Automatische vrachtbriefverwerking
Handmatig vrachtbrieven verwerken kost veel tijd en is foutgevoelig. Het terugvinden van documenten kan een frustrerend proces zijn. Met onze oplossing voor geautomatiseerde vrachtbriefverwerking verloopt alles soepel: van scannen tot koppelen, en van archiveren tot verzenden.
Jouw transportadministratie,
slimmer en sneller
Laat de software voor je werken
Documenten worden automatisch gescand, gekoppeld en foutloos verwerkt, zodat jij je kunt richten op wat belangrijk is.
Directe grip op administratie
Alle vrachtdocumenten zijn digitaal opvraagbaar en gekoppeld aan de juiste orders, zonder tijd te verspillen aan zoeken.
Snellere ritafhandeling
Door automatische verzending van documenten samen met facturen is je administratie sneller afgerond en altijd kloppend.
Koppelen
Verrijken
Archiveren
Verzenden
Succes!
Scannen
Slimmer, sneller en makkelijker
Ontdek hoe onze oplossing jouw dagelijkse taken vereenvoudigen en versnellen. Met slimme technologie en een intuïtief ontwerp maak je moeiteloos een vliegende start.
Automatische verwerking
Verwerk vrachtbrieven snel en foutloos in bulk.
Barcodes zorgen voor een nauwkeurige en geautomatiseerde koppeling aan orders.
Slimmer werken
Alle documenten zijn digitaal beschikbaar en gekoppeld aan de juiste orders.
Verzend vrachtdocumenten samen met facturen of apart via e-mail.
Inzicht en beheer
Audit trails registreren alle wijzigingen en acties voor volledig inzicht.
Plan een vrijblijvende demo en maak kennis met Scan Sys
Ervaar hoe gedigitaliseerd verwerking van vrachtbrieven jouw operationele processen efficiënter maakt.
Koppel met alle financiële- en ERP-systemen
Scan Sys faciliteert naadloze integratie met gespecialiseerde oplossingen uit de markt. Zo is alle software die jij dagelijks gebruikt moeiteloos met elkaar verbonden.
Klant aan het woord
Hoe Looop 31% per factuur bespaart en het papierverbruik met 65% terugdringt
“Ik herinner me nog goed hoe we ordners met facturen door het kantoor sjouwden voor handtekeningen. Dat moest echt anders.”
– Bram Kuunders, Operations Manager bij Looop
Ook zij werken met de software van Scan Sys
Veelgestelde vragen
Hide first
Hoe automatiseert ImageCapture het vrachtbriefverwerkingsproces?
ImageCapture digitaliseert het volledige proces van vrachtbrieven en CMR’s, van het scannen van documenten tot het automatisch koppelen aan de juiste order. De software gebruikt OCR-technologie (Optical Character Recognition) om de gegevens op zowel kop- als regelniveau uit te lezen.
Dit zorgt voor een efficiënte en foutloze verwerking van vrachtdocumenten, die verder kunnen worden geëxporteerd naar je transportmanagementsysteem (TMS) voor verdere verwerking, waardoor handmatige handelingen tot een minimum worden beperkt.
Wat voor soort transportdocumenten kan ImageCapture verwerken?
ImageCapture kan verschillende soorten transportdocumenten efficiënt digitaliseren en verwerken, zoals boordcomputers gescande vrachtbrieven, CMR’s (Connaissement), manifesten, dagstaten, runsheets, leveringsbonnen en charters.
Deze documenten worden automatisch gekoppeld aan de juiste order in het transportmanagementsysteem (TMS) of ERP-systeem, waardoor het hele proces van ontvangst tot archivering gestroomlijnd wordt.
Kunnen onkosten direct worden gekoppeld aan specifieke projecten of kostenplaatsen?
Ja, tijdens het indienen van een declaratie kan de gebruiker direct projecten, kostenplaatsen of andere administratieve coderingen selecteren.
Het systeem haalt deze gegevens automatisch op uit de gekoppelde kernapplicatie, zoals een ERP- of financieel systeem, zodat alles correct en consistent wordt geboekt.
Hoe worden afwijkingen in vrachtbrieven zoals schades of manco's behandeld?
Zo kunnen schades en manco’s tijdig worden gemeld en geanalyseerd, wat helpt om snel de nodige acties te ondernemen en communicatie met de klant of leverancier te verbeteren.
Wat zijn de voordelen van de integratie van ImageCapture met mijn TMS?
De integratie van ImageCapture met je Transport Management Systeem (TMS) zorgt voor een naadloze stroom van gegevens. Vrachtbrieven worden automatisch gekoppeld aan de juiste orders, waardoor je realtime zicht hebt op de status van elke zending.
Deze integratie zorgt ervoor dat je geen handmatige gegevensinvoer meer nodig hebt, bespaart tijd, vermindert het risico op fouten en maakt documenten direct opvraagbaar via je TMS of track-and-trace portaal.
Hoe zorgt ImageCapture voor betere compliance en minder risico op fouten?
Door fouten in handmatige verwerking te elimineren, verklein je het risico op boetes en andere juridische complicaties die voortvloeien uit onjuiste documentatie.
Kan ImageCapture ook helpen met het digitaliseren van de aftekenlijsten en runsheets?
Ja, ImageCapture biedt volledige ondersteuning voor de digitalisering van aftekenlijsten en runsheets. Deze documenten worden automatisch gesplitst in afzonderlijke zendingsregels, zelfs als er variabele regelhoogtes zijn.
Het systeem kan ook handtekeningen detecteren, zodat je altijd bewijs hebt van leveringen. Na verwerking kunnen de documenten eenvoudig worden gedeeld met klanten via je TMS of Track & Trace portaal, zodat zij de status van hun zendingen kunnen volgen.
Wil je meer weten over vrachtbriefverwerking?
Laat je gegevens achter bij Stefan, dan nemen we contact op!
Senior Accountmanager
