Oplossing
Vrachtbrief automatisering
Verwerk vrachtbrieven, CMR-vrachtbrieven, AVC-vrachtbrieven, pakbonnen en andere Proof of Delivery-documenten digitaal met ImageCapture. Koppel transportdocumenten aan de juiste order, rit, levering of dossier in je TMS of administratie, zodat dossiers sneller compleet zijn en facturatie eerder door kan.
Vrachtbrieven zijn direct digitaal beschikbaar, waardoor we sneller kunnen controleren én factureren.
Ron Langeveld, Controller bij Boonstra Transport
Van retourdocument naar afgerond dossier
In transport stopt het proces niet zodra de rit gereden is. De vrachtbrief, CMR-vrachtbrief, pakbon of ander bewijs van levering moet retour komen, gekoppeld worden aan het juiste dossier en beschikbaar zijn voor facturatie.
Zonder dat document blijft een dossier vaak open. De administratie moet zoeken, sorteren, controleren en koppelen voordat de factuur de deur uit kan.
ImageCapture haalt dat handwerk uit het proces. Transportdocumenten en Proof of Delivery-documenten worden gescand, geïmporteerd, gekoppeld en digitaal beschikbaar gemaakt bij de juiste opdracht, rit of levering.
Gekoppeld aan order, rit of dossier
ImageCapture koppelt vrachtdocumenten op basis van barcode, dossiernummer, ritinformatie of handmatige selectie.
Status terug naar je TMS
Na verwerking kan de status “vrachtbrief retour” of “bewijs ontvangen” worden teruggeschreven naar je transport- of administratiesysteem.
Bewijs beschikbaar voor facturatie
De vrachtbrief, CMR, AVC, pakbon of POD is digitaal opvraagbaar en kan worden gebruikt bij facturatie of klantvragen.
ImageCapture:
van stapel papier naar gekoppelde vrachtbrief
Een chauffeur komt terug met vrachtbrieven. Een klant stuurt documenten per e-mail. Een charter levert een factuur aan met meerdere vrachtbrieven als bijlage. In al die situaties moet de vrachtbrief op de juiste plek terechtkomen.
ImageCapture verwerkt vrachtbrieven niet als losse scans, maar koppelt ze aan het juiste dossier. Daar zit de waarde: bewijsstukken worden digitaal vindbaar, controleerbaar en bruikbaar voor facturatie.
Wat levert vrachtbrief automatisering concreet op?
Vrachtbrief automatisering zorgt voor minder zoekwerk, snellere dossierafhandeling en meer controle op documenten die nodig zijn voor facturatie.
Vrachtbrieven sneller gekoppeld
CMR- & AVC vrachtbrieven digitaal beschikbaar
Status vrachtbrief retour sneller zichtbaar
Bewijsstukken beschikbaar bij facturatie
Minder handmatig sorteren
Proof of Delivery sneller terug te vinden
Dossiers eerder compleet
Manco’s en schades beter vastgelegd
Vrachtbrieven verwerken in 6 stappen
Voorwerk
Controle
Herkennen
Fiatteren
Succes!
Importeren
Vrachtbrieven slimmer verwerken met AI?
AI helpt ImageCapture om transportdocumenten flexibeler te herkennen, ook wanneer vrachtbrieven, CMR’s, pakbonnen of ritdocumenten in verschillende layouts binnenkomen.
Zo worden documenten sneller herkend, gekoppeld en gecontroleerd, terwijl de administratie grip houdt op uitzonderingen, ontbrekende gegevens en afwijkingen.
Koppelingen met TMS, ERP en financiële software
ImageCapture sluit aan op transportadministraties, TMS-systemen, ERP-systemen en financiële software.
Planning, ritregistratie, boordcomputerdata en facturatie blijven in het systeem dat daarvoor leidend is. ImageCapture vervangt je TMS niet.
ImageCapture zorgt dat vrachtbrieven, CMR’s, AVC’s, pakbonnen en andere Proof of Delivery-documenten digitaal worden verwerkt, gekoppeld en beschikbaar gemaakt waar je ze nodig hebt.
Het declaratieproces is een stuk overzichtelijker geworden. Bonnetjes raken minder snel kwijt en de administratie heeft veel meer grip op de status van declaraties.
Arie Bouman Green Outdoor: Van bonnetjes zoeken naar grip op declaraties
500+ declaraties per jaar
10+ declaranten
Rust dankzij laagdrempelige declaratie software
Meer dan
vrachtbrief automatisering.
Factuurverwerking
Orderbevestiging matching
Controleer automatisch of leveranciers bevestigen wat er besteld is, voordat afwijkingen later bij de factuur zichtbaar worden.
Pakbonverwerking
Koppel leveringen, ontvangsten en bewijsdocumenten aan je administratie of logistieke proces.
Veelgestelde vragen over vrachtbrief verwerking
Hide first
Wat is vrachtbrief automatisering?
Vrachtbrief automatisering is het digitaal verwerken van vrachtbrieven en andere transportstukken.
ImageCapture scant of importeert de vrachtbrief, herkent relevante gegevens en koppelt het bewijsstuk aan de juiste rit, order, levering of factuur. Zo worden transportdossiers sneller compleet en is de informatie eerder beschikbaar voor controle en facturatie.
Wat is een vrachtbrief en welke gegevens staan op een vrachtbrief?
Een vrachtbrief is de algemeen erkende benaming voor een document waarin afspraken en noodzakelijke gegevens over het vervoer van een lading worden vastgelegd.
