Automatische factuurverwerking
Verwerk inkoopfacturen snel, digitaal en efficiënt. Automatiseer het volledige proces – van factuurherkenning en inboeken tot goedkeuring en archiveren – met directe integratie in je financiële of ERP-systeem. Facturen via post, e-mail of Peppol worden automatisch verwerkt, waardoor je tijd bespaart, fouten voorkomt en altijd controle houdt.
Automatisering van
importeren tot fiatteren
Met de software van Scan Sys, ImageCapture, automatiseer je de volledige factuurverwerking. Van het digitaal inlezen en matchen van facturen met inkooporders tot het naadloos boeken in je boekhoudsysteem: alles verloopt soepel en foutloos. Zelfs het accorderingsproces is volledig gedigitaliseerd. Geen eindeloze e-mails of papieren rompslomp meer, maar snel en overzichtelijk goedkeuren.
Volledig geautomatiseerd en digitaal
3-way matching met inkopen en ontvangsten
Onze oplossing maakt gebruik van 3-way matching, waarbij facturen automatisch worden gematcht met inkooporders en ontvangsten in je ERP-systeem. Dit zorgt voor een foutloze verwerking en voorkomt kostbare afwijkingen.
Besparing van resources en schaalbaarheid
Coderen
Matchen
Boeken
Fiatteren
Succes!
Importeren
Slimmer, sneller en makkelijker
Ontdek hoe onze oplossing jouw dagelijkse taken vereenvoudigen en versnellen. Met slimme technologieën en een intuïtief ontwerp maak je moeiteloos een vliegende start.
Integraties en import
Naadloze synchronisatie van crediteuren en analytische velden
Verwerk alle factuurtypen, van papieren documenten tot PDF’s en formaten zoals UBL/XML en Peppol.
Direct bijwerken van crediteuren en relevante boekingsinformatie.
Boekingsfunctionaliteit
Op kop- en regelniveau boeken voor o.a. grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers.
Eenvoudig eigen templates definiëren op kopniveau.
Automatiseert boekingsvoorstellen en matching door patronen te herkennen, waardoor handmatige tussenkomst wordt verminderd.
Workflow en fiattering
Stel goedkeuringsregels in op basis van crediteur, bedrag of project.
Beheren en goedkeuren waar je ook bent, via smartphone.
Volledig matchende facturen automatisch goedgekeurd via Systeemakkoord.
Plan een vrijblijvende demo
Ervaar hoe geautomatiseerde factuurverwerking jouw ERP-systeem efficiënter maakt.
Koppel met alle financiële- en ERP-systemen
Scan Sys faciliteert naadloze integratie met gespecialiseerde oplossingen uit de markt. Zo is alle software die jij dagelijks gebruikt moeiteloos met elkaar verbonden.
Klant aan het woord
Plukon Food Group heeft volledige controle over 150.000 facturen per jaar
“Dankzij ImageCapture kunnen we onze facturen digitaal en direct beheren. We hebben overal en altijd toegang tot de status en details, wat voor een organisatie als de onze onmisbaar is.”
– Philip Faes, CFO Belgium / France / Spain bij Plukon Food Group
Ook zij werken met de software van Scan Sys
Veelgestelde vragen
Hide first
Hoeveel tijd en middelen kan ik besparen door te automatiseren met ImageCapture?
In de praktijk zien we dat bedrijven 30% tot 70% kunnen besparen op tijd en middelen. De besparing hangt af van de huidige werkwijze en de bereidheid om nieuwe technologie te adopteren binnen het bedrijf.
Organisaties die de overstap naar geautomatiseerde processen maken, merken dat ze sneller en efficiënter werken, wat leidt tot lagere kosten en minder fouten.
Hoe integreert ImageCapture met mijn systemen?
ImageCapture is ontworpen om naadloos te integreren met je bestaande systemen, of het nu gaat om ERP-systemen, CRM-software of andere administratieve applicaties.
Integreren is eenvoudig en vereist geen complexe synchronisatie, zodat je snel kunt profiteren van geautomatiseerde uitwisseling van gegevens.
Welke soorten documenten kan ImageCapture automatisch verwerken?
ImageCapture verwerkt kostenfacturen en inkoopfacturen volledig automatisch.
Of het nu gaat om papieren documenten, PDF’s, of gestructureerde e-facturen zoals UBL/XML en Peppol, ImageCapture zorgt voor een snelle en foutloze verwerking, rechtstreeks in jouw financiële administratie.
Hoe werkt de fiattering van documenten via ImageCapture?
Na verwerking van facturen en/of declaraties in ImageCapture kunnen deze worden goedgekeurd via een digitale goedkeuringsworkflow.
Fiatteurs ontvangen notificaties voor goedkeuring en kunnen documenten eenvoudig goedkeuren of afkeuren. Na goedkeuring worden de boeking direct in je systeem gedeblokkeerd voor betaling.
Kan ImageCapture automatische boekingsvoorstellen genereren?
Ja, ImageCapture kan automatisch boekingsvoorstellen genereren op basis van de gegevens in je bestaande systemen.
Dit versnelt het verwerkingsproces en vermindert de kans op fouten, doordat boekingsregels automatisch worden voorgesteld en gecontroleerd.
Wat zijn de voordelen van het digitaliseren en archiveren van documenten?
Door documenten te digitaliseren en op te slaan in een digitaal archief, bespaar je op kostbare archiefruimte, kun je documenten eenvoudig doorzoeken op tekst en heb je altijd snel toegang tot belangrijke documenten.
Het archief is volledig doorzoekbaar en maakt het mogelijk documenten te vinden op basis van inhoud in plaats van alleen op bestandsnaam.
Wil je meer weten over factuurverwerking?
Laat je gegevens achter bij Stefan, dan nemen we contact op!
Senior Accountmanager
