Oplossing

Documentbeheer en digitale postverwerking

Verwerk fysieke post, e-mails, scans en andere administratieve documenten digitaal met ImageCapture.

De software digitaliseert en automatiseert de verwerking. Gegevens worden herkend en ieder document gaat naar de juiste workflow en het juiste dossier.

Plan vrijblijvend een demo

Meer weten

Van inkomende post naar de juiste plek

Inkomende post bereikt je organisatie als fysieke documenten, e-mails, scans en digitale bestanden vanuit verschillende locaties.

Bij handmatige postverwerking blijven bestanden gemakkelijk in mailboxen, losse mappen of fysieke archieven staan. Dat zorgt voor zoekwerk, dubbele opslag en vertraging tussen verschillende afdelingen.

Met digitale postverwerking worden fysieke en digitale documenten centraal ontvangen, herkend en via specifieke workflows naar de juiste medewerker, afdeling of het juiste dossier gestuurd.

Fysieke en digitale post verwerken

Papieren documenten worden gescand. E-mails, PDF’s en bijlagen kunnen direct digitaal worden verwerkt.

Informatie automatisch herkennen

ImageCapture leest belangrijke gegevens uit digitale en gescande documenten.

Routeren via vaste workflows

Ieder document gaat naar de juiste medewerker, taak, afdeling of het juiste bedrijfsproces.

ImageCapture:
van postverwerking naar digitaal documentbeheer

Documentbeheer begint bij de binnenkomst van een document. ImageCapture herkent het documenttype, legt actuele informatie vast en bepaalt welke verwerking nodig is. Medewerkers controleren alleen waar dat nodig is.

Zo worden informatiestromen georganiseerd en blijven de juiste documenten eenvoudig toegankelijk in je bestaande software.

Bekijk hoe het werkt

Welke soorten documenten kun je verwerken?

ImageCapture kan worden ingericht voor verschillende fysieke en digitale documenten. De inrichting wordt afgestemd op je systemen, specifieke wensen en functionele en technische vereisten.

Post en correspondentie, zoals brieven, mededelingen, memo’s en andere inkomende poststukken

HR-documenten, zoals personeelswijzigingen, verklaringen, formulieren en gespreksverslagen

Gespreksverslagen, zoals klant-, medewerker- en projectverslagen

Formulieren en aanvragen, zoals aanvraagformulieren, registraties, mutaties en ingevulde PDF’s

HR-documenten, zoals personeelsmutaties, verklaringen en beoordelingsformulieren

Relatiedocumenten, zoals correspondentie, afspraken en klantgegevens

Wat levert digitaal documentbeheer concreet op?

Documenten blijven niet langer hangen in mailboxen, mappen of postbakken. Met ImageCapture worden ze sneller verwerkt, beter teruggevonden en direct gekoppeld aan het juiste proces.

Minder handmatige postverwerking

Inkomende post sneller verwerkt

Vaste workflows per documenttype

Minder zoekwerk tussen afdelingen

Minder papier en losse bestanden

Documenten eenvoudiger teruggevonden

Digitale archivering bij het juiste dossier

Meer grip op bedrijfsprocessen

Digitale postverwerking in 6 stappen

Importeren

Documenten ontvangen

Fysieke documenten en papieren post worden gescand en gedigitaliseerd. E-mails, bijlagen en andere bestanden worden direct geïmporteerd.

Zo komen verschillende documentstromen samen in één verwerking.

Herkennen

Documenttype herkennen

ImageCapture bepaalt om welk soort document het gaat.

Denk aan een brief, formulier, verslag, personeelsdocument of projectdocument.

Uitlezen

Gegevens uitlezen

De software haalt actuele informatie uit het document.

Bijvoorbeeld naam, datum, documentnummer, leverancier, project of onderwerp.

Controleren

Informatie controleren

Een medewerker controleert de herkende informatie waar dat nodig is.

Ontbrekende gegevens kunnen direct worden aangevuld.

Routeren

Document routeren

Specifieke workflows sturen het document naar de juiste taak, medewerker, afdeling of het juiste dossier.

Het achterliggende bedrijfsproces blijft leidend.

Succes!

Opslaan en archiveren

Het document en de indexgegevens worden digitaal opgeslagen.

Zo blijft informatie eenvoudig toegankelijk voor geautoriseerde personen.

Herkennen

Uitlezen

Controleren

Routeren

Succes!

Importeren

Hoe helpt AI bij slimmere postverwerking?

AI helpt ImageCapture om verschillende documenttypen, indelingen en gegevens flexibeler te herkennen.

Zo helpt AI om documentclassificatie verder te automatiseren en inkomende stukken sneller naar de juiste workflow of het juiste dossier te sturen.

Medewerkers houden controle over de herkende informatie en uiteindelijke verwerking.

Ontdek het zelf

ImageCapture integreert met ERP-, CRM-, financiële en dossierapplicaties.

Gegevens over relaties, medewerkers, leveranciers, projecten en orders worden gebruikt om bestanden correct te verwerken en op te slaan.

