Sector
Algemeen (MKB, MKB+, Enterprise)
Van zorg tot vastgoed, van onderwijs tot overheid, of een heel andere branche; of je nu een klein team aanstuurt of een organisatie met honderden medewerkers. Wij helpen je processen bijbenen met automatisering die zich aanpast aan jou, niet andersom.
Van het MKB tot Enterprise, 30+ jaar ervaring in wat werkt
Meer dan dertig jaar ervaring met bedrijfsprocessen leert één ding: iedere organisatie werkt anders, maar de uitdagingen zijn verrassend gelijk. Overal waar documenten en beslissingen samenkomen, ontstaat behoefte aan overzicht. Die structuur brengen wij, van compacte teams tot complexe organisaties.
Groot of klein, structuur door automatisering
MKB
In het MKB groeit de administratie vaak sneller dan de organisatie zelf. Wat eerst overzichtelijk was, wordt al snel tijdrovend en foutgevoelig. Met onze software leg je een stevige basis voor structuur, inzicht en rust.
MKB+
Bij MKB+ bedrijven groeit de dynamiek: meerdere teams, systemen en goedkeuringsrondes. Dan wordt overzicht cruciaal om beslissingen juist te nemen. Onze software brengt data en verantwoordelijkheid samen.
Enterprise
In grote organisaties verschuift de uitdaging van overzicht naar samenhang.
Processen lopen over afdelingen, landen en systemen heen, terwijl compliance en efficiëntie belangrijk blijven. Wij zorgen voor één centrale manier van werken.
Sparren over jouw proces?
Elk bedrijf werkt anders, maar de uitdagingen lijken vaak op elkaar. Of je nu klein begint of al op schaal opereert: we denken graag mee over hoe jouw processen slimmer kunnen.
Oplossingen voor de voedingsindustrie
(Inkoop)facturen automatiseren
Automatiseer de verwerking van inkoopfacturen en voorkom handmatig overtypen. Volledig digitaal, met controle op orderregels, leverdata en partijcodes.
Orders & kostenbeheer
Koppel kosten automatisch aan inkooporders, ontvangsten of projecten. Afwijkingen worden direct gesignaleerd, zodat budgetten en betalingen altijd kloppen.
Leveranciers & contractbeheer
Decentrale aanvragen, vaste afspraken, centrale inkopen. Onze P2P/S2P-oplossingen zorgen dat aanvragen soepel verlopen en afspraken altijd kloppen.
Supply chain oplossingen
Automatiseer de stromen van documenten tussen inkoop, verkoop en logistiek. Verwerk klantopdrachten, bevestigingen van leveranciers en pakbonnen automatisch, zodat iedereen met dezelfde data werkt.
Slimme goedkeuring
Facturen, declaraties of aanvragen volgen één gestroomlijnd proces van fiatteren. Iedereen weet wat er moet gebeuren, managers behouden overzicht en controle.
Digitaal archief
Alle documenten automatisch opgeslagen, gekoppeld en direct terugvindbaar. Klaar voor elke audit, controle of klantvraag.
Naadloze integratie, passend in jouw IT-landschap
Onze software sluit aan op de systemen waarin je al werkt, van ERP en boekhouding tot documentmanagement en inkoopportalen.
ImageCapture integreert standaard met oplossingen als Exact, AFAS, Dynamics 365, SAP en meer. Zo blijft je proces verbonden, zonder extra handwerk of losse databronnen.
Ervaring die werkt in de praktijk
Met meer dan 34 jaar ervaring en 5.300+ succesvolle implementaties weten we hoe administratieve processen écht werken. Van finance tot operations, van mkb tot enterprises, er zijn weinig uitdagingen die we nog niet zijn tegengekomen. Die ervaring gebruiken we om automatisering te maken die past bij mensen, niet andersom.
De expertise
Onze specialisten kennen de praktijk van administratieve en operationele processen door en door. Ze spreken de taal van jouw organisatie, begrijpen waar het vastloopt en denken mee in oplossingen die uitvoerbaar zijn. Zo vertalen we ervaring naar software die wérkt: betrouwbaar, flexibel en zonder onnodige complexiteit.
De software
ImageCapture ondersteunt organisaties in het digitaliseren van hun documentgedreven processen van facturen en goedkeuringen tot orders en archivering. De software past zich aan jouw manier van werken aan, niet andersom. Zo houd je overzicht, werk je met actuele data en creëer je ruimte om verder te kijken.
Referentie
Ruimte voor groei bij HeadFirst
Als marktleider in kennisbemiddeling verwerkt HeadFirst duizenden documenten per maand, van contracten en urenstaten tot financiële afstemming.
Met Scan Sys als digitaliseringspartner bracht de organisatie structuur in haar groeiende administratie en automatiseerde ze cruciale financiële processen.
Het resultaat: snellere doorlooptijden, minder handmatig werk en meer tijd voor strategische taken.
Ook zij werken met Scan Sys
Veelgestelde vragen van MKB(+) en Enterprises
Hide first
Is ImageCapture geschikt voor kleine én grote organisaties?
Ja. De software schaalt moeiteloos mee met je organisatie, van mkb tot enterprise. Je kunt starten met één proces en later uitbreiden naar meerdere afdelingen of functies.
Vanaf hoeveel medewerkers is ImageCapture interessant voor mijn organisatie?
Onze klanten variëren van organisaties met 10 tot meer dan 1.000 medewerkers.
Over het algemeen levert automatisering al voordeel op zodra meerdere mensen betrokken zijn bij administratie, inkoop of goedkeuringen.
Vanaf hoeveel documenten per jaar is ImageCapture interessant voor mijn organisatie?
Afhankelijk van de complexiteit wordt automatisering al rendabel bij lagere volumes. Over het algemeen geldt: zodra je jaarlijks rond de 1.000 documenten of facturen handmatig verwerkt, levert digitalisering merkbaar voordeel op. Bij hogere aantallen groeit het effect snel, door kortere doorlooptijden, minder fouten en meer inzicht in kosten en prestaties.
Werkt ImageCapture samen met onze bestaande software?
Daarnaast werken we samen met een netwerk van resellers en implementatiepartners, die onze software combineren met hun branchespecifieke kennis. Zo weet je zeker dat ImageCapture naadloos aansluit op de manier waarop jouw organisatie al werkt.
Wat kost automatisering met Scan Sys?
De kosten hangen af van de omvang van je organisatie en de processen die je wilt automatiseren. Tijdens een vrijblijvend adviesgesprek maken we samen een helder voorstel, afgestemd op jouw situatie.
Hoe snel kunnen jullie de software implementeren?
Over het algemeen duurt een implementatie niet langer dan een week, vaak zelfs korter. De exacte doorlooptijd hangt af van je wensen, de inrichting en de complexiteit van je processen.
Onze consultants begeleiden het traject van start tot livegang, zodat je snel resultaat ziet en soepel kunt doorwerken.
Wat als onze processen heel specifiek zijn voor onze organisatie?
Met meer dan 34 jaar ervaring en 5.300+ succesvolle implementaties hebben we vrijwel elk proces al eens gezien. We passen de automatisering aan jouw manier van werken aan, niet andersom.
Wil je meer weten?
Laat je gegevens achter bij ons, dan nemen we contact op!