Oplossing
Zakelijke betaalkaarten
Voorkom voorschotten, losse bonnen en vertraging met zakelijke betaalkaarten van SimpledCard, gekoppeld aan ImageCapture. Medewerkers betalen direct met hun zakelijke betaalkaart, voegen de bon toe en finance verwerkt de uitgave digitaal binnen het bestaande declaratieproces.
Van zakelijke betaling naar gecontroleerde uitgave
Een zakelijke betaalkaart lost het voorschieten van kosten op. Maar voor finance teams begint het werk daarna pas. Waar hoort de uitgave bij? Is de bon toegevoegd? Wie moet akkoord geven? En hoe komt alles correct in de boekhouding?
Met SimpledCard en ImageCapture komen betaling, bon, controle en verwerking samen in één proces. Medewerkers betalen direct zakelijk. Finance houdt grip op zakelijke uitgaven, budgetten, limieten, transacties en declaraties.
Geen voorgeschoten kosten
Medewerkers betalen direct met hun SimpledCard betaalkaart en hoeven zakelijke uitgaven niet privé voor te schieten.
Bon gekoppeld aan transactie
De bon wordt via de app toegevoegd aan de juiste betaling.
Verwerking via ImageCapture
Transacties en bonnen worden beoordeeld, gefiatteerd, verwerkt en gearchiveerd binnen ImageCapture.
ImageCapture:
moderne oplossing voor uitgavenbeheer
SimpledCard verzorgt de zakelijke kaarten, budgetten, limieten en transacties. ImageCapture verzorgt de stap daarna: beoordeling, fiattering, archivering en verdere verwerking richting je administratie.
Zo geef je werknemers flexibiliteit om zakelijke kosten direct te betalen, zonder dat finance grip verliest op onkosten, kaartbetalingen en uitgavenbeheer.
Wat levert zakelijke betaalkaarten concreet op?
Zakelijke betaalkaarten maken uitgaven makkelijker voor medewerkers en overzichtelijker voor finance.
De koppeling met ImageCapture zorgt dat transacties niet los blijven staan.
Geen privévoorschotten meer
Minder losse declaraties
Budgetten en limieten per kaart
Fiattering via vaste workflow
Bonnen direct gekoppeld
Minder handmatig werk voor medewerkers
Realtime inzicht in transacties
Uitgaven digitaal terugvindbaar
Zakelijke betaalkaarten in 6 stappen
Toewijzen
Betalen
Koppelen
Goedkeuren
Succes!
Configureren
Hoe helpt AI bij zakelijke betaalkaarten?
Zakelijke betaalkaarten maken de betaling eenvoudiger. AI helpt vooral bij de verwerking daarna.
ImageCapture ondersteunt finance bij het herkennen van bongegevens, het koppelen van informatie aan transacties en het sneller zichtbaar maken van uitgaven die controle of goedkeuring nodig hebben.
Slimme koppelingen met ERP software en boekhoudsoftware
ImageCapture koppelt met meer dan 60 systemen. Declaraties worden verwerkt binnen je bestaande ERP systemen, boekhoudpakket en financiële processen.
Zo kunnen SimpledCard en ImageCapture naadloos integreren met de administratie waar je al mee werkt. Indienen, controleren, goedkeuren, verwerken, beheren en archiveren blijven onderdeel van hetzelfde proces, in cloud- en on-premise omgevingen.
Meer dan zakelijke betaalkaarten.
Factuurverwerking
Orderbevestiging matching
Controleer automatisch of leveranciers bevestigen wat er besteld is, voordat afwijkingen later bij de factuur zichtbaar worden.
Verkooporderverwerking
Met verkooporderverwerking worden orders direct ingelezen, gecontroleerd en nauwkeurig verwerkt. Alles blijft digitaal toegankelijk, zodat jij sneller werkt en altijd overzicht hebt.
Veelgestelde vragen over zakelijke betaalkaarten
Hide first
Wat zijn zakelijke betaalkaarten?
Zakelijke betaalkaarten zijn betaalpassen waarmee werknemers zakelijke uitgaven direct kunnen betalen.
In plaats van kosten privé voor te schieten, gebruiken medewerkers een zakelijke kaart met ingestelde budgetten en limieten.
Alle transacties worden digitaal vastgelegd. Daarna wordt de bon toegevoegd en kan finance de uitgave beoordelen, fiatteren en verwerken in de administratie.
Bij Scan Sys gebeurt dit via SimpledCard in combinatie met ImageCapture. SimpledCard verzorgt de kaart en betaling. ImageCapture ondersteunt de verwerking, beoordeling en archivering.
Voor wie zijn zakelijke betaalkaarten bedoeld?
Denk aan buitendienst, sales, service, projectteams, management of collega’s die reizen, parkeren, hotels boeken, online betalingen doen of kleine bedrijfsuitgaven maken.
Voor finance teams zijn zakelijke kaarten vooral waardevol wanneer voorschotten, losse bonnen en handmatige declaraties veel tijd kosten.
