Romijn Jaguar Land Rover digitaliseert factuurverwerking voor maximale efficiëntie
Bij Romijn Jaguar Land Rover is efficiëntie een prioriteit. Door te investeren in ImageCapture voor factuurverwerking, gekoppeld aan DBS Financieel en CAR IT, optimaliseerde de dealer het hele facturatieproces, wat zorgt voor tijdsbesparing, nauwkeurigheid en directe digitale toegang tot documenten.
Romijn Jaguar Land Rover, gevestigd in Den Haag, is een bekende naam in de automarkt en is gespecialiseerd in Jaguar en Land Rover. Als een van de eerste dealers binnen deze groep koos Romijn Jaguar Land Rover voor ImageCapture om de handmatige verwerking van facturen te digitaliseren. Ronald Romijn, directeur van Romijn Jaguar Land Rover en lid van de automatiseringscommissie van Jaguar Land Rover, speelde een centrale rol in dit project. Zijn focus op procesoptimalisatie en foutreductie leidde hem naar Scan Sys. “Scan Sys maakt ons werk eenvoudiger en helpt ons om sneller en nauwkeuriger te werken,” vertelt Romijn.
Aantal FTE bespaard per week
Terugverdientijd in dagen
Foutloze verwerking
De uitdaging
Romijn Jaguar Land Rover had te maken met een inefficiënt, foutgevoelig factuurverwerkingsproces. Het handmatig invoeren en rondsturen van fysieke facturen zorgde voor vertraging in het goedkeurings- en betaalproces, met als gevolg frustratie bij medewerkers en extra handelingen voor de administratie.
Met Scan Sys is het handmatige werk verleden tijd. Het systeem is efficiënt, volledig digitaal en 100% foutloos. Het bespaart ons enorm veel tijd.
Het proces / de werkwijze
Romijn Jaguar Land Rover startte de implementatie van ImageCapture op advies van CarIT, de ERP-leverancier, en koos voor een integratie met DBS Financieel. De software werd specifiek afgestemd op de administratieve behoeften van Romijn, wat de opstartkosten iets verhoogde maar resulteerde in een foutloos en soepel proces.
De software automatiseert nu de identificatie, goedkeuring en opslag van facturen, zonder dat handmatige acties nodig zijn.
Het resultaat
Digitale en foutloze verwerking
Alle leveranciersfacturen worden nu automatisch herkend en geboekt zonder handmatige invoer, waardoor de nauwkeurigheid toeneemt en fouten aanzienlijk verminderen.
Tijdbesparing en efficiëntie
Het digitaliseren van het factuurproces bespaart Romijn Jaguar Land Rover een dag werk per week, wat neerkomt op één FTE.
Traceerbaarheid en controle
Snel en volledig inzicht in de status van facturen, zonder dat er papieren ordners doorzocht hoeven te worden. Dit biedt niet alleen controle maar ook zekerheid en transparantie in het goedkeuringsproces.
Ronald Romijn
Romijn Jaguar Land Rover, Directeur
What's next?
Romijn Jaguar Land Rover kijkt naar verdere uitbreiding van hun digitale workflow en onderzoekt aanvullende toepassingen binnen Scan Sys om de efficiëntie nog verder te verhogen, ook in andere administratieve en financiële processen.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