Op een vrachtbrief staan onder meer de naam en het adres van de afzender, vervoerder en geadresseerde, de aard en verpakking van de goederen en het brutogewicht of de hoeveelheid. Vaak worden ook de datum, plaats van ontvangst, plaats van aflevering, het aantal colli en aanvullende vervoersinstructies vermeld.
Bij gevaarlijke goederen of gevaarlijke stoffen gelden aanvullende eisen voor het vervoersdocument. Welke gegevens verplicht zijn, hangt af van de lading en de toepasselijke wetgeving.
Wanneer is een vrachtbrief nodig bij beroepsvervoer en binnenlands vervoer?
Als algemene regel is een vrachtbrief verplicht bij beroepsgoederenvervoer over de weg. Beroepsvervoer is vervoer dat een vervoerder tegen vergoeding voor een andere partij uitvoert.
De vrachtbrief moet tijdens het vervoer aanwezig zijn en door de chauffeur kunnen worden getoond bij een controle. Dit geldt ook bij binnenlands vervoer, tenzij het vervoer onder een wettelijke uitzondering valt. Een pakbon of leveringsbon geldt niet als vervanging voor een vrachtbrief.
Wanneer is een vrachtbrief nodig?
Wanneer hoeft geen vrachtbrief bij eigen vervoer of nationaal vervoer?
Bij eigen vervoer is volgens de Wet wegvervoer goederen geen vrachtbrief nodig. Bij binnenlands of nationaal vervoer bestaan daarnaast uitzonderingen voor:
voertuigen met een laadvermogen van maximaal 500 kilogram;
levende dieren;
landbouwproducten van de teeltplaats naar de veiling;
bij dit vervoer gebruikte lege verpakkingsmiddelen;
inboedels;
losgestorte goederen;
postzendingen.
Of een uitzondering van toepassing is, hangt af van de precieze vervoerssituatie. Controleer daarom altijd de actuele regelgeving.
Wanneer is geen vrachtbrief nodig?
Bij binnenlands vervoer is niet altijd een vrachtbrief nodig.
Geen vrachtbrief is onder meer nodig bij bepaalde vormen van eigen vervoer en bij enkele uitzonderingen, zoals vervoer met een beperkt laadvermogen, levende dieren, landbouwproducten van teeltplaats naar veiling, inboedels, losgestorte goederen en postzendingen.
Controleer voor de exacte toepassing altijd de actuele regels. Deze pagina is geen juridisch advies, maar gaat over het digitaal verwerken van vrachtbrieven die wél in je administratie terechtkomen.
Wat is een CMR-vrachtbrief?
Een CMR-vrachtbrief is de standaard vrachtbrief voor internationaal wegvervoer.
De CMR-vrachtbrief wordt gebruikt bij grensoverschrijdend wegvervoer tussen Europese landen en andere landen waar het CMR-verdrag van toepassing is.
Het CMR-verdrag is een internationaal verdrag over de vervoerovereenkomst en aansprakelijkheid bij internationaal vervoer van goederen over de weg.
Voor de administratie is vooral belangrijk dat de CMR-vrachtbrief digitaal gekoppeld wordt aan de juiste rit, order, levering of factuur.
Wat is het CMR-verdrag?
Het CMR-verdrag regelt internationaal vervoer van goederen over de weg.
Het verdrag gaat onder meer over de vervoerovereenkomst, de rol van afzender en vervoerder en aansprakelijkheid bij schade of verlies van lading.
In de praktijk is de CMR-vrachtbrief daarom een belangrijk document bij internationaal wegvervoer en internationaal verkeer.
ImageCapture verandert niets aan die juridische werking, maar helpt om CMR-vrachtbrieven digitaal te verwerken en terug te vinden.
Wat is een AVC-vrachtbrief?
Een AVC-vrachtbrief wordt gebruikt bij binnenlands vervoer in Nederland wanneer de Algemene Vervoerscondities van toepassing zijn.
AVC-vrachtbrieven leggen vast welke goederen worden vervoerd, wie de afzender, vervoerder en ontvanger zijn en onder welke voorwaarden het vervoer plaatsvindt.
Met ImageCapture kunnen AVC-vrachtbrieven digitaal worden verwerkt en gekoppeld aan het juiste dossier.
Wat is het verschil tussen een standaard vrachtbrief, CMR en AVC?
Een standaard vrachtbrief is de algemeen erkende benaming voor een document dat gegevens over het vervoer vastlegt.
Een CMR-vrachtbrief wordt gebruikt bij internationaal vervoer of grensoverschrijdend wegvervoer.
Een AVC-vrachtbrief wordt gebruikt bij binnenlands transport in Nederland wanneer de Algemene Vervoerscondities van toepassing zijn.
Voor ImageCapture maakt het verschil vooral uit voor herkenning, koppeling en archief: elk document moet bij de juiste rit, order, levering of factuur terechtkomen.
Werkt vrachtbrief automatisering met mijn TMS of ERP?
ImageCapture koppelt met verschillende transport-, ERP- en financiële systemen.
Tijdens een demo kijken we welke koppeling past bij jouw TMS, administratie, documentstroom en facturatieproces.
De waarde zit niet alleen in OCR, maar vooral in de toepassing: vrachtbrieven digitaal verwerken, koppelen aan het juiste dossier en beschikbaar maken voor facturatie.
Plan een persoonlijke demo van vrachtbrief automatisering
Laat je gegevens achter bij Stefan, of een van onze specialisten kijkt met je mee hoe jouw organisatie vrachtbrieven, CMR-vrachtbrieven, AVC-vrachtbrieven, pakbonnen en Proof of Delivery-documenten sneller kan verwerken, koppelen en beschikbaar maken voor facturatie.
Senior Account Manager
