Cyclus NV is een afvalbeheerbedrijf dat voor 11 gemeenten in de Randstad het afval inzamelt, milieustraten beheert, reinigingstaken en gladheidsbestrijding uitvoert en al met al zorgt dat het netjes en veilig blijft op straat. Met ongeveer 200 vaste medewerkers haalt het bedrijf in opdracht van de gemeenten jaarlijks zo’n 200 kiloton afval gescheiden op en laat dit grotendeels duurzaam verwerken tot waardevolle grondstoffen.
De Aanleiding
Toen Thon Verbakel, Controller, zes jaar geleden in dienst trad bij Cyclus NV, had het bedrijf al ervaring met digitale factuurverwerking met ImageCapture in combinatie met Exact Globe. Het eerste project waar Verbakel in 2016 mee startte was de overstap naar een gedigitaliseerd Purchase To Pay-proces. Na een eerste verkenning werd gekozen voor een oplossing die destijds het meest bij Cyclus paste.
Die oplossing hebben tot medio 2020 gebruikt en daar hebben we veel van geleerd. De organisatie heeft leren werken met digitale inkoop en accordering via workflows. Daarnaast zijn we veel minder papier gaan gebruiken.
Aldus Thon Verbakel.
Medio 2019 wilden we nog verdere stappen maken, maar liepen we tegen de grenzen aan van onze toenmalige softwareoplossing. We besloten ons te gaan oriënteren wat er op de markt aan mogelijkheden beschikbaar was. Via onze ICT-partner QUBE ICT Solutions kwamen we weer bij Scan Sys terecht en op basis van een meervoudig onderhandse aanbesteding kozen we voor die oplossing. In het eerste half jaar van 2020 hebben we de implementatie van onze nieuwe software gedaan.
Anders dan bij de vorige oplossing hebben we met behulp van Shopper en ImageCapture dit volledig geïntegreerd met ons financiële pakket Exact Globe. Het is nu een volledig gekoppeld proces waarbij we alle bestellingen en verplichtingen beheren, en toegankelijk en inzichtelijk hebben. Om een idee te geven, wij hebben zo’n 8.000 inkoopfacturen per jaar waarbij zo’n 20 bestellers en 10 fiatteurs of contracteigenaren betrokken zijn.
De oplossing
Cyclus gebruikt Shopper voor het inkoopmanagement, ImageCapture voor de factuurverwerking en Exact Globe als financiële oplossing. De systemen zijn volledig met elkaar geïntegreerd en communiceren realtime met elkaar. Er zijn workflows met bijbehorende autorisaties voor het gehele inkoopproces, en de goedkeuring en verwerking van de facturen, dit alles op basis van een mandateringsschema. De oplossing is webbased en wordt gebruikt vanaf desktop en mobiel.
De resultaten
Deze geïntegreerde oplossing heeft ons sinds 2019 zo’n 30% extra efficiency opgeleverd. We zijn veel minder tijd kwijt met het verwerken van facturen. Dat geeft ons tijd om aandacht aan andere dingen te besteden. Zo is ons contractmanagement nu veel beter afgestemd op ons inkoopbeleid. De rol van de contracteigenaren is veel duidelijker en ze hebben beter inzicht om hun inkoopbeleid te sturen want in het verleden was dat nog te veel afhankelijk van soms eigen Excel bestanden en aangegane verplichtingen via de mailbox.
Onze vaste partner QUBE ICT Solutions heeft de oplossing met Shopper en ImageCapture bij ons voorgesteld. Zij verlenen ook de eerstelijns support. Dat verloopt goed. We merken dat er snel wordt geschakeld met Archifact (de leverancier van Shopper) en Scan Sys. De implementatie is snel en soepel verlopen. Dat gebeurde in coronatijd, dus voornamelijk remote. We hadden in de oude oplossing inmiddels een werkvoorraad van 6 tot 7 weken opgebouwd, terwijl onze leveranciers binnen 30 dagen betaald moeten worden. Het was dus belangrijk dat de implementatie goed en gedegen verliep. Dat maakte dat iedereen gemotiveerd was om de schouders eronder te zetten. We kregen goede ondersteuning vanuit de organisatie, dat is ook heel belangrijk. Na de implementatie merkten we meteen dat het proces en de doorlooptijd van bestellingen, facturen en betalingen weer beter in balans was. De papierstroom was al verminderd, maar ik denk dat we nu misschien nog maar 10 papieren facturen per week ontvangen, de rest komt allemaal als PDF in de mailbox, klaar om digitaal verwerkt te worden.
Naast de voordelen van een geheel geautomatiseerd Procure To Pay-proces, heeft deze nieuwe oplossing met Shopper, Exact Globe en ImageCapture nog wat andere verbeteringen opgeleverd. Allereerst is de factuurherkenning sterk verbeterd. Met de vorige oplossing was dat tussen de 70 en 80%, met ImageCapture is dat zeker meer dan 90%.
Onze goedkeurders vinden de nieuwe oplossing ook veel gebruikersvriendelijker. En door een koppeling met onze Business Intelligence-oplossing QlikSense krijgen we veel data uit Shopper en ImageCapture voor checks. Daar maakt ook onze accountant dan weer dankbaar gebruik van.
We vroegen Thon Verbakel of het project nu afgerond is:
Nee, we willen nog verder. De volgende stap is om ook onze assetmanagement oplossing, Ultimo, te koppelen met Shopper. Dan kunnen we ook die bestellingen en facturen straks digitaal verwerken.
