BOZ Group

BOZ Group

Metaalwerken Bergen op Zoom werd opgericht in 1974 door toenmalig directeur-eigenaar Harry van Opdorp. Het bedrijf bleek uiterst succesvol in de metaalverwerkende industrie, met name de vervaardiging van industrieel plaatwerk. Vanwege de aanhoudende groei van de organisatie werd de bedrijfsruimte al snel te klein en werd een grotere locatie betrokken, eveneens in Bergen op Zoom, waar het bedrijf vandaag de dag nog steeds gevestigd is. Hier werd ook de productieomgeving steeds verder uitgebreid, onder andere met een complete bedrijfshal waar montagewerkzaamheden worden uitgevoerd.

In 1999 wordt de BOZ Group opgericht, de naam waaronder de organisatie tegenwoordig naar buiten treed en die eigenaar is van het aanwezige machinepark. Het aantal diensten en producten breidden zich in de loop der jaren verder uit en het product portfolio bestaat tegenwoordig uit: Engineering, Plaatbewerking, Poedercoating, Assemblage, Laserlassen en Omkastingen. Door het volledige productieproces in huis te faciliteren, wordt niet alleen een hoge mate van efficiency in het productieproces bereikt, het is ook dé manier om klanten van A tot Z te kunnen bedienen in het gewenste, metaalverwerkende proces. De klanten van BOZ Group zijn divers; Van OEM’ers in de Voedingsmiddelen-, de Agro, de Medische- en de Farmaceutische- tot aan de Elektrotechnische- en High Tech industrie. Voor iedere branche gelden andere regels en specificaties bij het ontwerpen en vervaardigen van producten. De jarenlange kennis en ervaring van BOZ Group levert hierbij een belangrijke toegevoegde waarde. Door klanten wordt BOZ Group genoemd in de top 10 van bedrijven in Europa binnen hun vakgebied.

Wij zijn een metaalbewerkingsbedrijf dat een volledig proces kan aanbieden van engineering tot het snijden en lassen van platen en het monteren hiervan. Door dit proces in zijn geheel te faciliteren kunnen wij de klant volledig ontzorgen.

Boz Group is een innovatieve onderneming en kenmerkt zich door vakmanschap en technologie. Zo wordt er veel gebruik gemaakt van automatisering en robotisering in de productieprocessen maar heeft het bedrijf ook een groot aantal vakmensen in dienst. De combinatie van jarenlange kennis en ervaring met innovatieve technieken draagt voor een belangrijk deel bij aan het huidige succes van de onderneming. Inmiddels bestaat de onderneming uit meer dan honderd man en de interne organisatie omschrijft zich het beste als betrokken en klantgericht. Een opvallende kernwaarde van BOZ Group is de clean desk, clean operations en clean produceren -policy. Dit resulteert letterlijk in een schone werkomgeving zodat ook voldaan kan worden aan de hoogste normen in marktsegmenten als Medisch, Agro, Voeding en Farmaceutisch.

Het selecteren van een scanoplossing

De strategie van BOZ Group is sterk gericht op gebruik van innovatieve middelen om continu verbetering in de huidige bedrijfsprocessen te bewerkstelligen. Daarnaast bestond er al geruime tijd de wens om als organisatie paperless te gaan werken in het kader van de clean desk policy. Toen bleek dat het huidige ERP systeem niet meer voldeed aan de behoeftes van de sterk groeiende organisatie, werd er gezocht naar een nieuw pakket dat beter aansloot bij het huidige, projectmatige proces. Er werd gekozen voor Ridder iQ, een branche specifieke ERP applicatie, in combinatie met de scanoplossing van Scan Sys. De keuze voor deze applicaties bood een passende oplossing voor beide vraagstukken.

Wij wilden een paperless factory. Om dit te kunnen realiseren hebben wij overal WIFI netwerken aangelegd en onze machines hierop aangesloten. Ook hebben wij op alle werkplekken van de productievloer touchscreen monitors zodat de medewerkers bouwtekeningen direct tot hun beschikking hebben en ook de urenregistratie eenvoudig kunnen afwikkelen. Tijdens de uitrol van dit project constateerden we dat ons ERP systeem niet meer toereikend was, onder andere vanwege de verouderde technologie en gebrek aan specifieke functionaliteit. Na een selectie hebben wij gekozen voor Ridder iQ, waarvan wij wisten dat er ook een mooie scanoplossing voor bestond, namelijk de software van Scan Sys. De reden dat wij gekozen hebben voor een scanoplossing had meer te maken met onze visie op het efficiënt en paperless werken dan met een terugverdienmodel.

Na het zien van de demonstratie van Scan Sys zagen wij dat er nog meer mogelijk is met de software dan alleen het verwerken van inkoopfacturen én dat de software goed geïntegreerd kon worden met workflow functionaliteit (red. in dit geval workflow functionaliteit van Ridder iQ). Dat heeft ons doen besluiten om de software van Scan Sys gelijktijdig met Ridder iQ aan te schaffen.

