SUITSUIT is een sterk merk in de reis- en lifestylemarkt. De kleurrijke koffers en reisaccessoires zijn populair in binnen- en buitenland. Achter het merk staat een compact, toegewijd team dat de dagelijkse operatie draait, en dat team wist haar administratie radicaal te verbeteren.

Pascalle, Financial Administrator bij SUITSUIT, vertelt hoe het digitaliseren van de factuurverwerking met ImageCapture hen hielp om overzicht te krijgen, fouten te voorkomen en met minder handmatig werk méér te doen.

“We zijn van drie naar twee medewerkers gegaan, maar draaien nu het dubbele aantal facturen,” vertelt Pascalle. “En dat lukt, juist omdat het proces nu digitaal en strak geregeld is.”

De uitdaging

Voor de inzet van ImageCapture verliep de factuurverwerking via een wirwar van e-mails, afdrukken, stempels en stapels papier. Zelfs digitale facturen werden geprint en fysiek rondgebracht ter goedkeuring. Er was geen overzicht wie wat moest doen en waar de factuur zich bevond. Dat leidde tot vertraging, frustratie en risico’s, vooral bij grote uitgaven zoals internationale fotoshoots.

“We hadden geen overzicht: waar is de factuur, wie moet hem goedkeuren, is hij al geboekt? Vooral bij grotere uitgaven was dat een risico,” zegt Pascalle. Toen het team kromp van drie naar twee mensen, groeide de behoefte aan controle, structuur en snelheid.

Het proces / de werkwijze

De keuze voor ImageCapture kwam voort uit de behoefte aan eenvoud en een strakke koppeling met Exact Online, het boekhoudpakket dat al werd gebruikt. Samen met Scan Sys werd een workflow ingericht waarin facturen automatisch worden toegewezen aan de juiste goedkeurder op basis van leverancier of grootboekrekening.

“Als een factuur binnenkomt, weet het systeem meteen wie moet goedkeuren,” aldus Pascalle. “Die krijgt automatisch een melding, en zo lang het openstaat, blijven de herinneringen komen.”

De goedkeuring verloopt volledig digitaal. Facturen hoeven niet meer per mail of fysiek rondgestuurd te worden. Opmerkingen over een factuur worden direct in het systeem geplaatst, waardoor losse e-mailcommunicatie overbodig is geworden.

“Je ziet nu per factuur alle communicatie terug. Dat is zó overzichtelijk.”

Dankzij deze werkwijze ligt de verantwoordelijkheid voor goedkeuring bij de afdelingen zelf. Pascalle hoeft niet langer achter mensen aan te bellen: “Ze hebben nu zelf het overzicht — dat maakt echt het verschil.”

Ook het werkplezier groeide. “Ik kan mijn werk zelf leuker maken. Doordat ik minder bezig ben met achter mensen aanjagen, houd ik tijd over voor inhoudelijke taken.”

What's next?

Met de basis op orde kijkt SUITSUIT voorzichtig vooruit naar verdere optimalisatie. Denk aan het uitbreiden van de digitale processen naar andere administratieve taken, of het verder automatiseren van rapportages en analyses. Voor nu is de focus vooral op het behouden van de rust en controle die er is ontstaan, en het continu blijven verbeteren, stap voor stap.