Home / Declaratieverwerking

Zoeken

Digitale declaratieĀ­verwerkingĀ­

Laat tijdrovende declaratieprocessen achter je en maak declareren eenvoudig en snel voor jouw team. Onze oplossing is volledig afgestemd op de behoeften van jouw organisatie en elimineert papierwerk door het hele proces ā€“ van indiening tot goedkeuring en boeking ā€“ te stroomlijnen.

Slim declareren,
moeiteloos geregeld

 

Declareren moet snel en simpel zijn. Met onze software, ImageCapture, dien je je bonnetjes digitaal in via je mobiel, tablet of PC. Geen zorgen meer over kwijtgeraakte bonnetjes of fouten door handmatig werk ā€“ alles wordt automatisch verwerkt. Je goedkeuringen verlopen soepel via een digitale workflow, en je hebt altijd inzicht in je declaraties en kosten. Zo hou je grip, zonder extra werk.

Minder fouten, meer gemak

Nooit meer fouten door handmatig werk. Je declareert digitaal via je mobiel of desktop, en goedkeuringen verlopen overzichtelijk via een slimme workflow. Zo heb je altijd grip op je declaraties.

Efficiƫnt en tijdbesparend

Je hoeft je geen zorgen meer te maken over rompslomp. Met ImageCapture dienen jij en je collegaā€™s bonnetjes eenvoudig in, waarna alles automatisch wordt verwerkt. Uitbetalingen gaan sneller en zonder gedoe.

Altijd inzicht, alles op Ć©Ć©n plek

Dankzij de integratie met je financiƫle systeem zie je direct welke declaraties openstaan. Alle gegevens worden veilig bewaard in een digitaal archief, zodat je altijd terug kunt kijken als dat nodig is.

Importeren

Declaraties indienen

Medewerkers uploaden eenvoudig een foto van hun bonnetje. Belangrijke gegevens zoals bedragen en betaalmethodes worden toegevoegd, terwijl stamgegevens automatisch worden ingevuld vanuit je kernapplicatie.

Coderen

Boekingsvoorstel

Met Ć©Ć©n klik genereert ImageCapture een boekingsvoorstel. De administratie hoeft alleen nog de laatste details, zoals projectcodes of kostenplaatsen, te controleren en aan te vullen.

Boeken

Boeking aanmaken

Gecontroleerde declaraties worden automatisch aangemaakt en kan nu het fiattering schema volgen om tot goedkeuring te komen.

Fiatteren

Onkosten beoordelen

Managers ontvangen automatisch een melding en keuren declaraties eenvoudig goed via een digitale workflow. Transparant, snel en zonder overbodige stappen.

Archiveren

Digitale archivering

Alle declaraties worden veilig opgeslagen in een digitaal archief, gekoppeld aan je kernapplicatie. Altijd toegankelijk voor audits, rapportages of controles.Ā 

Succes!

Betaling vrijgegeven

Wanneer alle betrokken fiatteurs goedkeuring hebben gegeven, wordt de declaratie automatisch vrijgegeven ter betaling aan de collega.

Coderen

Boeken

Fiatteren

Archiveren

Succes!

Importeren

Slimmer, sneller en makkelijker

Ontdek hoe onze oplossing jouw dagelijkse taken vereenvoudigen en versnellen. Met slimme technologieĆ«n en een intuĆÆtief ontwerp maak je moeiteloos een vliegende start.

Efficiƫntie en tijdsbesparing

R

Van indienen tot boeken en archiveren, alles verloopt soepel zonder handmatige stappen.

R

Declaraties worden eenvoudig ingediend en automatisch geboekt, waardoor medewerkers en administratie tijd besparen.

R

Stamgegevens en boekingen worden naadloos verwerkt via de kernapplicatie, zonder extra handmatige invoer.

Nauwkeurig en foutreductie

R

Onvolledige of foutieve declaraties worden direct gemarkeerd, zodat fouten voorkomen worden.

R

Automatisch gegenereerde voorstellen garanderen een nauwkeurige codering en verwerking.

