HUB Footwear
HUB Footwear is niet alleen actief in Nederland, maar heeft ook distributiekanalen in Duitsland, België, Scandinavië, Zwitserland, Oostenrijk en Frankrijk. Door de flinke groei die het bedrijf maakte, namen ook het aantal (administratieve) werkzaamheden fors toe. Daarom heeft HUB Footwear besloten de overstap te maken naar Reflecta XL-ENZ, de branche specifieke ERP applicatie voor de fashion industrie. De ERP leverancier Reflecta heeft ook een integratie met onze ImageCapture software voor de geautomatiseerde verwerking van facturen. Zo ontstond een samenwerking tussen deze drie partijen.
Facturen en finance automatiseren door integratie met ImageCapture
De groei van HUB Footwear zorgde dus voor een toename in de werkzaamheden, waaronder de handmatige verwerking van de inkoopfacturen. Marco Marzallo:
Alle facturen moesten geprint worden om ze vervolgens over te kloppen. Aan het printen en opnieuw invoeren van gegevens ging veel tijd en geld verloren. Ik wist zeker dat ik daar op kon besparen!
Daarom ging HUB Footwear op zoek naar een automatiseringsoplossing om haar processen vergaand te optimaliseren. Ook had HUB Footwear de doelstelling om de facturenstroom, betalingen en het verwerken van bankafschriften te versnellen en een paperless office te creëren.
Inzet van ImageCapture
Voor het verder automatiseren van de financiële afdeling en zo de gewenste paperless office te creëren, ging het bedrijf in gesprek met Scan Sys, die als enige integratiepartner van Reflecta een automatiseringsoplossing heeft voor de verwerking van inkoopfacturen. De software, ImageCapture integreert volledig met Reflecta XL-ENZ en maakt hierbij gebruik van alle aanwezige data om een volledig geautomatiseerd boekingsvoorstel te genereren. Na goedkeuring wordt de boeking direct aangemaakt in Reflecta XL-ENZ met het digitale document als bijlage. Alle gegevens zijn dus direct digitaal beschikbaar en altijd up to date. Ook de documenten zijn direct opvraagbaar vanuit Reflecta. Kostbare tijd en archiefruimte wordt op deze wijze bespaard.
Het resultaat
Marco is erg te spreken over de integratie tussen ImageCapture software van Scan Sys en de module ‘Koppelen Documenten’ in Reflecta XL-ENZ:
De integratie met ImageCapture was voor ons best een investering maar we hebben hierdoor uiteindelijk wel een flinke besparing gerealiseerd. Omgerekend naar capaciteit hebben wij met deze oplossing 0,4 fte bespaard. Tevens heeft het er voor gezorgd dat we geen documenten meer kwijt raken en er geen fouten meer worden gemaakt. Alle gegevens zitten niet meer in ordners, maar in je systeem. Je kunt alles eenvoudig opzoeken, opvragen en doorsturen. We zijn er heel blij mee en ik denk dat we de doelstelling van paperless office op deze manier redelijk behalen.
- Met minder mensen meer resultaat
- Minder tijd kwijt aan handmatige handelingen
- Flinke besparing op gebied van facturen en finance
Bron: usercase Reflecta met Marco Marzolla, Director of Finance & Operations, 20 maart 2020. Lees het volledige artikel hier of kopieer deze link in de browser: https://reflecta.nl/case-study-hub-footwear/
