Het team van That’s Lease speelt razendsnel in op veranderende situaties, iets waar de autobranche in de afgelopen COVID-tijd maar zeker ook met de huidige wereldsituatie behoorlijk mee te maken heeft. Het bedrijf groeit snel en behoort tot de top 40 leasebedrijven van Nederland. De innovatie zit niet alleen bij de klanten van That’s Lease, het kenmerkt ook de eigen organisatie. Financieel directeur Herman Brinkman en zijn rechterhand Mariska Haan vertellen hoe ImageCapture helpt om de administratieve bedrijfsprocessen efficiënter te maken.
De aanleiding
Op de vraag wat de aanleiding was om op zoek te gaan naar een oplossing voor factuurverwerking antwoordt Mariska resoluut:
De hoeveelheid facturen die ik, in de vier dagen die ik per week werk, moet verwerken blijft groeien. Ik ging dus eind vorig jaar op zoek naar een snellere methode en heb een demo aangevraagd bij Scan Sys. Na de eerste demo was ik eigenlijk meteen al enthousiast.
Herman Brinkman vult aan:
De eerste demo was een globale demo over de mogelijkheden van ImageCapture. Dat zag er goed uit. Daarna heeft Scan Sys nog een demo gegeven die specifiek gericht was op onze eigen omgeving. Wij gebruiken CarWise als ERP-oplossing. Die software wordt veel gebruikt door middelgrote leasemaatschappijen zoals wij. CarWise voorziet nog niet echt in uitgebreide mogelijkheden voor digitale factuurverwerking. De facturenmailbox, waar facturen in verschillende vormen binnenkomen (bijvoorbeeld ook UBL-facturen), wordt nu uitgelezen in ImageCapture en de uitgelezen informatie wordt via een bestand ingelezen uit ImageCapture en is dan meteen realtime in CarWise inzichtelijk. Alle noodzakelijke velden zijn volledig ingevuld. Het zou helemaal fijn zijn als CarWise binnenkort direct integreert met ImageCapture. De eerste stappen daarheen zijn binnen CarWise inmiddels gezet.
Ervaringen
We vragen Mariska wat het grootste voordeel is van het gebruik van ImageCapture. Over die vraag hoeft ze niet lang na te denken:
Tijdswinst! Voordat we met ImageCapture aan de slag gingen, hebben we een analyse gemaakt van hoeveel tijd ik kwijt was aan het overtikken en het scannen van de facturen naar CarWise. Dat kostte me al gauw zes tot zeven uur per week. Ik werk maar vier dagen dus dat is behoorlijk veel tijd. Nu ben ik met het hele proces maximaal een half uur per dag bezig. Bij de meeste facturen staan alle velden al netjes ingevuld en hoef ik alleen nog maar op ‘save’ te klikken. Ook het toevoegen van bijlagen is echt heel gemakkelijk geworden. Het goedkeuringsproces binnen That’s Lease verliep al digitaal, dus daar is niets aan veranderd. Maar, wat wel fijn is, is dat het hele proces veel minder foutgevoelig is geworden.
Herman vult aan:
Eigenlijk hebben we in een heel korte tijd de oplossing in gebruik genomen, en het werkt uitstekend! Er zijn nog veel meer mogelijkheden binnen ImageCapture, maar daar zijn we nog niet mee aan de slag geweest. Met Maarten Terlingen hebben we gesproken over het digitaal verwerken van niet-CJIB beschikkingen, dat is voor leasemaatschappijen zoals wij best wel ‘een dingetje’, en hij ziet daar mogelijkheden voor. Ik denk dat ik daar binnen de CarWise User Group Finance, waar ik lid van ben, wel de handen voor op elkaar kan krijgen. En ik wil Scan Sys daar graag aanbevelen.
Als wij terugkijken op het hele traject van demo tot ingebruikname, ben ik zeer positief. Het proces verliep soepel en ook heel snel. Ik heb al de nodige ICT-projecten gedaan en weet wat er aan verrassingen uit kan komen, maar andere projecten gingen zelden zo gemakkelijk als dit project. Alles verliep volgens plan en alle stappen zijn goed begeleid en uitgelegd.
