HeadFirst
Oprichter en directeur Rick Kruiswijk heeft veel ervaring in de wereld van externe inhuur opgedaan, zowel vanuit de vraag- als aanbodzijde. In 1995 begon hij HeadFirst met ING als eerste klant. In een paar jaar tijd groeide de organisatie uit van een samenwerking met enkele leveranciers in specifieke niches, tot een directe samenwerking met zelfstandig professionals. Namen als Rabobank, Nuon en de Belastingdienst in het klantenbestand, zorgden voor een sterke toename van het aantal opdrachten en het aantal professionals dat via HeadFirst aan het werk ging. Vandaag de dag is HeadFirst een organisatie met bijna 100 medewerkers, een netwerk van ruim 20.000 professionals en bemiddelen zij meer dan 13.000 opdrachten per jaar bij meer dan 50 opdrachtgevers.
In de markt wordt vaak de term Intermediair of Broker gebruikt, wij hebben het liever over Kennisbemiddelaar. Wij zorgen voor het onderbrengen van zelfstandigen en medewerkers van detacheringsorganisaties bij onze opdrachtgevers. In ons vakgebied zijn wij marktleider.
Wij bieden twee soorten dienstverlening; Voor sommige opdrachtgevers verzorgen wij het volledige traject, van werving en selectie tot en met het opstellen van het contract, de facturatie en betaling, terwijl andere opdrachtgevers zelf al iemand hebben gevonden voor de inhuur. In het laatste geval start het proces bij de contractering.
In 2011 lanceert het bedrijf HeadFirst Select, een online marktplaats waar vraag en aanbod elkaar treffen, zonder bemiddeling en hoge kosten.
HeadFirst Select is het selfservice portal voor onze verschillende klantgroepen. Met behulp van dit portal is het voor opdrachtgevers makkelijker om zelf kandidaten te vinden omdat ze op deze manier toegang hebben tot onze database van professionals.
HeadFirst is opgericht met een visie voor de toekomst: De arbeidsmarkt wordt flexibeler, het aantal zelfstandig professionals blijft groeien. Een baan voor het leven is iets uit het verleden: organisaties zien deskundigheid en denkkracht steeds vaker als iets dat tijdelijk ingezet kan worden. In een snel veranderende arbeidsmarkt wil HeadFirst dé verbinder zijn tussen kennisvragen en -leveranciers.
Wij leveren onze diensten op een transparante en reële manier. Hierbij hanteren wij vaste, lage marges voor onze bemiddeling. Onze dienstverlening is erop gericht zo goed mogelijk te faciliteren. Dit doen wij door altijd op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving en door nauw betrokken te blijven bij zowel de vraag- als aanbodzijde. Uniek aan ons concept zijn onze relatiemanagers die de Zelfstandig Professionals en Leveranciers begeleiden.
De keuze van een scan en herken oplossing
Naarmate het aantal opdrachten en professionals toenam, groeide ook de druk op de administratie. Op dit moment zijn er iedere maand 2500 professionals gelijktijdig via HeadFirst aan het werk. Dit betekent 2500 inkomende facturen per maand. De facturen werden in het verleden handmatig ingevoerd in Excel, waar controle op de gefactureerde uren plaatsvond. Aansluitend werd vanuit Access de verkoopfactuur aangemaakt, die met een kopie van de urenstaat, per post verzonden werd aan de opdrachtgever. Met name de controle en handmatige invoer van de facturen werd door de toenemende aantallen een tijdrovend proces.
Wij hebben altijd te maken met twee contracten: die van opdrachtgever en opdrachtnemer. Wij merken dat veel opdrachtgevers graag per project gefactureerd willen worden, zodat zij de kosten gemakkelijker kunnen herleiden. Wij liepen aan tegen het feit dat er iedere maand 2500 facturen binnenkwamen en bijna hetzelfde aantal weer de deur uit moest.
We werken met verschillende systemen, zowel voor onze recruitmentactiviteiten als voor ons administratieve proces. In 2011 hebben we met de ontwikkeling van HeadFirst Select onze recruitmentactiviteiten volledig in kaart gebracht en de bijbehorende administratie sterk geoptimaliseerd. De volgende stap was om het andere proces, wat in de loop der jaren steeds arbeidsintensiever is geworden, aan te pakken. Hierbij zochten wij een systeem dat ook gekoppeld kon worden aan onze eigen maatwerksoftware.