Inzet van ImageCapture

Factuurverwerking met ImageCapture

BOZ Group verwerkt op jaarbasis ongeveer 5000 facturen waarvan het merendeel gerelateerd is aan een inkooporder of bestelling. Voorheen werden de facturen in papieren vorm rondgestuurd ter beoordeling en goedkeuring. Wanneer de factuur per e-mail binnenkwam, moest deze worden uitgeprint om behandeld te kunnen worden. De facturen bleven liggen, bijvoorbeeld bij afwezigheid van een collega, en raakten onderweg zoek. Ook het controleren van de factuur met de eerder geplaatste bestelling was een tijdrovende klus waardoor het proces niet efficiënt en zonder transparantie verliep. Immers, zolang een factuur niet ingeboekt is, bestaat er geen actueel overzicht van de kosten en is er ook geen inzage wanneer de betaling plaats zal vinden.

Voorheen hadden wij een volledig papieren proces waarbij facturen werden gestempeld en via postmappen door de organisatie werden verstuurd om vervolgens handmatig te worden goedgekeurd. De vakantieperiode was in dat opzicht een ramp omdat er bij terugkomst soms wel 300 facturen lagen te wachten om verwerkt te worden. Nu, met gebruik van de ImageCapture software, zijn we een dag na de vakantie eigenlijk alweer helemaal bij!

De facturen die BOZ Group ontvangt worden tegenwoordig allemaal met ImageCapture verwerkt. Papieren facturen worden gescand en digitale facturen worden direct geïmporteerd vanuit de e-mail. Veel van de facturen zijn gerelateerd aan een bestelling die in Ridder iQ is aangemaakt. De leveranciers geven dit bestelnummer mee op hun factuur, waardoor ImageCapture automatisch de juiste bestelling koppelt aan de factuur. De factuur en bestelling worden op kop- en regelniveau gematcht op prijzen en aantallen en bij verschillen start automatisch een goedkeuringsworkflow in Ridder iQ.

Wij vinden het belangrijk dat de inkoopfactuur volledig matcht met onze bestelling. Wanneer er een verschil is tussen de inkoop en de factuur dan wordt dit in de software direct herkend en wordt er een medewerker gekoppeld aan de factuur die deze eerst moet accorderen. In Ridder kun je ook per crediteur aangeven wat de voorkeursrekening en kostenplaatsen zijn. Dit neemt de software automatisch over in het boekingsvoorstel, wat de snelheid in het boekingsproces ten goede komt.

Documentverwerking met ImageCapture

Naast de inkoopfacturen heeft BOZ Group ook een groot volume aan documenten die met ImageCapture software worden verwerkt. Dagelijks worden met behulp van de software pakbonnen, werkbonnen en klachtenformulieren geautomatiseerd verwerkt. Op jaarbasis gaat het om ongeveer 14.000 documenten.

Net als bij veel andere organisaties hebben ook wij een grote papieren documentenstroom. Voor ons is het een echte meerwaarde dat ook deze documenten verwerkt kunnen worden met de software. Bijvoorbeeld onze pakbonnen; Wanneer wij een binnen-boeking hebben aangemaakt van de ontvangen goederen, wordt er automatisch een barcode gegenereerd die we op de pakbon plakken. De pakbon wordt gescand en de software koppelt deze automatisch aan de juiste boeking van goederenontvangst in Ridder. Zo heb je in één overzicht alle documenten beschikbaar, mét handtekening. Hetzelfde doen we met de werkbonnen en de klachtenregistraties. Op deze manier digitaliseer je eenvoudig alle soorten documentstromen binnen je organisatie. Ook bespaar je zo op archiefruimte want voorheen werden al deze documenten in mappen bewaard.

Ervaring met Scan Sys

Wij hadden voor de implementatie en livegang van ImageCapture 1 maand gerekend. Mede dankzij de geweldige inzet van consultant Haro (red. Haro Thierrij, Product Specialist) is dit ook gelukt. Ook de samenwerking met onze Ridder leverancier Wintheon, verliep erg goed. Je kon merken dat zowel Haro als de consultant van Wintheon beide applicaties goed kenden en precies wisten waar ze het over hadden. Dat voegde veel waarde toe tijdens de uitrol van het project.

Het pakket is erg gebruiksvriendelijk en een bewezen goed product. Het werkt stabiel en ik zou het dan ook iedereen aanbevelen. Er is mij al een aantal keren gevraagd naar mijn ervaringen met de software. Ik geef dan eigenlijk altijd aan dat de investering heel snel is terugverdiend!

Aldus, Peter Quist, Financial Manager BOZ Group