Plukon Food Group is in Europa een van de grootste spelers op de markt van pluimveevlees en levert kipproducten en kant-en-klaarmaaltijden aan toonaangevende Europese food partners. Met 27 vestigingen in zes landen en een personeelsbestand van ruim 6.500 medewerkers is Plukon koploper in het vertalen van consumentenwensen naar innovatieve producten, concepten en houderijconcepten. Plukon Food Group is het kenniscentrum op het gebied van pluimveevlees en heeft de ambitie om verder te groeien in kwaliteit, capaciteit en rendement.
Inzet van ImageCapture
Bij alle vestigingen van Plukon Food Group wordt al een aantal jaren gebruik gemaakt van Exact Globe. In 2018 startte Plukon Food Group het project om het aankoopproces te digitaliseren, de IT-afdeling van Plukon Food Group oriënteerde zich op de markt en kwam bij Scan Sys terecht. Dat leidde tot een succesvolle pilot van ImageCapture voor het scannen en goedkeuren van facturen bij Plukon Convenience Olen, de Belgische vestiging. Daarna volgde al snel een implementatie in Frankrijk, waar Plukon Food Group net een overname had gedaan. Exact Globe werd geïmplementeerd en de nood was hoog om ook de factuurverwerking te digitaliseren. Doordat de workflow in Olen al uitgebreid getest was, kon de implementatie in Frankrijk snel plaatsvinden.
Aansluitend werd ImageCapture bij de vestigingen in de overige landen (Nederland, Duitsland, Polen en Spanje) in gebruik genomen. Bij de implementatie van ImageCapture bij de administratie van Plukon Wezep t(het hoofdkantoor) werd de software niet alleen gekoppeld met Exact Globe, maar ook met inkoopsoftware van het ERP pakket, CSB. Samen met ScanSys partner AB Software, werd hiervoor een workflow ontwikkeld die het gehele aankooproces met bestellingen, goederenontvangsten, factuurverwerking en goedkeuring digitaliseerde.
Inmiddels is ImageCapture als een olievlek verspreid binnen de Plukon-organisatie en wordt de oplossing op alle locaties gebruikt.
Ervaringen met ImageCapture
Philip Faes, Country Manager Finance in België, die betrokken was bij de pilot en de overige implementaties binnen Plukon Food Group vertelt.
Inmiddels verwerken we binnen de groep meer dan 150.000 facturen per jaar via ImageCapture. Het systeem is zeer gebruiksvriendelijk, logisch opgebouwd met visueel sterke icoontjes. Ook in landen waar medewerkers de Engelse taal niet altijd machtig zijn zoals Spanje of Frankrijk wijst Image Capture zichzelf uit.
Ervaring met Scan Sys
Ook de implementatie verliep heel voorspoedig. Scan Sys zorgt voor de koppeling met Exact en daarna regelt onze IT-afdeling zelf de inrichting van de workflows, de aanmaak van de gebruikers, de eerstelijnssupport . Voor een implementatie rekenen we met 2 dagen, 1 dag voor de opzet van de administratie en 1 dag nazorg. We hebben veel kennis van ImageCapture binnen de IT-afdeling en doordat de software eenvoudig te begrijpen is en logisch opgebouwd, kun je snel stappen maken. Dat is fijn want het aantal bedrijven binnen de groep groeit. Ook de training van de medewerkers doen we ‘in house’. De training is heel erg visueel. We zijn dus niet echt afhankelijk van andere partijen. Bijkomend voordeel is bovendien dat de kosten beperkt blijven.”
Wat heeft het opgeleverd?
Hierover vertelt Philip Faes;
Het gedigitaliseerde proces heeft ons veel opgeleverd. Allereerst is het enorm tijdsbesparend om de inkoopfacturen digitaal op te vragen uit Exact, bovendien heeft elke gebruiker z’n eigen digitale archief waar hij terug naar kan grijpen. En het is natuurlijk met deze workflow veel gemakkelijker om facturen goed te keuren of te bepalen waar de factuur zich in het goedkeuringsproces bevindt.
En tot slot merkt hij nog op:
We wisten in 2018 al dat we het inkoopproces moesten digitaliseren en waren gelukkig al gestart voor er zelfs sprake van COVID-19 was. Achteraf ben ik heel blij dat we ImageCapture vorig jaar al overal hadden geïmplementeerd. Een papieren proces zou nu wel heel ongelegen zijn.
