Orderbevestiging matching
Met automatische inkooporderbevestiging matching regel je alles eenvoudiger en efficiënter. Bevestigingen worden automatisch gematcht met je inkooporders, afwijkingen worden direct gesignaleerd, en alle gegevens worden actueel gehouden in je administratie.
Van complexiteit naar
ultieme controle
Laat je inkoopproces voor jou werken
Het systeem koppelt en controleert bevestigingen automatisch, zonder dat jij handmatig hoeft in te grijpen. Jij krijgt alleen meldingen bij afwijkingen.
Directe grip op inkoopprijzen en leverdata
Je weet meteen welke bevestigingen niet kloppen. Het systeem plaatst deze in een overzichtelijke workflow, zodat je snel en efficiënt kunt handelen.
Digitaal gemak en volledige controle
Alle bevestigingen worden digitaal opgeslagen en gekoppeld aan je inkooporders. Je hebt altijd toegang tot documenten en inzicht in de status van iedere order.
Matchen
Fiatteren
Updaten
Archiveren
Succes!
Importeren
Slimmer, sneller en makkelijker
Onze software maakt complexe taken eenvoudig en bespaart je tijd.
Ontdek wat het voor jou kan betekenen:
Automatische verwerking functionaliteit
Of de bevestiging nu per e-mail of op papier binnenkomt, het systeem leest deze automatisch in via scans of directe import.
Matcht niet alleen kopgegevens, maar ook stuksprijzen, leverdata en aantallen, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn.
Pas prijzen, leverdata en andere details eenvoudig aan binnen het systeem, zonder losse handmatige acties.
Automatische workflow aansturing
Toegewezen fiatteurs ontvangen automatisch meldingen, met fiattering gebaseerd op drempelbedragen, afwijkingen of criteria.
Goedkeurders kunnen bevestigingen niet alleen goed- of afkeuren, maar ook opmerkingen toevoegen, taken delegeren of vragen stellen aan collega’s.
Inzicht en documentbeheer
De planning heeft altijd actuele inzage in leverdata, wat helpt bij het optimaliseren van interne processen.
Alle documenten zijn doorzoekbaar met tekstlabels en toegankelijk op basis van gebruikersrechten.
Plan een vrijblijvende demo en maak kennis met Scan Sys
Ervaar zelf hoe het automatiseren van orderbevestigingen jouw inkoopproces efficiënter maakt.
Koppel met alle financiële- en ERP-systemen
Scan Sys faciliteert naadloze integratie met gespecialiseerde oplossingen uit de markt. Zo is alle software die jij dagelijks gebruikt moeiteloos met elkaar verbonden.
Ook zij werken met de software van Scan Sys
Veelgestelde vragen
Hide first
Hoe worden afwijkingen in prijs of leverdata precies afgehandeld?
Wanneer het systeem een afwijking tussen de inkooporderbevestiging en de originele bestelling detecteert (zoals een prijsverschil of afwijking in de leverdata), wordt deze afwijking automatisch gemarkeerd. Het systeem zet de bevestiging vervolgens in een workflow, afhankelijk van de vooraf ingestelde drempelbedragen.
De toegewezen fiatteurs ontvangen een melding met alle benodigde details, inclusief de redenen voor de afwijking. De goedkeurder kan besluiten om de afwijking goed te keuren, aan te passen of de leverancier om verduidelijking te vragen.
Hoe werkt de integratie met mijn bestaande ERP- of financiële systeem?
ImageCapture integreert naadloos met de meeste gangbare ERP- en financiële systemen. Zodra de inkooporderbevestigingen zijn ingelezen, worden ze automatisch gekoppeld aan de juiste inkooporder in jouw systeem. Dit bespaart handmatige invoer en maakt gebruik van de bestaande stamgegevens en boekingslogica, zodat je altijd met actuele data werkt. Er is geen periodieke synchronisatie nodig, wat zorgt voor een efficiënte en foutloze gegevensoverdracht.
Hoe kan ik de fiattering aanpassen voor specifieke afwijkingen of drempelbedragen?
In ImageCapture kun je de goedkeuringsworkflow volledig aanpassen op basis van jouw organisatiebehoeften. Afwijkingen kunnen automatisch worden doorgestuurd naar de juiste fiatteur(s), afhankelijk van de grootte van de afwijking (bijvoorbeeld prijsverschillen of leverdata).
Je kunt drempelbedragen instellen voor automatische goedkeuring of fiattering, zodat alleen significante afwijkingen de goedkeuringsworkflow ingaan. Hierdoor blijft het proces efficiënt, maar toch goed gecontroleerd.
Wat gebeurt er met de goedgekeurde inkooporderbevestigingen?
Na goedkeuring worden de gewijzigde gegevens automatisch geüpdatet in de oorspronkelijke inkooporder. Dit zorgt ervoor dat de administratie altijd up-to-date is zonder handmatige interventie.
De goedgekeurde inkooporderbevestiging wordt digitaal gearchiveerd en is direct opvraagbaar vanuit je ERP-systeem, zodat je altijd snel toegang hebt tot de benodigde documenten voor verdere verwerking of rapportages.
Wat gebeurt er als een inkooporderbevestiging niet goedgekeurd wordt?
Wanneer een inkooporderbevestiging niet goedgekeurd wordt, kan deze automatisch worden geretourneerd naar de leverancier met een verzoek om de bevestiging opnieuw in te dienen, met de aangegeven aanpassingen.
Dit gebeurt via e-mail, waarbij je de mogelijkheid hebt om een opmerking toe te voegen of een reden voor de afwijzing te vermelden. Ook kunnen afwijkingen van de bevestiging gedetailleerd worden vastgelegd in het systeem voor verdere opvolging.
Hoe kan ik de gegevens van een inkooporderbevestiging achteraf controleren of aanpassen?
Nadat een inkooporderbevestiging is ingelezen en gematcht, heb je altijd de mogelijkheid om de gegevens te controleren of aan te passen. Als een afwijking wordt gedetecteerd, kun je de relevante ordergegevens bewerken en aanpassen binnen ImageCapture voordat je deze verder verwerkt in je systeem.
Alle wijzigingen worden vastgelegd in de audittrail, zodat je altijd een gedetailleerd overzicht hebt van alle acties die zijn ondernomen.
Wil je meer weten over orderbevestiging matching?
Laat je gegevens achter bij Vinçon, dan nemen we contact op!
Head of Sales
