Bij het verwerken van inkooporders kunnen verschillende formaten voorkomen, zoals papieren orders die per post binnenkomen en orders die als pdf-bestand via e-mail worden verstuurd. ImageCapture kan beide formaten verwerken en inlezen.
In deze fase kun je vrije velden zoals administratie en ontvangstdatum toekennen. Tabellen uit GLOVIA G2 worden direct ingelezen, zonder dat er bestandsmatige uitwisseling van gegevens nodig is.
Met behulp van OCR-herkenning wordt de inkooporder automatisch gekoppeld aan de juiste klant in GLOVIA G2. Vervolgens worden de ordergegevens op basis van de herkenning uitgelezen.
Met behulp van ImageCapture kun je de ingevoerde ordergegevens direct controleren op basis van de artikelcodes van jouw klant en de stamgegevens in jouw GLOVIA G2-administratie. Revisies kunnen onmiddellijk worden verwerkt. Naast orderregelgegevens is het ook mogelijk om orderkopgegevens, zoals ordernummers, orderdata, klantreferenties en aflevergegevens, direct te verwerken.
Robotic accounting
Robotic accounting biedt de mogelijkheid om inkooporders volledig geautomatiseerd te laten verwerken in ImageCapture, zonder dat er menselijke interactie nodig is. Deze functionaliteit kan per klant worden ingesteld.
Als de ordergegevens gecontroleerd zijn en akkoord zijn bevonden, wordt de verkooporder direct aangemaakt in GLOVIA G2. Hierdoor wordt de administratieve afhandeling van de bestelling efficiënter en sneller.
Als gewenst kan ImageCapture automatisch een notificatiebericht naar de klant sturen om hem te bedanken voor de bestelling en de administratieve verwerking hiervan te bevestigen. Deze instelling is per debiteur in te stellen. Het digitale orderdocument staat direct gekoppeld aan de verkooporder en is vanuit diverse invalshoeken opvraagbaar.
Door de koppeling tussen ImageCapture en GLOVIA G2 kunnen de ordergegevens eenvoudig beheerd worden. Daarnaast zorgt de automatische notificatie ervoor dat de klant direct op de hoogte wordt gebracht van de status van zijn bestelling. Zo wordt de klanttevredenheid verhoogd en verloopt het administratieve proces efficiënter.
