Digitale declaratieverwerking
Laat tijdrovende declaratieprocessen achter je en maak declareren eenvoudig en snel voor jouw team. Onze oplossing is volledig afgestemd op de behoeften van jouw organisatie en elimineert papierwerk door het hele proces – van indiening tot goedkeuring en boeking – te stroomlijnen.
Slim declareren,
moeiteloos geregeld
Declareren moet snel en simpel zijn. Met onze software, ImageCapture, dien je je bonnetjes digitaal in via je mobiel, tablet of PC. Geen zorgen meer over kwijtgeraakte bonnetjes of fouten door handmatig werk – alles wordt automatisch verwerkt. Je goedkeuringen verlopen soepel via een digitale workflow, en je hebt altijd inzicht in je declaraties en kosten. Zo hou je grip, zonder extra werk.
Minder fouten, meer gemak
Nooit meer fouten door handmatig werk. Je declareert digitaal via je mobiel of desktop, en goedkeuringen verlopen overzichtelijk via een slimme workflow. Zo heb je altijd grip op je declaraties.
Efficiënt en tijdbesparend
Je hoeft je geen zorgen meer te maken over rompslomp. Met ImageCapture dienen jij en je collega’s bonnetjes eenvoudig in, waarna alles automatisch wordt verwerkt. Uitbetalingen gaan sneller en zonder gedoe.
Altijd inzicht, alles op één plek
Dankzij de integratie met je financiële systeem zie je direct welke declaraties openstaan. Alle gegevens worden veilig bewaard in een digitaal archief, zodat je altijd terug kunt kijken als dat nodig is.
Coderen
Boeken
Fiatteren
Archiveren
Succes!
Importeren
Slimmer, sneller en makkelijker
Ontdek hoe onze oplossing jouw dagelijkse taken vereenvoudigen en versnellen. Met slimme technologieën en een intuïtief ontwerp maak je moeiteloos een vliegende start.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Van indienen tot boeken en archiveren, alles verloopt soepel zonder handmatige stappen.
Declaraties worden eenvoudig ingediend en automatisch geboekt, waardoor medewerkers en administratie tijd besparen.
Stamgegevens en boekingen worden naadloos verwerkt via de kernapplicatie, zonder extra handmatige invoer.
Nauwkeurig en foutreductie
Onvolledige of foutieve declaraties worden direct gemarkeerd, zodat fouten voorkomen worden.
Automatisch gegenereerde voorstellen garanderen een nauwkeurige codering en verwerking.
Stroomlijnt goedkeuringen en verlaagt de kans op fouten in het proces.
Controle en transparantie
Alle acties worden vastgelegd voor volledige transparantie en compliance.
Managers krijgen via de workflow direct toegang tot lopende en goedgekeurde declaraties.
Alle declaraties zijn veilig opgeslagen en eenvoudig terug te vinden voor audits of rapportages.
Plan een vrijblijvende demo en maak kennis met Scan Sys
Ervaar hoe geautomatiseerde factuurverwerking jouw ERP-systeem efficiënter maakt.
Koppel met alle financiële- en ERP-systemen
Scan Sys faciliteert naadloze integratie met gespecialiseerde oplossingen uit de markt. Zo is alle software die jij dagelijks gebruikt moeiteloos met elkaar verbonden.
Klant aan het woord
Arie Bouman Tuinplanten vereenvoudigt declaratieverwerking
“Er is nu véél meer inzicht in de uitgaven van medewerkers.”
– Joost Korporaal, Projectmedewerker bij Arie Bouman Tuinplanten
Ook zij werken met de software van Scan Sys
Veelgestelde vragen
Hide first
Hoe worden creditcarduitgaven verwerkt binnen het declaratieproces?
Creditcarduitgaven worden verwerkt op basis van verzamelfacturen die door de creditcardmaatschappij worden aangeleverd. Deze facturen bevatten alle gemaakte kosten en worden via het systeem gecategoriseerd en toegewezen aan de juiste projecten of kostenplaatsen.
Het systeem biedt nog geen directe koppeling met creditcards, maar ondersteunt de verwerking van verzamelfacturen volledig.
Is het mogelijk om zakelijke debitcards te koppelen aan het systeem?
Ja, wij bieden speciale zakelijke debitcards die direct geïntegreerd zijn met ImageCapture. Deze kaarten zijn volledig geoptimaliseerd voor naadloze verwerking binnen onze declaratieflow.
Transacties worden automatisch herkend en gekoppeld aan de juiste projecten, kostenplaatsen of administratieve gegevens, waardoor handmatige invoer volledig wordt overbodig gemaakt.
Kunnen onkosten direct worden gekoppeld aan specifieke projecten of kostenplaatsen?
Ja, tijdens het indienen van een declaratie kan de gebruiker direct projecten, kostenplaatsen of andere administratieve coderingen selecteren.
Het systeem haalt deze gegevens automatisch op uit de gekoppelde kernapplicatie, zoals een ERP- of financieel systeem, zodat alles correct en consistent wordt geboekt.
Hoe gaat het systeem om met buitenlandse valuta en wisselkoersen?
Het systeem ondersteunt declaraties in buitenlandse valuta. Wisselkoersen kunnen handmatig worden ingevoerd of automatisch worden opgehaald via gekoppelde systemen.
Het systeem rekent de declaratie om naar de gewenste valuta en voegt eventuele aanvullende documentatie, zoals bonnetjes, toe voor controle.
Is er ondersteuning voor declaraties die deels privé en deels zakelijk zijn?
Ja, het systeem biedt de mogelijkheid om declaraties op te splitsen in zakelijke en privéonderdelen. Tijdens het indienen kan de gebruiker aangeven welk deel zakelijk is en welk deel privé. Dit wordt correct verwerkt in de boekhouding, zodat alleen de zakelijke kosten worden vergoed.
Hoe snel krijgen medewerkers uitbetaald?
Zodra een declaratie is goedgekeurd, wordt deze automatisch doorgezet naar het financiële systeem voor verwerking. Afhankelijk van de betaalcycli binnen jouw organisatie kunnen medewerkers binnen enkele dagen hun vergoeding ontvangen.
Door de geautomatiseerde workflow worden onnodige vertragingen geëlimineerd, waardoor uitbetalingen snel en efficiënt plaatsvinden.
Wil je meer weten over declaratieverwerking?
Laat je gegevens achter bij Fleur, dan nemen we contact op!
Accountmanager