R

Stroomlijnt goedkeuringen en verlaagt de kans op fouten in het proces.

Controle en transparantie

R

Alle acties worden vastgelegd voor volledige transparantie en compliance.

R

Managers krijgen via de workflow direct toegang tot lopende en goedgekeurde declaraties.

R

Alle declaraties zijn veilig opgeslagen en eenvoudig terug te vinden voor audits of rapportages.

Plan een vrijblijvende demo en maak kennis met Scan Sys

Ervaar hoe geautomatiseerde factuurverwerking jouw ERP-systeem efficiƫnter maakt.

Koppel met alle financiƫle- en ERP-systemen

Scan Sys faciliteert naadloze integratie met gespecialiseerde oplossingen uit de markt. Zo is alle software die jij dagelijks gebruikt moeiteloos met elkaar verbonden.

Klant aan het woord

Arie Bouman Tuinplanten vereenvoudigt declaratieverwerking

ā€œEr is nu vĆ©Ć©l meer inzicht in de uitgaven van medewerkers.ā€

ā€“ Joost Korporaal, Projectmedewerker bij Arie Bouman Tuinplanten

Ook zij werken met de software van Scan Sys

Veelgestelde vragen

Hide first

Hoe worden creditcarduitgaven verwerkt binnen het declaratieproces?

Creditcarduitgaven worden verwerkt op basis van verzamelfacturen die door de creditcardmaatschappij worden aangeleverd. Deze facturen bevatten alle gemaakte kosten en worden via het systeem gecategoriseerd en toegewezen aan de juiste projecten of kostenplaatsen.

Het systeem biedt nog geen directe koppeling met creditcards, maar ondersteunt de verwerking van verzamelfacturen volledig.

Is het mogelijk om zakelijke debitcards te koppelen aan het systeem?

Ja, wij bieden speciale zakelijke debitcards die direct geĆÆntegreerd zijn met ImageCapture. Deze kaarten zijn volledig geoptimaliseerd voor naadloze verwerking binnen onze declaratieflow.

Transacties worden automatisch herkend en gekoppeld aan de juiste projecten, kostenplaatsen of administratieve gegevens, waardoor handmatige invoer volledig wordt overbodig gemaakt.

Kunnen onkosten direct worden gekoppeld aan specifieke projecten of kostenplaatsen?

Ja, tijdens het indienen van een declaratie kan de gebruiker direct projecten, kostenplaatsen of andere administratieve coderingen selecteren.

Het systeem haalt deze gegevens automatisch op uit de gekoppelde kernapplicatie, zoals een ERP- of financieel systeem, zodat alles correct en consistent wordt geboekt.

 

Hoe gaat het systeem om met buitenlandse valuta en wisselkoersen?

Het systeem ondersteunt declaraties in buitenlandse valuta. Wisselkoersen kunnen handmatig worden ingevoerd of automatisch worden opgehaald via gekoppelde systemen.

Het systeem rekent de declaratie om naar de gewenste valuta en voegt eventuele aanvullende documentatie, zoals bonnetjes, toe voor controle.

Is er ondersteuning voor declaraties die deels privƩ en deels zakelijk zijn?

Ja, het systeem biedt de mogelijkheid om declaraties op te splitsen in zakelijke en privƩonderdelen. Tijdens het indienen kan de gebruiker aangeven welk deel zakelijk is en welk deel privƩ. Dit wordt correct verwerkt in de boekhouding, zodat alleen de zakelijke kosten worden vergoed.

Hoe snel krijgen medewerkers uitbetaald?

Zodra een declaratie is goedgekeurd, wordt deze automatisch doorgezet naar het financiƫle systeem voor verwerking. Afhankelijk van de betaalcycli binnen jouw organisatie kunnen medewerkers binnen enkele dagen hun vergoeding ontvangen.

Door de geautomatiseerde workflow worden onnodige vertragingen geƫlimineerd, waardoor uitbetalingen snel en efficiƫnt plaatsvinden.

Wil je meer weten over declaratieĀ­verwerking?

Laat je gegevens achter bij Fleur, dan nemen we contact op!

Fleur
Accountmanager