Oplossing
Declaratie software met app
Laat medewerkers bonnetjes, onkosten en creditcarduitgaven digitaal indienen via een eenvoudige declaratie app. Met ImageCapture worden declaraties gecontroleerd, goedgekeurd, verwerkt en digitaal gearchiveerd binnen je bestaande financeproces.
Er is nu veel meer inzicht in de uitgaven van medewerkers.
Arie Bouman, Directeur bij Arie Bouman Green Outdoor
Declaraties zonder losse eindjes
Een bonnetje indienen moet voor medewerkers zo simpel mogelijk zijn. Maar voor finance mag dat niet eindigen in losse mails, ontbrekende gegevens, onduidelijke kosten of correcties achteraf.
ImageCapture maakt declareren laagdrempelig aan de voorkant en controleerbaar aan de achterkant.
Indienen waar de kosten ontstaan
Medewerkers dienen bonnetjes, pdf’s en onkosten digitaal in via app, tablet of laptop. Onderweg, thuis of op kantoor.
Financieel voorbereid voor verwerking
ImageCapture gebruikt gegevens uit je administratie, zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, projecten en boekingsinformatie.
Controle op wat aandacht vraagt
Je ziet welke declaraties compleet zijn, welke gegevens ontbreken, wie moet goedkeuren en welke status een declaratie heeft.
ImageCapture:
van onkosten naar gecontroleerde declaratie
Elke declaratie krijgt een duidelijke route: indienen, controleren, coderen, goedkeuren en archiveren. Zo blijft declareren eenvoudig voor medewerkers en beheersbaar voor finance.
Wat levert digitale declaratie software concreet op?
Van bonnetje tot boeking: minder handwerk, meer overzicht en meer controle op ingediende declaraties.
Bonnetjes sneller digitaal ingediend
Eén vaste werkwijze voor onkosten en declaraties
Creditcardbonnen en internationale uitgaven beter vastgelegd
Meer grip op kostenplaatsen en kostendragers
Minder rondslingerende bonnetjes en Excel-lijsten
Declaraties sneller goedgekeurd via flexibele goedkeuringsflows
Categorieën gekoppeld aan grootboek en boekhouding
Declaraties digitaal gearchiveerd en eenvoudig terug te vinden
Digitaal declareren in 6 stappen
Voorwerk
Controle
Herkennen
Fiatteren
Succes!
Importeren
Slimmere declaratie software met AI
AI en machine learning helpen ImageCapture om bonnetjes, declaratiegegevens en bijlagen flexibeler te herkennen, ook bij wisselende layouts en terugkerende onkostendeclaraties.
Zo wordt declaratie software minder afhankelijk van handmatige invoer, terwijl controle, codering, goedkeuring en verwerking onderdeel blijven van hetzelfde proces.
Slimme koppelingen met ERP software en boekhoudsoftware
ImageCapture koppelt met meer dan 60 systemen. Declaraties worden verwerkt binnen je bestaande ERP systemen, boekhoudpakket en financiële processen.
Zo kan declaratie software naadloos integreren met de administratie waar je al mee werkt. Indienen, controleren, goedkeuren, verwerken, beheren en archiveren blijven onderdeel van hetzelfde proces, in cloud- en on-premise omgevingen.
Het declaratieproces is een stuk overzichtelijker geworden. Bonnetjes raken minder snel kwijt en de administratie heeft veel meer grip op de status van declaraties.
Arie Bouman Green Outdoor: Van bonnetjes zoeken naar grip op declaraties
500+ declaraties per jaar
10+ declaranten
Rust dankzij laagdrempelige declaratie software
Meer dan
declaratie software.
Factuurverwerking
Orderbevestiging matching
Controleer automatisch of leveranciers bevestigen wat er besteld is, voordat afwijkingen later bij de factuur zichtbaar worden.
Verkooporderverwerking
Met verkooporderverwerking worden orders direct ingelezen, gecontroleerd en nauwkeurig verwerkt. Alles blijft digitaal toegankelijk, zodat jij sneller werkt en altijd overzicht hebt.
Veelgestelde vragen over factuurverwerking software
Hide first
Wat is declaratie software?
Declaratie software helpt organisaties om declaraties digitaal in te dienen, te controleren, goed te keuren, te verwerken en te archiveren. Denk aan bonnetjes, onkosten, creditcarduitgaven, reiskosten en verschillende soorten declaraties binnen één overzichtelijk platform.
Wat is een declaratie app?
Een declaratie app maakt het mogelijk om declaraties mobiel in te dienen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een bon fotograferen, gegevens aanvullen en de declaratie digitaal doorsturen naar finance, zodat de financiële afdeling minder administratief werk heeft.
Wat is het verschil met losse declaratie apps?
Veel declaratie apps richten zich vooral op bonnetjes scannen en indienen. ImageCapture gaat verder doordat declaraties ook worden gecontroleerd, goedgekeurd, verwerkt en digitaal gearchiveerd binnen je bestaande boekhouding en financiële administratie.
Hoe kies je de beste declaratie app voor je organisatie?
De beste declaratie apps sluiten aan op de behoeften van je organisatie. Let op gebruiksgemak voor medewerkers, ondersteuning voor finance, mobiel indienen, flexibele goedkeuringsflows, slimme koppelingen met ERP software of boekhoudsoftware, inzicht in uitgaven en een digitaal archief. Robuuste add-on applicaties zijn niet altijd de beste keuze als ze minder goed aansluiten op je processen.
Kan ik bonnetjes scannen met de app?
Ja, medewerkers kunnen een bon direct fotograferen of een bestaande foto of pdf toevoegen. De bon blijft als bijlage beschikbaar bij de declaratie.
Hoe werkt onkosten indienen met ImageCapture?
Een medewerker dient de declaratie digitaal in, vult de verplichte gegevens aan en kiest de juiste betalingssoort. Daarna controleert finance de declaratie en gaat deze via workflow naar de juiste goedkeurder.
Kan ImageCapture zakelijke creditcards verwerken?
Ja, creditcardbonnen kunnen digitaal worden vastgelegd. Afhankelijk van de inrichting kunnen ze later worden gekoppeld aan de creditcardfactuur, zodat de onderbouwing beschikbaar blijft bij de juiste uitgaven.
Kunnen zakelijke kilometers en reiskosten worden verwerkt?
Ja, afhankelijk van de inrichting kunnen ook reiskosten en zakelijke kilometers worden vastgelegd. Bij kilometerdeclaraties kan het aantal kilometers worden ingevuld; specifieke wensen, zoals Google Maps, bespreken we tijdens een demo.
Is ImageCapture hetzelfde als expense management software?
ImageCapture ondersteunt het digitaal indienen, goedkeuren, verwerken en archiveren van declaraties. De kracht zit vooral in de aansluiting op je bestaande financiële administratie, workflow, integraties en documentprocessen.
Werkt declaratie software met mijn ERP software of boekhoudpakket?
ImageCapture koppelt met meer dan 60 systemen. Tijdens een demo kijken we welke koppeling en inrichting passen bij jouw administratie.
Plan een persoonlijke demo van declaratie software
Laat je gegevens achter bij Stefan, dan nemen we contact op!
Senior Account Manager
