Hoe Arkin tijd bespaart dankzij een volledig digitaal factureringsproces
Als een van de grootste GGZ-instellingen van Nederland kampte Arkin met een inefficiënt en tijdrovend facturatieproces. Met behulp van Scan Sys vond Arkin een oplossing die de factuurverwerking digitaliseerde, en zorgde voor een nieuw niveau van inzicht en efficiëntie.Â
Arkin is een gespecialiseerde GGZ-instelling die zich richt op complexe geestelijke gezondheidszorg. De organisatie bestaat uit tien merken, waaronder bekende namen als Jellinek, Mentrum en de Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam, en biedt specialistische zorg in stedelijke omgevingen zoals Amsterdam. Arkin combineert vakmanschap met op maat gemaakte zorg voor diverse cliëntgroepen en is daarnaast een vooraanstaand opleidings- en onderzoeksinstituut in de GGZ-sector.
Aantal cliënten
Aantal medewerkers
Aantal locaties
De uitdaging
In 2008 fuseerde Arkin met meerdere GGZ-instellingen, wat resulteerde in complexe en tijdrovende facturatieprocessen. Zoals Freek van der Marck, werkzaam op de financiële administratie, beschrijft: ‘Wij hadden op dat moment een stuk of 12 locaties. De facturen kwamen weliswaar al binnen op een centrale administratie, maar moesten vervolgens worden rondgestuurd naar de verschillende vestigingen voor goedkeuring.’ 4
Dit proces verliep volledig per post, waardoor facturen niet op de juiste plek aankwamen, en er vaak onduidelijkheid was over de actuele kostenstatus. Budgethouders moesten regelmatig worden herinnerd aan openstaande facturen. Van der Marck benadrukt: ‘We hadden geen of nauwelijks inzage in onze actuele kosten en de status van onze facturen.’
Het versturen van facturen per post is niet meer nodig; de distributie verloopt volledig digitaal.
Het proces / de werkwijze
Na het kiezen van Scan Sys konden budgethouders zonder stamgegevens te synchroniseren realtime inzicht krijgen in hun financiële overzichten. Zoals Van der Marck uitlegt: ‘Het versturen van facturen per post is niet meer nodig; de distributie verloopt volledig digitaal.’
De implementatie van Scan Sys verliep voorspoedig en zorgde ervoor dat budgethouders nu automatisch meldingen ontvangen wanneer er facturen klaarstaan voor goedkeuring. ‘Vanaf het begin konden wij lezen en schrijven met Scan Sys. Met name de ervaringen met jullie helpdesk zijn erg goed. Verder zijn de contacten met Scan Sys altijd erg prettig, open en duidelijk. Een woord is een woord en afspraak is afspraak,’ aldus Van der Marck.
Het resultaat
Volledig gedigitaliseerd factuurbeheer
Met volledig digitale factuurverwerking bespaart Arkin tijd, voorkomen ze het verlies van belangrijke documenten, en ervaren ze een sneller en overzichtelijker goedkeuringsproces.
Realtime inzicht in kosten
Dankzij Scan Sys heeft Arkin continu toegang tot up-to-date kosteninformatie zonder de noodzaak van stelposten, waardoor de financiële administratie altijd een helder en actueel overzicht van de uitgaven heeft.
Efficiënt goedkeuringsproces
Het factureringsproces verloopt volledig digitaal en budgethouders ontvangen automatische meldingen. Dit bespaart tijd op herinneringen en opvolging.
Naadloze integratie met Exact Financials
De software herkent direct ontbrekende of incorrecte gegevens. Dit voorkomt fouten en zorgt dat de administratie zonder extra synchronisatieprocessen up-to-date blijft.
Freek van der Marck
Arkin, Financiële administratie
What's Next?
Na de initiële implementatie van Scan Sys maakt Arkin nu ook gebruik van de rekening-courantmodule, wat het maandelijks afstemmen van rekeningen vereenvoudigt. Door deze functionaliteit verder te verfijnen, kan Arkin verdere automatisering realiseren en de efficiëntie binnen het facturatieproces nog verder verhogen.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