Zo voorkom je losse informatiestromen en dubbele invoer. Je bestaande systemen blijven leidend voor stamgegevens, autorisaties en verdere bedrijfsprocessen.

Onze koppelingen

60+

Meer dan digitaal documentbeheer.

Factuurverwerking

Automatiseer inkomende facturen van herkenning en codering tot matching, goedkeuring en verwerking in je ERP.

Meer info

Orderbevestiging matching

Controleer automatisch of leveranciers bevestigen wat er besteld is, voordat afwijkingen later bij de factuur zichtbaar worden.

Meer info

Contractmanagement

Beheer contractgegevens, afspraken, termijnen en acties vanuit een gecontroleerd proces.

Meer info

Veelgestelde vragen over documentbeheer en digitale postverwerking

Hide first

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer is het digitaal registreren, organiseren, opslaan en terugvinden van documenten.

ImageCapture ondersteunt documentbeheer door inkomende stukken te herkennen, indexeren, routeren en aan het juiste dossier of bedrijfsproces te koppelen.

Efficiënt documentbeheer vermindert zoekwerk en handmatige verwerking binnen de organisatie.

Wat is digitale postverwerking?

Digitale postverwerking is het centraal ontvangen, scannen, herkennen en routeren van inkomende post.

Daaronder vallen fysieke post, e-mails, bijlagen, formulieren en gescande documenten. Na herkenning gaat het document naar de juiste medewerker, workflow of het juiste dossier.

Zo wordt handmatige postverwerking verder geautomatiseerd.

Welke voordelen biedt digitaal documentbeheer?

Digitaal documentbeheer vermindert de tijd die medewerkers besteden aan zoeken, opslaan en doorsturen.

Documenten staan minder vaak verspreid over mailboxen, losse mappen, fysieke archieven en verschillende locaties.

Centrale verwerking verbetert de efficiëntie en zorgt dat actuele informatie eenvoudiger toegankelijk blijft.

Hoe verbetert metadata de zoekbaarheid van documenten?

Metadata bestaat uit kenmerken die tijdens de verwerking aan een document worden toegevoegd.

Denk aan documenttype, datum, leverancier, relatienummer, projectnummer of onderwerp.

Deze gegevens maken het eenvoudiger om de juiste documenten later terug te vinden in het gekoppelde systeem of digitale archief.

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem, ook wel documentbeheersysteem of DMS genoemd, is software voor het centraal opslaan, organiseren, beveiligen en terugvinden van documenten.

Een volledig DMS kan ook toegangscontrole, versiebeheer, samenwerking, bewaartermijnen en het gezamenlijk bewerken van bestanden ondersteunen.

ImageCapture richt zich vooral op de automatische verwerking en integratie van binnenkomende documenten.

Wat is het verschil tussen ImageCapture en een DMS?

Een DMS ondersteunt het bredere beheer van documenten gedurende hun levenscyclus.

ImageCapture automatiseert vooral de verwerking aan de voorkant: ontvangen, scannen, herkennen, indexeren, controleren en routeren.

Daarna kunnen documenten worden opgeslagen in een ERP-, CRM-, dossier- of documentmanagementsysteem.

Hoe worden fysieke post en papieren documenten gedigitaliseerd?

Fysieke post en papieren documenten worden eerst gescand.

ImageCapture herkent daarna het documenttype en leest relevante informatie uit de gescande documenten. Vervolgens gaat ieder bestand via een vaste workflow naar de juiste bestemming.

ImageCapture is geen fysieke postdienst of externe scanstraat.

Hoe werken automatisering en workflows bij postverwerking?

Specifieke workflows bepalen welke medewerker, afdeling of taak een document ontvangt.

De software kan daarbij informatie gebruiken zoals documenttype, leverancier, relatienummer, project of onderwerp.

Automatisering van workflows versnelt documentprocessen en helpt voorkomen dat stukken of goedkeuringen blijven liggen.

Hoe worden digitale postverwerking en andere systemen geïntegreerd?

ImageCapture integreert met ERP-, CRM-, financiële en dossierapplicaties.

Beschikbare gegevens worden gebruikt om documenten aan de juiste relatie, leverancier, order, medewerker of administratie te koppelen.

Deze integratie beperkt dubbele invoer en verbindt documentbeheer met bestaande bedrijfsprocessen.

Hoe werken digitale archivering, bewaartermijnen en versiebeheer?

ImageCapture kan documenten en procesinformatie digitaal opslaan en archiveren.

Bewaartermijnen, toegangscontrole en uitgebreid versiebeheer worden meestal ingericht in het gekoppelde ERP-, DMS- of archiefsysteem.

Goed documentbeheer kan de naleving van interne afspraken en regelgeving ondersteunen, maar garandeert op zichzelf geen volledige naleving van de AVG, Archiefwet of andere voorschriften.

Plan een demo van digitale postverwerking & documentbeheer

Laat je gegevens achter. ons of een van onze specialisten kijkt met je mee hoe je fysieke en digitale post sneller kunt verwerken en informatie beter kunt beheren.