden verwerkt op de openstaande inkooporder in Exact Globe. Zo heeft de planning altijd zicht op de levering van producten, kunnen de interne processen hier nog nauwkeuriger op afgestemd worden en ligt er nadien bij de verwerking en matching van de exact Globe inkooporder factuur een veel betere basis, om de factuur geautomatiseerd te kunnen matchen met ImageCapture op orders en ontvangsten in Exact Globe.

Mocht de ontvangen bevestiging aanleiding geven, deze direct af te keuren, dan kan deze met reden, opmerking en overige informatie direct vanuit ImageCapture per mailbericht aan de leverancier retour worden verzonden met verzoek tot toezending van een nieuwe bevestiging. De taal van het bericht kan hierbij automatisch op leverancier niveau worden ingesteld.

Fiatteren

Tijdens de herkenning van de crediteur wordt, op basis van het procuratieschema in ImageCapture, ook direct de juiste autorisatielijst geselecteerd, waarbij rekening wordt gehouden met vooraf ingestelde drempelbedragen en andere verschillen. Op basis van deze drempelbedragen worden inkooporder bevestigingen bijvoorbeeld alleen boven een bepaald bedrag van afwijking eerst nog ter goedkeuring aangeboden aan de inkoper. Het procuratieschema kan naar keuze op basis van crediteur, administratie, soorten van afwijkingen of andere elementen ingeregeld worden. Fiatteurs ontvangen automatisch een notificatie dat er bevestigingen klaar staan in ImageCapture om te beoordelen met daarbij een link naar de ImageCapture Web client.

Wanneer de fiatteur inlogt in ImageCapture wordt een volledig overzicht van nog te fiatteren bevestigingen getoond. Door de uitgebreide workflow functionaliteit kan de fiatteur niet alleen goedkeuren of afkeuren maar is het ook mogelijk om een vraag te stellen aan een collega, de bevestiging te delegeren aan een collega of deze over te slaan, bijvoorbeeld in afwachting van een antwoord van de leverancier. Bij het beoordelen van de bevestiging is alle actuele relevante bestel informatie van de order uit Exact Globe zichtbaar. Ook worden de fiatteurs die nog volgen in het beoordelingsproces getoond en alle audit trail informatie uit de voorafgaande processtappen.

Vanaf het moment dat de bevestigingen in ImageCapture zijn geïmporteerd, maken ze onderdeel uit van het digitale archief, inclusief alle matchings-, fiatterings- en procesinformatie. Het digitale archief in ImageCapture is met tekstlabels doorzoekbaar. De toegang tot de documenten in het digitale archief is zeer dynamisch in te regelen.