Heb je een ruimte die moet worden ingericht? Ga met de tekening naar TMC en laat een voorstel maken voor de kleuren, de verlichting, de vloer, de verf en natuurlijk de inrichting zelf. Als het voorstel naar wens is, kun je zelfs de sleutel afgeven. TMC zorgt dat de schilders en timmermannen aan de slag gaan, zodat jij vervolgens binnenstapt in een volledig ingericht huis, kantoor of werkruimte. Op de particuliere markt is het bedrijf vooral bekend in de regio Zeeland en Bergen op Zoom, maar op de zakelijke markt hebben bedrijven buiten de regio dit totaalconcept ook ontdekt.
Gebruik van ImageCapture
Sinds begin 2019 gebruikt TMC Wonen de ImageCapture-software in combinatie met iONE ERP van Colijn IT. iONE is een compleet ERP softwarepakket speciaal ontwikkeld voor de woonbranche. TMC Wonen gebruikt iONE voor processen zoals de orderadministratie, voorraadbeheer, logistiek en de boekhouding. We spraken met Jewannes Witte, onder andere verantwoordelijk voor marketing, systeembeheer en de financiële processen bij TMC.
Wij verwerken zo’n 300 tot 400 inkoopfacturen per week. Tot eind 2018 was een van onze medewerkers daar continu druk mee. Alles gebeurde handmatig, de facturen werd geprint en ingeboekt. Vervolgens werden de stapeltjes facturen handmatig betaald via internetbankieren, verwerkt in iONE en in een map gearchiveerd. Toen deze medewerker eind 2018 met pensioen ging, was dat een mooie aanleiding om te kijken of het proces niet efficiënter kon verlopen. We belden met Colijn IT en kregen het advies om met Scan Sys contact op te nemen. Er was namelijk al een standaard koppeling tussen iONE en ImageCapture. Dat was goed om te horen. We hebben dan ook niet verder meer gezocht. We hadden trouwens ook geen tijd voor een lang selectie en implementatietraject, want de facturen stapelden zich inmiddels op.
De implementatie
Begin 2019 is de implementatie van ImageCapture bij TMC Wonen gestart. Jewannes legt uit hoe de implementatie is verlopen:
Het ging eigenlijk heel gemakkelijk. De consultant van Scan Sys, Walter Prins, regelde het technische stuk met de mensen van Colijn IT, daar hoefde ik me niet druk om te maken. Vervolgens heeft Walter samen met mij in twee á drie dagen de inrichting geregeld, en de workflows volgens onze wensen opgebouwd. Het verliep allemaal heel soepel. Elk jaar hebben we even contact met Walter en bespreken we of alles nog naar wens functioneert.
Ervaring
We merkten eigenlijk direct de voordelen van het geautomatiseerde proces. De facturen worden nu volledig digitaal verwerkt in een efficiënte workflow. De hele papierwinkel is verdwenen. Het hele archief is nu digitaal, in plaats van in mappen. Alles is binnen een paar tellen terug te vinden omdat we in het digitale archief kunnen zoeken op leverancier, jaar, factuurnummer of wat je maar wil. ImageCapture in combinatie met de software van Colijn helpt ons ook om overzicht te houden. Vanaf één plek kunnen we nu monitoren wat de status van een factuur is. Als het nodig is kunnen de collega’s een seintje geven dat ze hun goed te keuren facturen moeten checken. Er wordt een logboek bijgehouden in ImageCapture, dat geeft inzicht in hoe het goedkeuringsproces verloopt, dat vindt onze accountant dan weer fijn!
Ik ben heel blij dat we deze stap naar automatisering en digitalisering hebben gezet! Van een situatie met steeds groeiende stapels facturen, kunnen we de hoeveelheid werk nu met een kleiner team goed aan. Een enorme sprong voorwaarts!
