Automatiseren van je inkoop- en contractbeheer levert aanzienlijke voordelen op voor je organisatie. Door handmatige processen te elimineren, kun je niet alleen veel tijd besparen, maar ook de kans op menselijke fouten minimaliseren. Het biedt je realtime inzicht in je uitgaven, openstaande verplichtingen en toekomstige kosten, zodat je altijd de controle behoudt.

Je kunt sneller en weloverwogen beslissingen nemen, ongewenste verrassingen voorkomen, en je hebt een veel betere grip op je contracten, prijsafspraken en leveranciers. Automatisering zorgt er bovendien voor dat je processen soepeler verlopen, wat de algehele efficiëntie van je organisatie verhoogt en medewerkers de ruimte geeft om zich op strategischere taken te concentreren.

ImageCapture biedt een alles-in-één oplossing voor inkoop- en contractbeheer, waarmee je het volledige proces van aanvraag tot betaling kunt automatiseren. Door de integratie met je bestaande systemen, zoals ERP- en P2P-software, elimineer je de noodzaak van handmatige data-invoer en kun je inkoopfacturen automatisch verwerken, goedkeuren en boeken.

Het systeem biedt volledige zichtbaarheid van je budgetten, contracten en prijsafspraken, zodat je altijd up-to-date bent over je uitgaven. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een hogere nauwkeurigheid en snellere verwerking van je inkoopprocessen. ImageCapture maakt het eenvoudig om het proces te digitaliseren en stroomlijnt de workflow, waardoor je teams sneller kunnen reageren op aanvragen en goedkeuringen.

ImageCapture integreert naadloos met je bestaande P2P-systeem en ERP-software, wat zorgt voor een gestroomlijnd proces van inkoop tot betaling. Het systeem maakt automatisch gebruik van alle gegevens uit je administratie en zorgt ervoor dat bestellingen, ontvangsten en facturen met elkaar worden gematcht.

Dit minimaliseert handmatige invoer, voorkomt dubbele boekingen en zorgt ervoor dat je altijd over de meest actuele gegevens beschikt. De integratie maakt ook een real-time proces mogelijk, wat betekent dat gegevens direct worden verwerkt en geüpdatet zonder enige vertraging, zodat je altijd overzicht en controle hebt over je inkoop- en financiële administratie.

Digitale contractregistratie binnen ImageCapture biedt het voordeel dat alle contracten en overeenkomsten met leveranciers op één centrale plek worden bewaard. Dit betekent dat je snel en eenvoudig toegang hebt tot contractgegevens zoals prijsafspraken, leveringsvoorwaarden en andere belangrijke details.

Door contractafspraken vooraf vast te leggen, kun je voorkomen dat er misverstanden ontstaan of dat afspraken niet worden nageleefd. Bovendien wordt het eenvoudig om contracten te monitoren, zodat je altijd weet wanneer een contract moet worden verlengd of geëvalueerd. Deze geautomatiseerde en transparante aanpak helpt om je onderhandelingspositie te versterken en maakt het naleven van afspraken veel gemakkelijker.

Met ImageCapture kun je je budgetten in real-time monitoren, waardoor je volledige controle hebt over je uitgaven. Het systeem waarschuwt je meteen wanneer een aanvraag of bestelling buiten het vastgestelde budget valt, zodat je snel kunt ingrijpen. Ook kun je budgetten instellen per afdeling, medewerker of project, zodat het duidelijk is wie verantwoordelijk is voor welke kosten.

Dit helpt niet alleen bij het bewaken van je financiële doelen, maar voorkomt ook dat je budgetten overschreden worden. Zo kun je alle uitgaven strak controleren en zorgen voor naleving van de vastgestelde financiële kaders.

Wanneer er afwijkingen zijn tussen een inkoopfactuur, de bestelling en de ontvangst, worden deze automatisch gemarkeerd door ImageCapture. Afwijkingen kunnen bijvoorbeeld zijn prijsverschillen, verkeerd gefactureerde hoeveelheden of onjuiste leverdata. Het systeem maakt het mogelijk om deze verschillen direct aan te passen of aanvullende kosten, zoals transportkosten, toe te voegen.

Indien de afwijking te groot is, wordt de factuur geblokkeerd voor betaling totdat de kwestie is opgelost, wat helpt om eventuele fouten te voorkomen en zorgt voor een juiste verwerking van alle facturen.

Het digitale fiatteringsproces in ImageCapture maakt het mogelijk om facturen efficiënt en snel goed te keuren. Zodra een factuur is ingelezen en gematcht met bestellingen of ontvangsten, wordt het automatisch gekoppeld aan de juiste goedkeurder(s). De fiatteur ontvangt een notificatie met een link naar de te beoordelen factuur en kan deze goedkeuren of afkeuren via een gebruiksvriendelijke interface.

Dit proces kan volledig worden afgestemd op de organisatie, waarbij goedkeuring afhankelijk is van drempelbedragen, type factuur of budgetverantwoordelijkheid. Daarnaast kunnen fiatteurs facturen delegeeren of een vraag stellen aan collega’s, waardoor het goedkeuringsproces soepel en flexibel verloopt. Het resultaat is een snel, transparant en efficiënt goedkeuringsproces met volledige zichtbaarheid van alle goedgekeurde of afgewezen facturen.