Inkoopmanagement (P2P)
Inkoopsoftware voor grip op aanvragen & uitgaven
Digitaliseer inkoopaanvragen, goedkeuringen, budgetten en inkooporders met inkoopsoftware die aansluit op je bestaande ERP-software. Breng de inkoop van producten en diensten samen in één gecontroleerd proces. Van aanvraag en budgetcontrole tot levering en financiële verwerking.
Iedere afdeling weet nu precies waar ze aan toe zijn, wat ze mogen bestellen en wie moet goedkeuren.
Stefan Markus, Business Controller bij Slagharen
Van losse aanvraag naar gecontroleerde inkoop
Een medewerker wil een product of dienst inkopen. Zonder vaste werkwijze ontstaat al snel onduidelijkheid over budget, leverancier, bevoegdheid en voortgang.
Inkoopsoftware maakt aanvragen vooraf zichtbaar. De juiste budgethouder beoordeelt de aanvraag voordat een inkooporder wordt aangemaakt.
Zo krijgt de organisatie eerder grip op uitgaven en worden ongeautoriseerde inkopen beperkt.
Aanvraag centraal vastgelegd
Medewerkers leggen vast welke producten of diensten nodig zijn, bij welke leverancier en voor welk doel.
Budget vooraf beoordeeld
De budgethouder controleert de aanvraag voordat de inkoop verdergaat.
Inkooporder na goedkeuring
Na akkoord kan de aanvraag worden omgezet naar een inkooporder.
ImageCapture:
van aanvraag naar financiële verwerking
ImageCapture verbindt aanvragen, inkooporders, ontvangsten en financiële verwerking met je bestaande ERP-software.
Leveranciers, producten, projecten, kostenplaatsen en andere beschikbare gegevens kunnen tijdens het proces worden gebruikt. Zo hoeft informatie niet steeds handmatig te worden ingevoerd.
Orderbevestigingen, pakbonnen en facturen sluiten beter aan op wat eerder is aangevraagd en ingekocht.
Wat levert inkoopsoftware concreet op?
Slimme inkoopsoftware automatiseert aanvragen, goedkeuringen, budgetcontrole en het aanmaken van inkooporders. Maar wat levert dat nou écht op?
Aanvragen centraal beheren
Inkooporders gecontroleerd aanmaken
Minder ongeautoriseerde inkopen
Afspraken met leveranciers eerder beschikbaar
Budgetten en verplichtingen direct zichtbaar
Producten en diensten beter traceerbaar
Minder handmatig administratief werk
Betere aansluiting op ERP-software
Gecontroleerd inkopen in 6 stappen
Controleren
Goedkeuren
Aanmaken
Ontvangen
Succes!
Configureren
Hoe helpt AI bij inkoopmanagement?
AI kan inkoop ondersteunen op de plekken waar veel variatie zit. Bijvoorbeeld bij het herkennen van gegevens op inkoopdocumenten zoals orderbevestigingen en facturen, of bij het eerder signaleren van afwijkingen ten opzichte van de inkooporder.
De beoordeling en goedkeuring blijven bij de mensen die erover gaan. AI helpt vooral om sneller te zien waar aandacht nodig is.
Integraties met ERP-software en financiële applicaties
De oplossing sluit aan op bestaande ERP- en financiële software.
Gegevens over leveranciers, producten, projecten, kostenplaatsen en orders kunnen worden gebruikt zonder dubbel werk. Het ERP-systeem blijft leidend voor stamgegevens, boekingen, actuele prijzen en voorraadbeheer.
Iedere locatie kan nu zelf bestellen, maar wel binnen de gestelde grenzen. Dat geeft vrijheid én grip.
Slagharen: van kwetsbaar maatwerk naar grip op inkoop
150+ inkopen per week
40% volume via inkoopmanagement software
Vrijheid voor alle locaties om inkopen te kunnen doen
Meer dan inkoopsoftware.
Contractmanagement
Beheer contracten, afspraken, looptijden, opzegtermijnen en verplichtingen vanuit één centrale omgeving.
Orderbevestiging matching
Controleer automatisch of leveranciers bevestigen wat er besteld is, voordat afwijkingen later bij de factuur zichtbaar worden.
Factuurverwerking
Automatiseer inkomende facturen van herkenning en codering tot matching, goedkeuring en verwerking in je ERP.
Veelgestelde vragen over inkoopsoftware
Wat is inkoopsoftware?
De software ondersteunt aanvragen, budgetcontrole, goedkeuringen, inkooporders, ontvangsten en de aansluiting op financiële verwerking.
Wat is inkoopmanagement?
Inkoopsoftware ondersteunt het operationele proces met vaste workflows, rollen en integraties.
Wat is e-procurement?
Daaronder kunnen aanvragen, leveranciers, catalogi, budgetten, inkooporders, ontvangsten en financiële verwerking vallen. Welke functionaliteiten beschikbaar zijn, hangt af van de gekozen oplossing.
Wat is purchase-to-pay?
Het traject loopt via goedkeuring, inkooporder, ontvangst en factuurmatching naar financiële verwerking.
Voorkomt inkoopsoftware ongeautoriseerde inkopen?
De werking hangt af van het ingestelde inkoopbeleid en de bevoegdheden binnen de organisatie.
Is dit ook software voor voorraadbeheer?
De inkoopsoftware kan beschikbare product- en voorraadinformatie gebruiken, maar vervangt geen ERP- of magazijnbeheersysteem.
Wat is factuurmatching?
Verschillen in prijzen, aantallen of geleverde goederen worden daardoor eerder zichtbaar.
Kan de oplossing met meerdere leveranciers werken?
Volledig leveranciersmanagement, zoals risicoanalyse, prestatiemeting en leveranciersontwikkeling, is een afzonderlijk vakgebied.
Vervangt inkoopsoftware mijn ERP-systeem?
De inkoopsoftware vult dit aan met aanvragen, budgetcontrole, goedkeuringen en inkooporders.
Kan de software automatisch inkooporders aanmaken?
De oplossing genereert niet zelfstandig orders op basis van verkoopdata, voorraadtrends of inkoopadvies, tenzij een gekoppeld systeem die functionaliteit levert.
Plan een demo van inkoopsoftware
Laat je gegevens achter. Vinçon of een van onze specialisten kijkt met je mee hoe jouw organisatie aanvragen, budgetten, leveranciers en inkooporders beter kan beheren.
Head of Sales
