MyMicro
MyMicro Group gelooft in een wereld waarin zo min mogelijk apparaten onnodig worden weggegooid. Voor de verkoop van IT-onderdelen zijn onder meer de webwinkels ReplaceDirect en Twindis.com opgericht. MyMicro is in 2003 in de garage van een van de oprichters ontstaan en levert inmiddels vanuit Beek & Donk ruim 750.000 onderdelen in vier landen. Dagelijks worden vanuit hun magazijn zo’n 2000 pakketten met onderdelen verstuurd aan consumenten en wederverkopers, die daarmee elektrische apparaten een langere houdbaarheidsdatum geven. Voor het verwerken van de inkoopfacturen in Microsoft Dynamics AX, maken zij gebruik van onze ImageCapture software. Assistent Controller en Teamlead Finance, Roel van de Steeg, vertelt over zijn ervaringen met Scan Sys en onze software.
De keuze van een scanoplossing
Het enorm brede productassortiment met o.a. batterijen, schermen en andere onderdelen voor alle mogelijke apparaten maar ook accu’s voor elektrische fietsen, zorgt ervoor dat er flink wat inkoopfacturen bij de crediteurenafdeling binnen komen, wel zo’n 250 per week! Dat was tot voor kort een volledige papieren proces. Een factuur kwam binnen, werd geprint, voorzien van stempel, boekstuknummer, datum en leveranciersnummer en handmatig ingevoerd in Microsoft Dynamics AX. Daarna kwam de factuur op de goedkeuringsstapel van de betreffende budgethouder en die stapel papier ging de organisatie in voor goedkeuring (en raakten soms ook zoek). Roel van de Steeg, business controller/teamleader en sinds 2014 betrokken bij het administratieve proces binnen MyMicro vertelt:
Toen ik als stagiaire startte bij MyMicro Group was een van mijn eerste vragen: Wanneer betreden we met onze administratie de 21ste eeuw? Overal kasten vol papier, heel veel handmatig werk en facturen die zoekraakten… voor mij toen al reden om na te denken over een scanoplossing.
Door andere prioriteiten heeft het tot 2018 geduurd voordat de volgende stap in dit proces werd gezet. Roel, inmiddels in vaste dienst bij het snelgroeiende bedrijf, werd betrokken bij het selectieproces:
We hadden een aantal partijen die scanoplossingen leverden, uitgenodigd en uiteindelijk hebben we voor ImageCapture van Scan Sys gekozen. Hun propositie overtuigde ons het meest en was ook betaalbaar.
De implementatie van ImageCapture
De uitrol heeft uiteindelijk nog zo’n drie jaar geduurd. Roel vertelt hierover:
De koppeling van ImageCapture met Microsoft Dynamics AX loopt anders dan met de meeste andere ERP-systemen. Onze AX-specialist heeft destijds een plan gemaakt voor die koppeling maar dat plan kwam in de koelkast terecht. Uiteindelijk hebben we voor een opzet gekozen waarbij ImageCapture de factuur inleest en het boekstuk aanmaakt en de goedkeuring binnen Microsoft Dynamics AX plaatsvindt. We hebben het proces in augustus van dit jaar geïmplementeerd voor de kostenfacturen, dus voor de niet-voorraad artikelen. Sinds afgelopen maand worden ook onze voorraadfacturen ingelezen via ImageCapture. Leverancier voor leverancier wordt toegevoegd en in ImageCapture wordt de factuurindeling bepaald. Ongeveer 50% van onze producten komt uit het Verre Oosten, daar is het helaas nog niet zo vanzelfsprekend dat een factuur in pdf-vorm wordt verstuurd, maar stapje voor stapje komen we er.
Wat heeft het opgeleverd?
Inmiddels verloopt het proces naar alle tevredenheid. Was de maandafsluiting in de oude, handmatige situatie een omslachtig en langdurig proces, waarbij facturen die op het eind van de maand waren binnengekomen, handmatig moesten worden bijgehouden, nu is het op de tweede dag voor elkaar! Door het gestroomlijnde autorisatieproces, hoeven er bijna geen overlopende posten meer te worden geboekt.
De medewerkster die de facturen in ImageCapture scant is ook heel tevreden met de oplossing. Ze besteedde al jaren te veel tijd aan het handmatig invoeren en heeft nu tijd voor andere werkzaamheden zoals het inkoopproces.
Roel ziet tot slot nog een aantal belangrijke verbeteringen die door ImageCapture zijn gerealiseerd:
Als allerbelangrijkste de enorme tijdsbesparing doordat handmatig werk is geëlimineerd, maar ook omdat facturen niet langer zoek raken. Ook het digitale archief waarin facturen gemakkelijk en snel vindbaar zijn is een groot voordeel van het werken met ImageCapture.
