Scan Sys historie
13 mei 1991 begonnen directeur Maarten Terlingen en zijn toenmalige compagnon op een klein kantoor in Alphen aan den Rijn met het verzorgen van OCR dienstverlening aan de lokale middenstand.
In 1994 werd op een beurs de (voor die tijd revolutionaire) OCR technologie ontdekt die het mogelijk maakt om op intelligente wijze teksten uit documenten te herkennen. Hiermee konden ook complexe teksten zoals Grieks of Russisch herkend worden. Om deze reden werd de OCR applicatie ProLector geïmplementeerd bij universiteiten en wetenschappelijke organisaties.
Al gauw bood het kleine kantoor in Alphen aan den Rijn niet voldoende ruimte meer voor de ambities van Maarten en zijn team. Scan Sys verhuisde naar een kantorenpand aan De Donau in Den Haag.
Vanaf 1996 betrad Scan Sys de markt van overheidsinstanties, corporate communications afdelingen en media- en documentatie organisaties met de verkoop van ProClip software en later NewsClip software, om op digitale wijze knipselkranten, themakranten en persoonlijke nieuwsbulletins te vervaardigen en persarchief databanken te vullen. De software werd gebruikt om persinformatie snel digitaal toegankelijk te maken voor interne medewerkers en om organisaties dagelijks door middel van een elektronische newsfeed te informeren over belangrijke nieuwsartikelen.
In 1998 werd de productportfolio verder uitgebreid met ReadSoft Forms om schriftelijke enquêtes en standaard registratieformulieren te verwerken met behulp van OCR- OMR- Barcode- en handschriftherkenning. Met name marktonderzoeksbureaus en onderzoeksafdelingen werden op deze wijze door Scan Sys geautomatiseerd.
In 2001 werd gestart met de ontwikkeling van onze eigen software ImageCapture for Documents. De software werd in eerste instantie ingezet in de transport branche voor de geautomatiseerde verwerking van transportdocumenten en in het notariaat waar men de software gebruikte voor het scannen van dossiers en belangrijke stukken. De verwerkte documenten konden direct vanuit de applicatie worden opgevraagd. In die periode ontstonden de eerste partnerships met leveranciers van Transport Management Systemen en Notariële Informatie Systemen. Later werd hier ook de mogelijkheid aan toegevoegd om handmatig ingeboekte facturen batchmatig te scannen en als digitale bijlage beschikbaar te maken vanuit de boeking in ERP- en financieel administratieve applicaties en diverse workflow processen.
Vanwege de snelle groei van de organisatie, verhuisde Scan Sys in 2005 opnieuw. Ditmaal naar een in eigen opdracht gebouwd bedrijfspand aan de Hofweg in Nootdorp dat meer ruimte bood aan de voorziene groei van de organisatie. Hier zijn wij vandaag de dag nog steeds gevestigd.
In 2008 werd de productportfolio verder uitgebreid met de varianten ImageCapture for Forms voor het geautomatiseerd verwerken van formulieren en in 2010 werd ImageCapture for Invoices geïntroduceerd, de versie die het mogelijk maakt inkoop(order)facturen geautomatiseerd te verwerken en matchen. Voor de accountancy sector werd daarnaast de mogelijkheid toegevoegd om verkoopfacturen op geautomatiseerde wijze te verwerken en aansluiting te kunnen maken op Accountancy Portals.
In alle geboden toepassingen met ImageCapture for Invoices is sprake van een volledige integratie met de achterliggende financiële- en ERP-applicaties. Hierdoor groeien in deze periode ook de partnerships met leveranciers van ERP en TMS systemen snel. Deze partners dragen ook vandaag de dag nog sterk bij aan de groei en het succes van Scan Sys!
Op donderdag 6 september 2018 werd een nieuw product aan het portfolio toegevoegd: ImageCapture Workflow. De workflow is ontwikkeld om het digitaal te fiatteren van facturen ook binnen ImageCapture plaats te laten vinden. Daarbij beschikt de gebruiker direct over een digitaal archief en is het mogelijk dit uit te breiden met een rapportage module. De introductie van ImageCapture Workflow vond plaats tijdens een hiervoor speciaal georganiseerde beachparty. Uiteraard werd hier ook de eerste live demonstratie gegeven.
In 2020 is de oplossing Inkoopmanagement beschikbaar gekomen. De integratie tussen ImageCapture software en Shopper, levert een volwaardige Purchase 2 Pay oplossing voor gebruikers van Exact Globe en Exact Financials. Door het inkoopproces te digitaliseren van aanvraag tot ontvangst ontstaat inzicht en grip op kosten en uitgaven van de onderneming. Ook contract- en offertemanagement wordt vanuit Shopper beheerd. Het daarop aansluitende factuurverwerking- en fiatteringsproces in ImageCapture helpt bij het besparen van kostbare tijd op het verwerkingsproces en geeft inzicht in de status van de inkoopfacturen. Volledig configureerbaar kunnen, naast basisgegevens zoals bedrag, datum, omschrijving en kenmerken, aanvullende velden gedefinieerd worden die al dan niet verplicht zijn. Denk hierbij aan het soort declaratie (brandstof, consumpties etc.), maar ook de administratie, de grootboekrekening, het project, de kostenplaats- en drager.
Begin 2022 introduceerden wij een major release van onze software: ImageCapture 9.2. In deze release stond een belangrijke nieuwe feature centraal, namelijk het direct vanaf desktop, tablet en mobiel in kunnen dienen van declaratiebonnetjes en -documenten, die daarna verder geautomatiseerd verwerkt kunnen worden tot boekingen! Met de oplossing voor geautomatiseerde declaratieverwerking kunnen medewerkers eenvoudig foto’s maken van bonnetjes via de ImageCapture Webclient vanaf hun mobiel, of kunnen ze direct bestanden inlezen. Meerdere foto’s of pagina’s kunnen daarbij worden samengevoegd tot 1 document. Via opgave van de betaalwijze kan de medewerker aangeven of de kosten door hem zijn voorgeschoten, of dat deze zijn betaald met een company pinpas of company creditcard.
Inmiddels telt Scan Sys meer dan 40 medewerkers en dit aantal wordt ieder jaar verder uitgebreid om de groei van het aantal klanten, partnerships en nieuwe functionaliteit van de software zo optimaal mogelijk te kunnen ondersteunen.
Sinds 2002 hebben meer dan 5100 bedrijven en instellingen in binnen-en buitenland onze ImageCapture software in gebruik genomen voor het automatisch verwerken van facturen en diverse andere documentstromen. Ieder jaar komen hier honderden nieuwe klanten bij.
Scan Sys heeft hierdoor al jaren een zeer sterke marktpositie opgebouwd op het gebied van geautomatiseerde factuur- en documentverwerking, volledig geïntegreerd met tal van financiële-, ERP- en TMS applicaties in het mid-market segment. Met een eigen software & product development team worden functionaliteit, toepassingen en koppelingsmogelijkheden van de software continu door Scan Sys verder uitgebreid.
