Home / Factuurverwerking

Zoeken

Automatische factuurĀ­verwerking

Verwerk inkoopfacturen snel, digitaal en efficiĆ«nt. Automatiseer het volledige proces ā€“ van factuurherkenning en inboeken tot goedkeuring en archiveren ā€“ met directe integratie in je financiĆ«le of ERP-systeem. Facturen via post, e-mail of Peppol worden automatisch verwerkt, waardoor je tijd bespaart, fouten voorkomt en altijd controle houdt.

software-oplossingen

Automatisering van
importeren tot fiatteren

 

Met de software van Scan Sys, ImageCapture, automatiseer je de volledige factuurverwerking. Van het digitaal inlezen en matchen van facturen met inkooporders tot het naadloos boeken in je boekhoudsysteem: alles verloopt soepel en foutloos. Zelfs het accorderingsproces is volledig gedigitaliseerd. Geen eindeloze e-mails of papieren rompslomp meer, maar snel en overzichtelijk goedkeuren.

Volledig geautomatiseerd en digitaal

Verwerk facturen efficiƫnt zonder handmatige tussenkomst. Of ze nu digitaal binnenkomen (PDF/UBL/Peppol etc.) of als papieren document, wij zorgen voor een gestroomlijnde verwerking van al je inkomende facturen.

3-way matching met inkopen en ontvangsten

Onze oplossing maakt gebruik van 3-way matching, waarbij facturen automatisch worden gematcht met inkooporders en ontvangsten in je ERP-systeem. Dit zorgt voor een foutloze verwerking en voorkomt kostbare afwijkingen.

Besparing van resources en schaalbaarheid

Door repetitieve handmatige taken te automatiseren, bespaar je tot 70% aan verwerkingstijd en verlaag je de operationele kosten aanzienlijk. Je team kan zich richten op strategische taken in plaats van administratie.

Importeren

Inlezen van facturen

Facturen worden automatisch ingelezen, of ze nu als papieren document via scan binnenkomen of digitaal via e-mail of Peppol. ImageCapture herkent direct alle relevante gegevens, zoals leverancierdata, bedragen en factuurnummers.

Coderen

Boekingsvoorstel

ImageCapture genereert automatische boekingsvoorstellen door stamgegevens uit je financiƫle of ERP-systeem te combineren met factuurgegevens zoals factuurnummer, datum en bedragen. Deze voorstellen zijn eenvoudig te controleren en aan te passen.

Matchen

Orders & ontvangsten

Dankzij de 3-way matching worden facturen automatisch gematcht met inkooporders en ontvangsten in je ERP-systeem. Afwijkingen worden direct gesignaleerd, wat handmatige controle overbodig maakt.

Boeken

Boeking aanmaken

Na het controleren worden facturen direct aangemaakt in je boekhouding. Hierna worden ze aangeboden ter goedkeuring.

Fiatteren

Digitale workflows

Met onze flexibele workflow-oplossing worden facturen eenvoudig geautoriseerd. Documenten worden automatisch voorgelegd aan de juiste personen ter goedkeuring.

Succes!

Boeking vrijgegeven

Wanneer alle betrokken fiatteurs goedkeuring hebben gegeven, wordt de factuur automatisch vrijgegeven ter betaling in de kernapplicatie.

Coderen

Matchen

Boeken

Fiatteren

Succes!

Importeren

Slimmer, sneller en makkelijker

Ontdek hoe onze oplossing jouw dagelijkse taken vereenvoudigen en versnellen. Met slimme technologieĆ«n en een intuĆÆtief ontwerp maak je moeiteloos een vliegende start.

Integraties en import

R

Naadloze synchronisatie van crediteuren en analytische velden

R

Verwerk alle factuurtypen, van papieren documenten tot PDF’s en formaten zoals UBL/XML en Peppol.

R

Direct bijwerken van crediteuren en relevante boekingsinformatie.

Boekings­functionaliteitĀ­

R

Op kop- en regelniveau boeken voor o.a. grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers.

