Peppol & E-facturatie

Peppol is een netwerk voor het veilig en gestandaardiseerd uitwisselen van elektronische zakelijke documenten, zoals e-facturen en orders. Het Peppol-netwerk gebruikt Access Points voor gegevensuitwisseling tussen organisaties, overheden, softwareleveranciers, serviceproviders en boekhoudpakketten. Peppol wordt vaak gezien als internationale standaard voor e-facturatie, omdat verschillende systemen via dezelfde afspraken elektronische facturen kunnen uitwisselen.

E-factureren via Peppol betekent dat facturen digitaal worden verstuurd en ontvangen als gestructureerd elektronisch bestand. Een e-factuur kan daardoor automatisch worden uitgelezen en verwerkt door software. Dat verkleint handmatige administratieve handelingen en menselijke fouten. Peppol maakt gebruik van vaste afspraken, zodat e-facturen tussen verschillende bedrijven, overheden, administratiesoftware en boekhoudpakketten kunnen worden uitgewisseld.

Een e-factuur is een elektronische factuur met gestructureerde data. De factuurgegevens staan bijvoorbeeld in XML of UBL, zodat een systeem leverancier, factuurnummer, bedragen, btw, regels, codes en referenties kan herkennen. Een e-factuur is dus meer dan een PDF per e-mail. De voordelen ervan zitten vooral in automatische verwerking, minder fouten en betere aansluiting op je financiële proces.

Nee. Een PDF per e-mail is bedoeld om door mensen gelezen te worden. Een e-factuur bevat gestructureerde data die per computer en door een boekhoudpakket of ERP-systeem automatisch verwerkt kan worden. Soms wordt naast het XML-bestand ook een PDF-weergave meegestuurd. Papieren facturen per post en losse PDF’s blijven daardoor anders dan echte elektronische facturen.

Het opstellen, sturen, versturen of verzenden van e-facturen gebeurt meestal vanuit je ERP- of boekhoudpakket. Scan Sys richt zich vooral op het ontvangen, uitlezen, controleren en verwerken van inkomende e-facturen via Peppol, XML en UBL. We kijken wel mee hoe e-factuur sturen vanuit je ERP past binnen je totale factuurproces en welke koppeling of serviceprovider daarbij betrokken is.

XML is een bestandsformaat waarmee factuurdata gestructureerd wordt opgemaakt. XML gebruikt tags om informatie herkenbaar te maken voor software. Denk aan tags voor leverancier, factuurdatum, btw, bedragen, regels, codes en orderreferenties. XML is daarmee geen gewone visuele factuur, maar een elektronisch bestand dat systemen, databases en boekhoudpakketten kunnen gebruiken.

Universal Business Language (UBL) is een veelgebruikte XML-standaard voor elektronische facturen en andere zakelijke documenten. In een UBL-factuur staan factuurgegevens op een vaste manier opgeslagen, zodat verschillende systemen dezelfde informatie kunnen uitwisselen en gebruiken. UBL wordt vaak gebruikt bij e-facturatie via Peppol en helpt om factuurdata betrouwbaarder automatisch te verwerken.

E-facturatie is verplicht voor transacties aan de Rijksoverheid. Ook gemeenten, provincies en waterschappen werken steeds vaker met e-facturen. Voor organisaties die zakendoen met de overheid wordt e-factureren dus steeds meer de standaard.

In Europa zijn België, Frankrijk, Italië en Spanje belangrijke landen om te volgen. België verplicht gestructureerde B2B-e-facturatie sinds 2026 en Peppol speelt daarin een belangrijke rol. Frankrijk voert e-facturatie gefaseerd in. Italië werkt al langer met verplichte e-facturatie via het nationale SDI-platform. Spanje heeft verplichte B2B-e-facturatie wettelijk vastgelegd en werkt met een eigen invoeringspad.

E-facturatie is onderdeel van het ViDA-initiatief van de EU. Daardoor wordt gestructureerde elektronische facturatie de komende jaren steeds belangrijker voor bedrijven die internationaal zakendoen, e-facturen digitaal willen ontvangen of hun factuurverwerking willen voorbereiden op toekomstige verplichtingen.

Nee. Scan Sys is zelf geen Peppol Service Access Provider. We koppelen met partijen die e-facturen via Peppol kunnen ontvangen of uitwisselen. De kracht van Scan Sys zit in de verwerking daarna: XML uitlezen, factuurdata controleren, matchen, goedkeuren en vastleggen richting ERP. Zo blijft Scan Sys flexibel en kan ImageCapture aansluiten op de route die bij jouw organisatie past.

Ja. ImageCapture kan Peppol-facturen automatisch verwerken binnen je bestaande factuurproces. XML-, UBL- en Peppol-facturen worden uitgelezen, gecontroleerd, gekoppeld aan de juiste administratie en waar mogelijk gematcht met orders, ontvangsten of boekingsregels. Afwijkingen blijven zichtbaar voor controle, zodat e-facturen niet alleen binnenkomen, maar ook goed door je proces gaan.