Bij het verwerken van inkooporders komen verschillende formaten voor, zoals papieren orders die per post binnenkomen en orders die als pdf-bestand via e-mail worden verzonden. ImageCapture heeft de mogelijkheid om beide formaten te verwerken en in te lezen.
Tijdens de inleesfase kunnen vrije velden zoals administratie en ontvangstdatum aan de inkooporder worden toegewezen. Tabellen uit Ridder iQ kunnen direct worden ingelezen zonder dat er bestandsuitwisseling nodig is.
Met behulp van OCR-herkenning kan ImageCapture de inkooporder automatisch koppelen aan de juiste klant in Ridder iQ. Vervolgens worden de ordergegevens op basis van de herkenning uitgelezen.
Met ImageCapture kan je de ingelezen ordergegevens controleren op basis van artikelcodes van de klant en stamgegevens in uw Ridder iQ-administratie. Op deze manier kan je controleren of de inkoopprijzen overeenkomen met de vaste standaard verkoopprijzen per artikel of met de prijsafspraken die je met de debiteur hebt gemaakt.
Als er afwijkingen zijn tussen de inkooporder en de eerder gemaakte klant afspraken, worden deze direct zichtbaar. ImageCapture genereert automatisch orderregels op basis van deze informatie. Deze kan je verder verrijken met aanvullende omschrijvingen. Ook kopgegevens zoals (afwijkende) factuur- of afleveradressen kunnen direct worden verwerkt.
Ook kan je de controle achteraf in jouw ERP-applicatie uitvoeren op basis van de door ImageCapture verwerkte ordergegevens vanaf het ontvangen document.
Robotic accounting
Robot accounting maakt het mogelijk om inkooporders volledig geautomatiseerd te verwerken in ImageCapture, zonder menselijke interactie. Deze functie kan per klant worden ingesteld.
Na het controleren van de ordergegevens en het goedkeuren ervan, wordt de verkooporder direct aangemaakt in Ridder iQ. Dit maakt de administratieve afhandeling van de bestelling efficiënter en sneller.
Als gewenst, kan ImageCapture automatisch een notificatiebericht naar de klant sturen om hem te bedanken voor de bestelling en de administratieve verwerking te bevestigen. Deze instelling kan per debiteur worden ingesteld. Het digitale orderdocument is direct gekoppeld aan de verkooporder en kan vanuit diverse invalshoeken worden opgevraagd.
De koppeling tussen ImageCapture en Ridder iQ maakt het eenvoudig om de ordergegevens te beheren. Bovendien zorgt de automatische notificatie ervoor dat de klant direct op de hoogte wordt gebracht van de status van zijn bestelling, waardoor de klanttevredenheid wordt verhoogd en het administratieve proces efficiënter verloopt.