R

Eenvoudig eigen templates definiƫren op kopniveau.

R

Automatiseert boekingsvoorstellen en matching door patronen te herkennen, waardoor handmatige tussenkomst wordt verminderd.

Workflow en fiattering

R

Stel goedkeuringsregels in op basis van crediteur, bedrag of project.

R

Beheren en goedkeuren waar je ook bent, via smartphone.

R

Volledig matchende facturen automatisch goedgekeurd via Systeemakkoord.

Plan een vrijblijvende demo

Ervaar hoe geautomatiseerde factuurverwerking jouw ERP-systeem efficiƫnter maakt.

Koppel met alle financiƫle- en ERP-systemen

Scan Sys faciliteert naadloze integratie met gespecialiseerde oplossingen uit de markt. Zo is alle software die jij dagelijks gebruikt moeiteloos met elkaar verbonden.

Klant aan het woord

Plukon Food Group heeft volledige controle over 150.000 facturen per jaar

ā€œDankzij ImageCapture kunnen we onze facturen digitaal en direct beheren. We hebben overal en altijd toegang tot de status en details, wat voor een organisatie als de onze onmisbaar is.ā€

ā€“Ā Philip Faes,Ā CFO Belgium / France / Spain bij Plukon Food Group

Ook zij werken met de software van Scan Sys

Veelgestelde vragen

Hide first

Hoeveel tijd en middelen kan ik besparen door te automatiseren met ImageCapture?

In de praktijk zien we dat bedrijven 30% tot 70% kunnen besparen op tijd en middelen. De besparing hangt af van de huidige werkwijze en de bereidheid om nieuwe technologie te adopteren binnen het bedrijf.

Organisaties die de overstap naar geautomatiseerde processen maken, merken dat ze sneller en efficiƫnter werken, wat leidt tot lagere kosten en minder fouten.

Hoe integreert ImageCapture met mijn systemen?

ImageCapture is ontworpen om naadloos te integreren met je bestaande systemen, of het nu gaat om ERP-systemen, CRM-software of andere administratieve applicaties.

Integreren is eenvoudig en vereist geen complexe synchronisatie, zodat je snel kunt profiteren van geautomatiseerde uitwisseling van gegevens.

Welke soorten documenten kan ImageCapture automatisch verwerken?

ImageCapture verwerkt kostenfacturen en inkoopfacturen volledig automatisch.

Of het nu gaat om papieren documenten, PDF’s, of gestructureerde e-facturen zoals UBL/XML en Peppol, ImageCapture zorgt voor een snelle en foutloze verwerking, rechtstreeks in jouw financiĆ«le administratie.

Hoe werkt de fiattering van documenten via ImageCapture?

Na verwerking van facturen en/of declaraties in ImageCapture kunnen deze worden goedgekeurd via een digitale goedkeuringsworkflow.

Fiatteurs ontvangen notificaties voor goedkeuring en kunnen documenten eenvoudig goedkeuren of afkeuren. Na goedkeuring worden de boeking direct in je systeem gedeblokkeerd voor betaling.

Kan ImageCapture automatische boekingsvoorstellen genereren?

Ja, ImageCapture kan automatisch boekingsvoorstellen genereren op basis van de gegevens in je bestaande systemen.

Dit versnelt het verwerkingsproces en vermindert de kans op fouten, doordat boekingsregels automatisch worden voorgesteld en gecontroleerd.

Wat zijn de voordelen van het digitaliseren en archiveren van documenten?

Door documenten te digitaliseren en op te slaan in een digitaal archief, bespaar je op kostbare archiefruimte, kun je documenten eenvoudig doorzoeken op tekst en heb je altijd snel toegang tot belangrijke documenten.

Het archief is volledig doorzoekbaar en maakt het mogelijk documenten te vinden op basis van inhoud in plaats van alleen op bestandsnaam.

Wil je meer weten over factuurĀ­verwerking?

Laat je gegevens achter bij Stefan, dan nemen we contact op!

Stefan
Senior Accountmanager