Quantes

Quantes

Quantes is in de afgelopen jaren getransformeerd van een offset drukkerij naar een modern communicatiebedrijf. Daarmee is flink in technologie geïnvesteerd, ook in de administratieve processen. We spreken er over met Dennis Meijer, verantwoordelijk voor verantwoordelijk voor Operations binnen Quantes:

In het verleden waren er wel 15 ordermanagers druk met het verwerken van de opdrachten van de klanten en de facturatie. In de waan van de dag, het goed begeleiden van de opdrachten van de klant en inkomende telefoontjes kwamen de ordermanagers soms niet eens toe aan facturatie van de opdrachten. En on top waren nog eens vijf tot zes mensen op de administratie druk met de inkoop, debiteuren, etc. En uiteindelijk klopten de cijfers nog niet.

 

Het PROCES

Je moet je bedenken dat in de loop der jaren de grafische branche een flinke transitie heeft doorgemaakt. Ons bedrijf is daarin volop meegegaan. Van een traditionele drukkerij zijn we een leverancier van communicatieoplossingen geworden die niet alleen drukken, maar in klantgerichte oplossingen denken. De offset drukpersen hebben plaatsgemaakt en de digitale drukkerij is met HP Indigo’s uitgebreid zodat we topkwaliteit bieden aan onze klanten. Naast print, bedrukken we eigenlijk alles. Je kan het zo gek niet opnoemen. Dat betekent dus ook dat we heel veel meer dan papier inkopen tegenwoordig en dat elke opdracht anders is. En ook de facturering naar onze klanten is complexe dan voorheen. Dat komt omdat we met grote klanten werken en opdrachten uit verschillende vestigingen ontvangen die ook vaak speciale inkooporderprocessen hebben met specifieke wensen ten aanzien van de facturatie. En ook de facturering naar onze klanten is complexer dan voorheen. Dat komt omdat we met grote klanten werken en opdrachten uit verschillende vestigingen ontvangen die ook vaak speciale inkooporderprocessen hebben met specifieke wensen ten aanzien van de facturatie.

Het moest dus anders. Quantes werkt met MultiPress, dat is specifieke ERP-software voor de grafische branche. En voor de financiële administratie gebruiken ze AFAS. Per jaar ontvangen ze zo’n 15.000 inkoop facturen. In 2017/2018 is het proces compleet omgegooid.

De facturatie wordt niet langer door de ordermanagers gedaan, maar door één persoon die alle ins en outs weet over BTW en alle andere zaken die van belang zijn. Zodra een opdracht wordt afgemeld, wordt deze direct gefactureerd. Dat was even wennen… De ordermanagers waren niet gewend, dat ze de order van de klant na het verwerken in het systeem ‘los’ konden laten. Maar als je iets bij bol.com bestelt is het niet anders, zodra je de order hebt geplaatst krijg je een factuur en gaat het proces in werking. Bij ons krijgt de klant een betalingstermijn dus heeft hij/zij nog alle tijd om te melden als er iets niet klopt op de factuur. Dus mocht er iets misgaan, dan wordt dat netjes en tijdig gecorrigeerd.

 

INZET VAN IMAGECAPTURE

Ook voor de verwerking van de inkoopfacturen hebben ze bij Quantes het proces aangepast en zijn ze op zoek gegaan naar een oplossing die het proces digitaliseert. Na meerdere oplossingen te hebben bekeken, kwamen ze bij Scan Sys terecht. Qua kosten liepen die oplossingen niet erg uiteen. Het was een pré dat Scan Sys al een koppeling tussen MultiPress en ImageCapture had ontwikkeld.

Toen we de keuze hadden gemaakt voor ImageCapture kregen we vanuit Scan Sys een projectmanager toegewezen die samen met ons een inventarisatie en een projectplan heeft gemaakt. Het werd allemaal heel professioneel aangepakt. We zijn in één keer omgegaan naar ImageCapture. Voorheen ontvingen we de facturen voor onze inkoopopdrachten op alle mogelijke manieren met alle bijbehorende nadelen. Het heeft zo’n drie tot vier maanden geduurd voordat we al onze leveranciers over hadden op digitale facturering, in veel gevallen UBL-facturen. Die worden met gebruik van ImageCapture nu heel efficiënt geautomatiseerd verwerkt door dezelfde persoon die de facturatie doet. Waar we in het verleden het overzicht af en toe compleet kwijtraakten en inkoopfacturen om allerlei redenen verkeerd geboekt werden, verloopt dat nu heel snel en overzichtelijk.  Als alles klopt verloopt het proces volledig geautomatiseerd. En we hebben voortdurend goed overzicht. En… de persoon die de facturatie en factuurverwerking doet kan het allemaal heel goed aan in z’n eentje.

 

ERVARING MET SCAN SYS

Hierover vertelt Dennis Meijer;

Ik ben heel tevreden over ImageCapture in combinatie met MultiPress en AFAS software. Maar we zijn nog niet klaar, ik zie nog veel meer mogelijkheden tot digitalisering en het efficiënter maken van onze processen.