In 2012 heeft HeadFirst de overstap gemaakt naar AFAS Profit, de ERP applicatie van AFAS, in combinatie met ImageCapture for Invoices voor de geautomatiseerde verwerking van hun facturen. ImageCapture heeft een gecertificeerde koppeling met de AFAS software waardoor beide systemen naadloos integreren.
Inzet van ImageCapture
Via de accountmanager van AFAS zijn wij bij Scan Sys terecht gekomen. Wij hebben een paar aanbieders overwogen en uiteindelijk de keuze gemaakt voor de ImageCapture software. Dit had met name te maken met de mogelijkheden en flexibiliteit van de software maar ook omdat Scan Sys meedacht in het proces. Vooral de een-op-een- facturatie moest goed ingeregeld worden. Scan Sys heeft hiervoor een goede oplossing geleverd waarbij de urenstaat van de inkoopfactuur ook bij de verkoopfactuur gevoegd kan worden.
De factuurstroom van HeadFirst, die gerelateerd is aan inhuur, is tweeledig; sommige opdrachtgevers willen een-op-een gefactureerd worden. HeadFirst ontvangt dan van de professional of leverancier een inkoopfactuur met een urenbriefje op basis waarvan een verkoopfactuur wordt gemaakt.
Andere opdrachtgevers werken met bulkfacturatie of verzamelnota’s. Bij deze opdrachtgevers schrijven de professionals hun uren in het systeem van de opdrachtgever en ontvangt HeadFirst iedere maand een uitdraai van de opdrachtgever. Naar de professionals wordt een factuurvoorstel gezonden waarin wordt vermeld hoeveel uur zij mogen factureren aan HeadFirst. Aan de opdrachtgever wordt een verzamelfactuur toegezonden.
Een van de andere producten van HeadFirst is de premium dienstverlening. Met deze abonnementsvorm zijn professionals verzekerd voor aansprakelijkheid, betaling binnen 30 dagen, hebben zij een vast contactpersoon en kunnen zij deelnemen aan diverse kennissessies die voor hen worden georganiseerd. Een premium abonnement wordt berekend over het aantal gewerkte uren. Bij het aanmaken van de verkoopfactuur moet dus ook een factuur worden gemaakt voor de premium dienstverlening.
Eén afdeling verwerkt alle facturen die te maken hebben met de inhuur van professionals. Alle facturen die binnenkomen worden ingelezen in ImageCapture. In het controle-scherm van ImageCapture is het zo ingericht dat de urenstaat en de factuur naast elkaar worden getoond. Hierdoor kan gemakkelijk controle plaatsvinden op de gefactureerde uren en kunnen eventueel gegevens aan de boeking worden toegevoegd als deze nog niet automatisch zijn uitgelezen.
De facturen waar geen urenstaat bij zit maar waar een factuurvoorstel van is aangemaakt, worden automatisch geconfronteerd met de geregistreerde uren op het project in AFAS.
Vervolgens wordt de boeking doorgeschoten naar het inkoopdagboek in AFAS. Tegelijkertijd worden de boekingsregels aangemaakt als Nacalculatie en op de projectkaart in AFAS. Ook de premiumfactuur wordt automatisch klaargezet. Met een druk op de knop wordt de verkoopfactuur gegenereerd. Deze wordt, met de urenstaat als bijlage, vanuit ImageCapture verzonden.
Een andere afdeling houdt zich bezig met de kostenfacturen, daar wordt ImageCapture ook gebruikt; de facturen worden daar gescand of geïmporteerd en als boeking aangemaakt in AFAS met de factuur als bijlage.
Ervaring met Scan Sys
De implementatie bij HeadFirst laat zich omschrijven als een geleidelijk proces. Doordat er ook het nodige maatwerk in de configuratie is verwerkt, liepen ze, met name in het begin, nog wel eens tegen zaken aan. Nu, een paar jaar later is de software onderdeel van het proces geworden.
Inmiddels bevalt het ons goed en is het “normaal” geworden. Het komt nog wel eens voor dat wij tegen iets aanlopen en daar support voor nodig hebben. De supportafdeling is gelukkig snel en kan dan vaak op afstand helpen. Dat is erg prettig. De implementatie is prettig en goed verlopen. Scan Sys is een flexibele partij die voor ons de software op maat heeft afgestemd. Bij andere partijen wordt niet altijd dezelfde flexibiliteit geboden. Het pakket helpt om het verwerkingsproces van facturen vele malen sneller te laten verlopen en biedt het gemak van digitale beschikbaarheid van de documenten.
Aldus Mattijs Wassenburg, Manager Software Development en IT