Ook kleinere bedrijven kunnen zakelijke betaalkaarten gebruiken, maar deze pagina richt zich vooral op organisaties die grip willen houden op uitgaven van meerdere medewerkers.
Wat is het verschil tussen zakelijke betaalkaarten en declaratieverwerking?
Declaratieverwerking gaat over het indienen, beoordelen, fiatteren en administratief verwerken van onkosten.
Ze vervangen elkaar dus niet volledig. Zakelijke betaalkaarten verminderen vooral het voorschieten van kosten. Declaratieverwerking blijft belangrijk voor bonnen, controle, kostenplaatsen, workflows en boekhouding.
Met SimpledCard en ImageCapture komen betaalkaarttransacties en declaratieprocessen dichter bij elkaar.
Wat is het verschil tussen een zakelijke betaalkaart en een zakelijke creditcard?
Zakelijke betaalkaarten of budgetpassen zijn bedoeld om werknemers gecontroleerd te laten betalen binnen ingestelde budgetten en limieten.
Een creditcard kan handig zijn voor internationale betalingen, hotels of reizen. Zakelijke betaalkaarten zijn vaak sterker wanneer je per medewerker, team of toepassing meer grip wilt op uitgaven en kaartbeheer.
De precieze verschillen hangen af van aanbieders, kaarttype en inrichting.
Welke soorten zakelijke kaarten bestaan er?
Fysieke kaarten worden gebruikt voor betalingen op locatie, onderweg of tijdens zakenreizen.
Virtuele kaarten worden vooral gebruikt voor online betalingen, software-abonnementen, leveranciers, projecten of specifieke kostenplaatsen.
Sommige aanbieders bieden extra functies zoals meerdere valuta, cashback, aankoopbescherming of reisverzekeringen. Of dat beschikbaar is, hangt af van de aanbieder en het gekozen product.
Wat zijn virtuele kaarten?
Deze oplossing draait niet primair om virtuele kaarten, maar om zakelijke betaalkaarten van SimpledCard gekoppeld aan ImageCapture. De focus ligt op het verwerken van zakelijke uitgaven: bon koppelen, controleren, fiatteren, verwerken en archiveren.
Kun je limieten instellen per betaalkaart of medewerker?
Kaartlimieten kunnen afhankelijk van de inrichting worden afgestemd op bijvoorbeeld medewerker, project, team, type uitgave of periode.
Bestedingslimieten verhogen de transparantie van uitgaven. Finance ziet sneller wat is toegestaan, hoeveel er is betaald en welke onkosten nog beoordeling nodig hebben.
Dat helpt om volledige controle te houden zonder elke betaling vooraf handmatig goed te keuren.
Hoe helpen zakelijke betaalkaarten bij expense management?
Transacties, bonnen, budgetten, limieten, kostenplaatsen en workflows komen dichter bij elkaar.
Finance teams zien sneller welke zakelijke uitgaven zijn gedaan, welke bonnen ontbreken en welke onkosten nog verwerkt moeten worden.
Automatische koppeling van transacties aan bonnen en declaraties kan handmatig werk verminderen en de efficiëntie verhogen.
Wat doet SimpledCard?
Daaronder vallen onder andere fysieke kaarten, virtuele kaarten, budgetten, limieten, kaartbeheer, transacties en het toevoegen van bonnen via de app.
SimpledCard is dus de betaalkaartoplossing.
ImageCapture is de softwarelaag die de uitgaven daarna meeneemt in het financeproces, bijvoorbeeld voor beoordeling, verwerking en archief.
Wat doet ImageCapture bij zakelijke betaalkaarten?
Transacties worden gekoppeld aan het bestaande financeproces, zodat uitgaven beoordeeld, gefiatteerd, verwerkt en digitaal opgeslagen kunnen worden.
Zo blijven zakelijke uitgaven niet los staan in kaartoverzichten, mailboxen of Excel-lijsten.
De kracht zit in de koppeling: SimpledCard regelt de betaling, ImageCapture regelt de administratieve opvolging.
Moeten medewerkers nog bonnen toevoegen?
Medewerkers voegen de bon toe via de SimpledCard app.
Daarna kan finance beoordelen of de uitgave compleet en correct is.
Zonder bon blijft een transactie vaak administratief onvolledig, ook wanneer de betaling zelf al digitaal is vastgelegd.
Worden transacties automatisch geboekt?
ImageCapture helpt om transacties en bonnen digitaal te beoordelen, te fiatteren, te verwerken en te archiveren richting je financiële proces of boekhoudpakket.
Zakelijke kaarten kunnen afhankelijk van de inrichting worden gekoppeld aan boekhoudsoftware of financiële systemen.
Tijdens een demo kijken we hoe dit aansluit op jullie administratie, betaalkaarten en bestaande werkwijze.
Plan een demo van zakelijke betaalkaarten
Laat je gegevens achter. ons of een van onze specialisten kijkt met je mee hoe jouw organisatie zakelijke betaalkaarten, bonnen, declaraties en fiattering slimmer kan verwerken met SimpledCard en ImageCapture.