Digitaal factuurbeheer bij Arkin helpt de GGZ-instelling om facturen sneller en overzichtelijker te distribueren naar budgethouders. Met Scan Sys en Exact Financials verving Arkin het rondsturen van facturen per post door een volledig digitale werkwijze, met meer inzicht in kosten en minder handmatige opvolging.
Arkin is een gespecialiseerde GGZ-instelling die zich richt op complexe geestelijke gezondheidszorg. De organisatie bestaat uit tien merken, waaronder Jellinek, Mentrum en de Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam.
Arkin biedt specialistische zorg in stedelijke omgevingen zoals Amsterdam en combineert zorgverlening met opleiding en onderzoek binnen de GGZ-sector.
Met 42.000 cliënten per jaar, 4.000 medewerkers en 70 locaties verspreid over Nederland is overzicht in administratieve processen belangrijk. Zeker wanneer facturen door meerdere budgethouders moeten worden beoordeeld en goedgekeurd.
Aantal cliënten per jaar
Aantal medewerkers
Aantal locaties
De uitdaging
In 2008 fuseerde Arkin met meerdere GGZ-instellingen. Daardoor ontstond een complexer en tijdrovender factuurproces.
Facturen kwamen al binnen op een centrale administratie, maar moesten daarna nog per post naar verschillende vestigingen worden gestuurd voor goedkeuring. Dat maakte het proces traag en onoverzichtelijk.
Freek van der Marck, werkzaam op de financiële administratie bij Arkin, beschrijft het oude proces als volgt:
“Wij hadden op dat moment een stuk of 12 locaties. De facturen kwamen weliswaar al binnen op een centrale administratie, maar moesten vervolgens worden rondgestuurd naar de verschillende vestigingen voor goedkeuring.”
Doordat dit volledig per post verliep, kwamen facturen niet altijd op de juiste plek terecht. Ook was er regelmatig onduidelijkheid over de actuele status van facturen en kosten. Budgethouders moesten bovendien vaak worden herinnerd aan openstaande facturen.
Van der Marck vat het probleem samen:
“We hadden geen of nauwelijks inzage in onze actuele kosten en de status van onze facturen.”
Voor Arkin zat de grootste verbetering in het vervangen van de fysieke postronde door digitale distributie. Facturen hoeven niet meer door de organisatie te reizen, maar komen digitaal bij de juiste budgethouders terecht.
“Het versturen van facturen per post is niet meer nodig; de distributie verloopt volledig digitaal.”
De oplossing
Na de keuze voor Scan Sys werd het factuurproces bij Arkin digitaal ingericht. Budgethouders kregen realtime inzicht in hun financiële overzichten, zonder dat daarvoor stamgegevens gesynchroniseerd hoefden te worden.
Facturen worden digitaal verspreid naar de juiste budgethouders. Zodra er facturen klaarstaan voor goedkeuring, ontvangen zij automatisch een melding. Daardoor hoeft de financiële administratie minder handmatig te herinneren en op te volgen.
Van der Marck legt uit:
“Het versturen van facturen per post is niet meer nodig; de distributie verloopt volledig digitaal.”
Ook de samenwerking met Scan Sys werd positief ervaren:
“Vanaf het begin konden wij lezen en schrijven met Scan Sys. Met name de ervaringen met jullie helpdesk zijn erg goed. Verder zijn de contacten met Scan Sys altijd erg prettig, open en duidelijk. Een woord is een woord en afspraak is afspraak.”
De oplossing is gekoppeld aan Exact Financials. De software herkent ontbrekende of incorrecte gegevens direct, waardoor fouten sneller zichtbaar worden en de administratie zonder extra synchronisatieprocessen up-to-date blijft.
De resultaten
Volledig digitale distributie van facturen
Facturen hoeven niet meer per post naar locaties of budgethouders te worden gestuurd. De distributie verloopt digitaal, waardoor documenten minder snel zoekraken en sneller op de juiste plek terechtkomen.
Realtime inzicht in kosten en status
Arkin heeft beter zicht op actuele kosten en de status van facturen. Daardoor hoeft de financiële administratie minder te werken met onduidelijkheden of stelposten.
Minder handmatige opvolging
Budgethouders ontvangen automatisch meldingen wanneer er facturen klaarstaan voor goedkeuring. Dat bespaart tijd op herinneringen en handmatige opvolging.
Efficiënter goedkeuringsproces
Efficiënter goedkeuringsproces
Verdere automatisering met rekening-courantmodule
Na de initiële implementatie maakt Arkin ook gebruik van de rekening-courantmodule. Daarmee wordt het maandelijks afstemmen van rekeningen eenvoudiger en kan Arkin het factuurproces verder verfijnen.
Freek van der Marck
Arkin, Financial administratie
Hoe digitaliseert een grote GGZ-instelling factuurgoedkeuring over veel locaties en budgethouders?
Arkin gebruikt Scan Sys in combinatie met Exact Financials om facturen digitaal te distribueren naar budgethouders. Voorheen werden facturen na binnenkomst op de centrale administratie per post naar verschillende locaties gestuurd voor goedkeuring. Daardoor was er weinig inzicht in actuele kosten en de status van facturen. Met de digitale werkwijze ontvangen budgethouders automatische meldingen wanneer facturen klaarstaan. Daardoor hoeft de administratie minder handmatig op te volgen en krijgt Arkin beter zicht op kosten, status en goedkeuring.
Gebruikte oplossingen
Factuurverwerking
Het boeken, controleren, archiveren en goedkeuren van inkoopfacturen is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Niet alleen is het handmatig verwerken van facturen tijdrovend, het is ook erg foutgevoelig.
